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ACUERDO 02 - (NOVIEMBRE 15 DE 2016)

«Por el cual se adoptan, definen, reglamentan para su aplicación las Políticas Contables que se usarán en la preparación de Estados Financieros».

La Honorable Consiliatura de la Universidad Libre en uso de sus facultades estatutarias y especialmente las consagradas en el numeral 1º del Artículo 25 del Acuerdo 001 de 1994 por el cual se reforma el Estatuto Orgánico de la Universidad Libre, y

C O N S I D E R A N D O:

  1. Que de conformidad con la Ley 1314 del 13 de julio de 2009, el Estado, intervendrá la Economía y expedirá normas contables que “regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las Autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”.

  1. Que el Ministerio de Comercio Industria y turismo, con el decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013, expiden el decreto “Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2”

  1. Que dando cumplimiento a la Ley 1314 de 2009, se hace necesario instituir las Políticas Contables de información financiera que se usarán en la Universidad Libre, para la preparación de Estados Financieros, en donde “Son políticas contables los principios, bases, convenciones, reglas y Procedimientos específicos adoptados por una entidad al preparar y presentar estados financieros”.

  1. Que la Universidad Libre, Aplicara de manera uniforme las políticas contables buscando la integración de la información financiera conformando un sistema único y homogéneo de alta calidad que sea comprensible teniendo dentro de sus prioridades la forzosa observancia de las normas de contabilidad de información financiera y aseguramiento de la información.

  1. Que La política contable definida en el presente Acuerdo es de obligatorio cumplimiento y deberá ser aplicada de forma consistente por cada una de las Seccionales y Colegio en donde se originen o realicen registros y operaciones contables incluyendo los funcionarios responsables directos del proceso contable.

  1. Que bajo la dirección del Presidente Nacional, el Presidente Seccional y la Dirección Financiera, se realizó la elaboración de las Políticas Contables que se usarán en la preparación de Estados Financieros contando con la participación de los actores del desarrollo de las diferentes áreas Financieras a nivel seccional de la Universidad.
  2. Que previo a la aprobación de las Políticas Contables para la elaboración de Estados Financieros por parte de la Consiliatura, éste fue Elaborado y Revisado, por el equipo gerencial líder de la Universidad.

  1. Que la Consiliatura en su análisis de las Políticas Contables que se usarán en la preparación de Estados Financieros las encontró ajustadas a las necesidades de la Universidad, por la cual las aprobó en primer debate el día 10 de octubre de 2016 y decidió adoptarlo y aprobarlo como norma orgánica de la Institución en la presente sesión.

A C U E R D A:

Artículo 1°. Se adoptan, definen y reglamentan para su aplicación las Políticas Contables que se usarán en la preparación de Estados Financieros” abarca los cambios en las estimaciones contables y correcciones de errores en estados financieros de períodos anteriores tal como se presenta a continuación:

PRESENTACIÓN

Nuestro país y su economía no se pueden apartar de los efectos, de la globalización mundial, en donde hemos entrado a firmar un sin número de acuerdos comerciales internacionales, que nos obligan a adoptar normas de alta calidad que nos permitan proporcionar información financiera presentada de acuerdo a las normas y principios que regulan actualmente los mercados globales, en el que nuestros esfuerzos y objetivos principales se dirigen hacia la búsqueda de la consolidación del aparato productivo nacional, de la confianza e inversión extranjera, siempre mejorar las condiciones de vida de los Colombianos, para lograrlo debemos estar en igualdad de condiciones en materia de interconectividad, proporción de información la cual debe estar provista de alta credibilidad y veracidad al presentar la información financiera en un mismo lenguaje nos permitirá que esta información sea comprensible, transparente y comparable, pertinente y confiable, útil para la toma de decisiones, por ese motivo en Colombia, se expidió el marco normativo como el de la Ley 1314, que encamino la acción del Estado, hacia la convergencia de las normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información con estándares internacionales de aceptación mundial.

NORMATIVIDAD.

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): son las Normas e Interpretaciones emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB). Esas Normas comprenden:

Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF;

Las Normas Internacionales de Contabilidad - NIC;

Interpretaciones - CINIIF;

Interpretaciones - SIC.

