¿Qué tecnologías están adoptando las universidades para mejorar su relación con los alumnos?

Cuando hablamos de tecnología en educación, es frecuente que remitamos directamente a la experiencia en el aula. Es decir, a las innovaciones que permiten mejorar el aprendizaje, incrementar el interés por parte de los alumnos, y hasta ayudarlos a desarrollar nuevas habilidades. En estos sentidos, las últimas innovaciones están habilitando el uso de distintas metodologías sumamente eficientes para formar a profesionales y ciudadanos preparados para el Siglo XXI. Sin embargo, tanto en las escuelas como en las universidades, la tecnología está teniendo un impacto aún mayor, y que excede a su potencial pedagógico. En muchos casos, el uso de nuevos dispositivos, y nuevas aplicaciones, está transformando por completo la experiencia del día a día de los estudiantes, generando mecanismos que facilitan la comunicación con los docentes y con el personal administrativo, y hasta creando nuevos espacios de estudio y esparcimiento. Al mismo tiempo, las nuevas tecnologías están simplificando las tareas administrativas, las admisiones, y otros procesos que, tradicionalmente, suponían un problema para las casas de estudio.

A continuación, conoceremos algunas tecnologías que distintas universidades están adoptando para simplificar sus operaciones, y para hacer más sencilla la vida de sus alumnos.

Innovaciones en comunicación

Una de las áreas donde la tecnología está facilitando ampliamente la vida universitaria tiene que ver con las cuestiones administrativas y de gestión. Tareas como anotarse en materias y exámenes, gestionar tutorías, y hasta hacer pedidos especiales como cambios de cátedra y horarios, la emisión de algún certificado, y hasta realizar el pago de las cuotas, las cuáles antes requerían que los estudiantes se acercaran a una oficina, hoy se pueden realizar mediante una plataforma de gestión. Existen varios productos en el mercado orientados a instituciones de educación superior, que proveen soluciones para la gestión de horarios, inscripciones, y de la información de los estudiantes, incluyendo su situación académica, perfil, datos médicos, etc. Existen una enorme variedad de soluciones de Software de Gestión Universitaria (o University Management Software), algunas gratuitas y de código abierto, y otras ofrecidas por startups como Everspring y la mexicana SchoolControl, o incluso por colosos de la talla de Totvs, la compañía líder en desarrollo de software para empresas en América Latina. Cada vez más soluciones ofrecen sus productos con un modelo de suscripción, y gracias al uso de tecnologías de cloud hosting, las mismas implican una nula inversión inicial por parte de las instituciones, así como un despliegue inmediato, y la compatibilidad de las mismas con todo tipo de dispositivos.

Del mismo modo, como veíamos hace unas pocas semanas, muchas universidades han comenzado a adoptar sistemas de mensajería instantánea que permiten utilizar a asistentes reales o virtuales para llevar adelante las gestiones de los alumnos a través de comunicaciones por SMS o plataformas como WhatsApp y Facebook Messenger. A su vez, estos sistemas permiten que la administración, la dirección de las carreras, y hasta los profesores individuales se comuniquen con cada uno de los estudiantes, o con grupos completos a través de los distintos mensajeros, para hacerles llegar cualquier tipo de comunicaciones, desde el cambio del salón de clase o la nota de un examen, hasta la suspensión de una jornada escolar por causas climáticas u otros motivos de fuerza mayor.

Mejorando la comunicación con los estudiantes, y utilizando plataformas que les permiten organizar mejor sus horarios de clase, manejar sus calendarios de manera eficiente, y tener acceso a todos los servicios disponibles en la institución, no solo resulta en mayor comodidad para los alumnos, sino que se traduce en una mayor retención, mayores tasas de graduación, y una reducción general de costos para la institución.

Señalética digital

Una tendencia, sobre todo en las universidades norteamericanas, tiene que ver con la adopción de señalética digital. Este tipo de tecnología, la cual reemplaza las clásicas carteleras de corcho y pizarrón, permiten establecer canales efectivos de comunicación con los estudiantes, ofreciendo información actualizada con respecto a eventos, horarios de clase, actividades extracurriculares, y hasta novedades relacionadas con distintas organizaciones estudiantiles, y los centros de estudiantes.

Del mismo modo, en los grandes campus de distintas universidades, algunos carteles indicadores están siendo reemplazados por señales digitales, las cuáles permiten indicar de manera dinámica qué está ocurriendo en cada uno de los salones y espacios de la institución. Así, por ejemplo, un cartel digital en la puerta de cada aula, indica que clase o conferencia se está dando dentro. Del mismo modo, la instalación de centros de información, permiten a los alumnos y visitantes buscar en distintas pantallas como llegar de un lado al otro, buscando no ya por el número de salón, sino que directamente por el nombre de la cátedra o evento al que se busca llegar.

Software de admisión

En muchos mercados, el proceso de admisión a las universidades es largo y complejo. Para ser aceptados los estudiantes deben presentar una solicitud, acompañarla de su situación académica anterior, cartas de recomendación, ensayos, y otra documentación, la cual luego es evaluada por un comité que decide si, efectivamente, se acepta al estudiante.

Hasta hace no muchos años, este proceso se llevaba a cabo de manera manual. Sin embargo, durante la última década, la amplia mayoría de las universidades han habilitado canales online para recibir las solicitudes. Y si bien muchas de ellas cuentan con plataformas propias, existen cada vez más startups enfocadas en brindar soluciones específicas para esta problemática.

En muchos casos, las mismas forman parte de sistemas más complejos, y constituyen una funcionalidad más, pero en otros, como en el caso del startup indio Admitek, proveen una plataforma completa dedicada a esta función. Las mismas, permiten llevar registros acerca de los estudiantes anotados, conservar sus contactos en un formato similar al de un CRM, establecer automáticamente calendarios de entrevistas, desarrollar estadísticas que permiten estudiar a la base de postulantes, y realizar otras tareas que facilitan el proceso, y permiten agregarle valor.

Redes sociales

Finalmente, la mayoría de las universidades, están comenzando a utilizar las redes sociales como medio de comunicación, tanto para conectar a los estudiantes con sus equipos administrativos y de gestión, como para difundir sus mensajes, novedades, y para promocionar las actividades de la escuela y sus distintos departamentos.

Pero el uso de redes sociales se extiende más allá de la comunicación. Los departamentos de admisión, por ejemplo, están utilizando este medio en cada vez mayor medida para conocer a sus potenciales estudiantes, y para interiorizarse con su perfil y sus logros anteriores, como parta de su evaluación. Esto, que plantea algunos dilemas éticos, igualmente está ocurriendo, y está llevando a que, en mercados competitivos donde la admisión a las instituciones educativas no es directa, los asesores estudiantes les estén recomendando a los aplicantes que les presten atención a redes sociales como LinkedIn como forma de darse a conocer.

La tecnología está transformando a la educación de formas que van mucho más allá de la aplicación de nuevas metodologías en el salón de clase. También está mejorando la comunicación con los alumnos, y haciendo más eficiente la administración de las organizaciones.