Una de las herramientas más usadas en nuestras oficinas es Excel, un programa que muchos no manejamos con suficiencia y por ello, socializamos unos consejos y esperamos que esta información resulte útil: sombrear filas alternas, agregar una lista desplegable y realizar operaciones matemáticas sin usar fórmulas.
Todas estas sugerencias se basan en Microsoft Office Excel 2010 (Windows), pero otras versiones de Excel ofrecen la misma funcionalidad o una similar. (Los menús y el rendimiento pueden variar.)
Consejo 1: Sombreado de filas alternas
¿Se ha preguntado alguna vez cómo obtener papel de computadora con bandas verdes en la pantalla? De esta manera es mucho más fácil leer listas largas.
Aquí descubrirá cómo lograrlo:
- Resalte el rango de celdas o filas o columnas a las que desea dar formato.
- Haga clic en Insertar y, a continuación, en Tabla.
- Aparecerá un cuadro, llamado Crear Tabla. Haga clic en Aceptar.
- A continuación, pulse el botón de Diseño, para elegir los colores y el diseño que desee. Haga clic en la parte inferior de la lista desplegable para ver toda la gama de colores disponibles. Si desea un diseño propio, haga clic en Nuevo estilo de tabla y experimente.
- El sombreado de fila alterna continuará automáticamente, incluso si inserta o elimina filas dentro del rango original.
- Si desea eliminar el sombreado, haga clic en Eliminar, en la parte inferior de la lista desplegable Diseño.
Consejo 2: Agregar una lista desplegable
Insertar una lista desplegable en una celda hace que las hojas de cálculo sean más profesionales, y asegura la introducción de datos correctos.
Si desea insertar una lista desplegable con los meses del año, por ejemplo, esto es lo que debe hacer:
- Introduzca los elementos que desea que aparezcan su lista desplegable en una lista en la hoja de cálculo, un elemento por celda. En este ejemplo, suponemos que los nombres de los meses comienzan en la celda G1 y continúan hasta G12 (12 meses, uno por celda), pero pueden estar en cualquier lugar de la hoja de cálculo. A este grupo de celdas (en este caso G1 a G12) se lo denomina rango.
- Seleccione la celda que contendrá la lista desplegable. Si desea que más de una celda muestre la misma lista, simplemente selecciónelas todas ahora, en lugar de configurarlas de a una. (Para seleccionar un rango, haga clic y arrastre; para seleccionar celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic).
- Seleccione Datos, Validación para mostrar el cuadro de diálogo Validación de datos.
- Haga clic en la ficha Configuración.
- En el campo Permitir, seleccione Lista.
- En el campo Origen, especifique el rango de celdas que contiene los elementos de la lista. En este ejemplo, los elementos están en las celdas G1 a G12, por lo tanto escriba =G1:G12 en el campo. Haga clic en Aceptar.
- Ahora, cada vez que alguna de las celdas desplegable que acaba de definir se encuentre "activa" (seleccionada y a la espera de ingreso de datos), verá una flecha desplegable. Haga clic en la flecha y seleccione un mes de la lista.
Consejo 3: Realizar funciones matemáticas sin usar fórmulas
Si desea realizar funciones matemáticas en una hoja de Excel, no es imprescindible saber escribir fórmulas. En su lugar, puede utilizar el cuadro de diálogo Pegar función, que le permite realizar operaciones matemáticas básicas, sin utilizar fórmulas.
Supongamos que tiene números, por ejemplo precios, en una hoja de cálculo de Excel, y desea aumentar los precios un 7 %.
Aquí descubrirá qué hacer:
- Escriba 1.07 en cualquier celda en blanco, este es el "multiplicador" que aumentará el precio en un 7 %. Si los precios fueran a aumentar un 25%, escribiría 1.25
- Ahora, seleccione la misma celda y elija Editar, Copiar o presione Ctrl-C.
- Seleccione el rango de celdas que desea cambiar y seleccione Editar, Pegado especial para mostrar el cuadro de diálogo Pegado especial.
- Elija la opción Multiplicar y haga clic en Aceptar.
- Ahora, sus precios cambiarán. Elimine la celda en la que escribió su multiplicador 1,07.
Esperamos que estos consejos le sean de utilidad.