Contenido

I. EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL
4.2. MEDICIÓN POSTERIOR
4.3. TRATAMIENTO CONTABLE DE PARTIDAS CONCILIATORIAS
5. REVELACIONES. OTRA INFORMACIÓN A REVELAR
6. REFERENCIA NORMATIVA

II. MONEDA FUNCIONAL
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA DE MONEDA FUNCIONAL
5. REVELACIONES
6. REFERENCIA NORMATIVA

III. INVENTARIOS
1. OBJETIVO Y ALCANCE
2. DEFINICIONES
3. POLÍTICA CONTABLE
3.1. RECONOCIMIENTO INICIAL
3.2. MEDICIÓN POSTERIOR
4. REVELACIONES
5. REFERENCIA NORMATIVA

IV. INGRESOS DIFERIDOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIÓN
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL
4.2. MEDICIÓN POSTERIOR
5. REVELACIONES.
6. REFERENCIA NORMATIVA

V. INGRESOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO INICIAL
4.2. MEDICIÓN POSTERIOR
5. REVELACIONES
6. REFERENCIA NORMATIVA

VI. COSTOS Y GASTOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1 MEDICIÓN
5. REVELACIONES.
6. REFERENCIA NORMATIVA

VII. BENEFICIOS A EMPLEADOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES.
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1 RECONOCIMIENTO
4.2 MEDICIÓN
5. PRESENTACIÓN Y REVELACIONES
6. REFERENCIA NORMATIVA

VIII. ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL
5. REFERENCIA NORMATIVA

IX. PASIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO
5. REFERENCIA NORMATIVA

X. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO INICIAL
4.2. MEDICIÓN POSTERIOR
5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN.
6. REFERENCIA NORMATIVA

XI. PROPIEDADES DE INVERSIÓN
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE
4.1. RECONOCIMIENTO INICIAL
4.2. MEDICIÓN INICIAL
4.3. MEDICIÓN POSTERIOR
5. REVELACIONES

XII. ACTIVOS BIOLÓGICOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO INICIAL
4.2 MEDICIÓN POSTERIOR
5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN
6. REFERENCIA NORMATIVA

XIII. COMBINACIÓN DE NEGOCIOS Y PLUSVALÍA
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. CONTABILIZACIÓN
5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN
6. REFERENCIA NORMATIVA

XIV. ACTIVOS FINANCIEROS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1 RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL
4.2 MEDICIÓN POSTERIOR
5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN
6. REFERENCIA NORMATIVA

XV. PASIVOS FINANCIEROS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN
4.2. MEDICIÓN POSTERIOR
5. REFERENCIA NORMATIVA

XVI. CUENTAS POR PAGAR
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN
4.2 MEDICIÓN POSTERIOR
5. REFERENCIA NORMATIVA

XVII. CUENTAS POR COBRAR Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL
4.2. MEDICIÓN POSTERIOR
5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN
6. REFERENCIA NORMATIVA

XVIII. CAMBIOS EN POLÍTICAS CONTABLES, ESTIMACIONES Y CORRECCIÓN DE ERRORES
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL
4.1 POLÍTICAS CONTABLES
4.2 CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES
4.3 ERRORES DE PERÍODOS ANTERIORES
5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN
6. REFERENCIA NORMATIVA

XIX. MATERIALIDAD
1. OBJETIVO
2. DEFINICIONES

I. EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables de la Universidad para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las cuentas de efectivo y sus equivalentes, los cuales son considerados como un activo financiero bajo Normas Internacionales de Información Financiera NIIF.

2. ALCANCE

El alcance de esta política contable, abarca los activos financieros que se clasifican en Efectivo y Equivalentes de Efectivo.

Bajo esta denominación se agrupan las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata con que cuenta la Universidad y que puede utilizar para el desarrollo de su objeto social, dentro de los cuales se encuentran las siguientes:

- Caja general: No se recibe efectivo

- Cajas menores: Las cajas menores serán aprobadas por el consejo directivo, teniendo en cuenta el acuerdo vigente aprobado por la Consiliatura.

- Bancos: corresponde a los saldos en las cuentas de ahorro y cuentas corrientes.

- Inversiones a corto plazo: corresponde a dineros invertidos para recibir rendimientos a corto plazo (3 meses)

3. DEFINICIONES

Efectivo: incluye las cajas, fondos específicos y los depósitos bancarios.

Equivalente al efectivo: inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo y están sujetos a un riesgo insignificante de cambios en su valor.

Efectivo restringido: corresponde a dineros que en algún momento llegue a poseer la Universidad para cancelar un pasivo específico, exigencia de nivel de saldos en algunas cuentas bancarias para cumplir convenios o que llegue a recibir para administrar recursos de terceros.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

El efectivo y los equivalentes de efectivo son considerados activos financieros que representan un medio de pago y con base en éste se valoran y reconocen todas las transacciones en los estados financieros.

