La Universidad Libre, seccional Bogotá, viene materializando un proyecto que en breve tiempo estará al alcance de todos. Se trata de nuestra nueva INTRANET, un espacio institucional que dejará de ser un repositorio documental, para convertirse es una herramienta colaborativa, acorde con las nuevas necesidades de nuestra institución.
La implementación de la nueva intranet se realizó bajo la herramienta de Sharepoint, una de tantas herramientas administradoras de contenidos que nos permite compartir información dentro de una organización creando paginas web de forma muy rápida y sencilla.
Las opciones de contenido de SharePoint permiten a todos los usuarios participar en la administración de contenidos de una forma regulada y conforme a las normativas. Estas funciones hacen posible un equilibrio perfecto entre la experiencia de los usuarios y los procesos y directivas.
Las ventajas de Sharepoint frente a otras herramientas es su perfecta integración con los usuarios que tengamos definidos en el dominio Windows que hayamos establecido en nuestra empresa. Cuando accedemos vía web a Sharepoint, automáticamente muestra la información del usuario que se ha conectado.
Podemos definir sitios distintos para cada departamento, así los usuarios sólo ven la información que necesita. En eso sitios departamentales puede existir un calendario para
que los empleados organicen por ejemplo reuniones avisando por correo a los participantes. Ofrece incluso la posibilidad de crear un Wiki para que los usuarios colaboren aportando sus ideas, crear blogs o ver el calendario del departamento desde Outlook. Las posibilidades de trabajar con los documentos compartidos desde Microsoft Office directamente nos ayudan a centralizar todos los documentos de la empresa.
Una Intranet es un espacio Web exclusivo para la empresa y sus colaboradores, que le permite organizar su información electrónica y aumentar su productividad.
Con una Intranet puede tener beneficios tangibles de inmediato:
• Perfecciona el sistema de comunicación garantizando que la información esté disponible para todos, en un punto comun, y accesible via Web desde cualquier parte.
• Optimiza el tiempo de trabajo dando seguimiento a tareas y proyectos.
• Controla la Calidad de la Información Electrónica mediante Administración de Documentos.