Desde el reconocimiento inicial, se incluyen en los equivalentes de efectivo las inversiones que cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos:

      1. a) Sea una inversión a corto plazo con vencimiento próximo a 3 meses o menos entre la fecha de adquisición y la de vencimiento.
      2. b) Sea de gran liquidez y fácilmente convertible en importes determinados de efectivo.
      3. c) Sujeta a un riesgo insignificante. Está asociado con la calificación de riesgo de la entidad financiera emisora, establecida para la Universidad con calificaciones de riesgo.
      4. d) Se mantenga para cumplir con los compromisos de pago de corto plazo más que para propósitos de inversión u otros.

En los equivalentes de efectivo que posee la Universidad, se clasifican las inversiones en carteras colectivas abiertas sin pacto de permanencia, los certificados de depósito a término (CDT) y otros títulos de deuda que cumplan con los cuatro (4) requisitos mencionados.

Si la inversión está en un portafolio de inversiones, ésta se debe clasificar de acuerdo a la liquidez que muestren los informes entregados por la entidad que administra estos recursos.

Debido al corto vencimiento de estas inversiones o depósitos a la vista se mide a valor nominal a costo amortizado o valor razonable.

4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL

El efectivo y sus equivalentes, son considerados activos financieros que representa un medio de pago y constituyen la base sobre la que se valoran y reconocen todas las transacciones en los estados financieros. Un depósito de efectivo en un banco o entidad financiera representa un derecho contractual para obtener efectivo o para girar un cheque u otro instrumento similar contra el saldo del mismo, a favor de un acreedor.

Estos activos son reconocidos en la contabilidad de la Universidad en el momento en que el efectivo es recibido o es transferido a una entidad financiera a manera de depósitos a la vista, cuentas corrientes o de ahorros y su valor es el importe nominal, del total de efectivo o el equivalente del mismo. En el evento de existir restricciones en el efectivo o en cuentas de caja y bancos, la Universidad, no reconocerá estos recursos de efectivo como disponibles sino en una subcuenta contable para efectivo restringido, que permita diferenciarlo de otros saldos de efectivo, dada la destinación limitada de dichos montos y deberá revelar en las notas a los estados financieros esta situación.

Por su parte, los cheques posfechados no se reconocen como efectivo y equivalente de efectivo, debido a que cumplen con la definición de garantía financiera, y solo serán objeto de reconocimiento, cuando se ejecute el cobro y éste pueda ser abonado efectivamente a la obligación.

Al cierre contable mensual todo saldo de efectivo y equivalentes de efectivo que se presente en una moneda diferente al peso colombiano, se actualiza por la tasa de cambio del cierre del mes.

4.2. MEDICIÓN POSTERIOR

Tanto en el reconocimiento y medición inicial como en la medición posterior, el valor asignado para las cuentas de efectivo y sus equivalentes constituyen el valor nominal costo amortizado o valor razonable, que puede ser igual al valor nominal del derecho en efectivo, representado en la moneda funcional definida para la presentación de información bajo NIIF.

Los cheques recibidos pendientes de consignación serán reconocidos en las cuentas contables de efectivo únicamente cuando sea efectivamente abonado en las cuentas bancarias de la Universidad.

Los sobregiros bancarios se registran al cierre contable mensual como un pasivo por obligación financiera en el estado de la situación financiera de la Universidad.

Los arqueos a las cajas se realizan mensualmente. Las diferencias (faltantes o sobrantes) que se presenten al efectuar dichos arqueos (a cajeros auxiliares, cajas principales y cajas menores), se contabilizan, de la siguiente manera:

      • En el evento de encontrar faltantes en la caja o cajas menores se debe registrar una cuenta por cobrar al responsable de la caja menor.
      • Si al realizar el arqueo se encuentran sobrantes significativos se registra el mayor valor encontrado a la caja y una contrapartida a otros ingresos no operacionales.

Al cierre de cada período deben quedar legalizados todos los recibos correspondientes a gastos de caja menor.

Al cierre de cada período las cajas menores deben quedar cerradas.

4.3. TRATAMIENTO CONTABLE DE PARTIDAS CONCILIATORIAS

Al cierre contable mensual, el área de Contabilidad identificará, a través de elaboración de conciliaciones, las partidas resultantes de comparar los saldos de los libros con los saldos de los extractos bancarios.

Los cheques girados no entregados y/o no cobrados al cierre del ejercicio, la administración deberá reversar el efecto contable de los mismos independientemente de su vigencia.

Al cierre contable mensual todas las partidas conciliatorias entre el valor en libros en contabilidad y extractos bancarios, se procederán a tratar de la siguiente manera:

- Se reconocen los rendimientos financieros que aparecen en el extracto bancario en el período correspondiente realizando un débito al efectivo y un ingreso en el resultado del período.

- Para las partidas conciliatorias correspondientes a consignaciones pendientes de registrar en libros, se deberá contabilizar la entrada del efectivo contra una cuenta puente en el pasivo. El tiempo de permanencia del pasivo no será superior a seis (6) meses.

- Para las partidas conciliatorias notas crédito y débito se debe contabilizar el ingreso o gasto según corresponda contra un incremento o disminución en la cuenta bancaria correspondiente y en el período respectivo.

Los cheques posfechados no serán reconocidos como efectivo y equivalentes de efectivo, debido a que cumplen con la definición de garantías financieras y sólo serán objeto de revelación.

El valor de los cheques girados y entregados por la Universidad, que no hayan sido cobrados luego de seis (6) meses de girados, se abonan a la cuenta, del pasivo - Cheques Girados no Cobrados. Previa anulación del título valor.

5. REVELACIONES. OTRA INFORMACIÓN A REVELAR

La Universidad revelará, junto con un comentario de la gerencia, el importe de los saldos de efectivo y equivalentes al efectivo significativos mantenidos por la entidad que no están disponibles para ser utilizados por esta. El efectivo y los equivalentes al efectivo mantenidos por una entidad pueden no estar disponibles para el uso por ésta, debido a, entre otras razones, controles de cambio de moneda extranjera, por restricciones legales, o acuerdos contractuales.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 3 – Presentación de Estados Financieros. Sección 7 – Estado de Flujo de Efectivo. Sección 11 – Instrumentos Financieros Básicos.

II. MONEDA FUNCIONAL

1. OBJETIVO

Validar las características que la Universidad debe tener en cuenta para elegir su moneda funcional tal como lo define la Sección 30 – Conversión de la Moneda Extrajera.

2. ALCANCE

Determinar la moneda funcional de la Universidad.

3. DEFINICIONES

      1. Tasa de cambio de cierre: Es la tasa de cambio de contado existente al final del período sobre el que se informa.
      2. Diferencia en cambio: Es la que surge al convertir un determinado número de unidades de una moneda a otra moneda, utilizando tasas de cambio diferentes.
      3. Tasa de cambio: Es la relación de cambio entre dos monedas.
      4. Valor razonable: Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor; interesados y debidamente informados, que realizan una transacción libre.
      5. Moneda extranjera (divisa): Es cualquier moneda distinta de la moneda funcional de la entidad.
      6. Moneda funcional: Es la moneda del entorno económico principal en el que opera la entidad.
      7. Partidas monetarias: Son unidades monetarias mantenidas en efectivo, así como activos y pasivos que se van a recibir o pagar, mediante una cantidad fija o determinable de unidades monetarias.
      8. Partidas no monetarias: Son partidas donde su característica principal es la ausencia de un derecho a recibir o una obligación de entregar una cantidad fija o determinable de unidades de bienes y servicios.
      9. Tasa de cambio de contado: es la tasa de cambio utilizada en las transacciones con entrega inmediata.

4. POLÍTICA DE MONEDA FUNCIONAL

La moneda funcional definida para la Universidad es el Peso Colombiano (COP), que es la moneda utilizada en el entorno económico principal. Los factores que la Universidad tuvo en cuenta para determinar su moneda funcional fueron:

      1. La moneda que influya fundamentalmente en los precios de venta de los bienes y servicios (con frecuencia será la moneda en la cual se denominen y liquiden los precios de venta de sus bienes y servicios).

      1. La moneda del país cuyas fuerzas competitivas y regulaciones determinen fundamentalmente los precios de venta de sus bienes y servicios.

      1. La moneda que influya fundamentalmente en los costos de la mano de obra, de los materiales y de otros costos de producir los bienes o suministrar los servicios (con frecuencia será la moneda en la cual se denominen y liquiden tales costos).

      1. La moneda en la cual se generan los fondos de las actividades de financiación (esto es, la que corresponde a los instrumentos de deuda y patrimonio emitidos).
      2. La moneda en que se mantienen los importes cobrados por las actividades de operación.

Una transacción en moneda extranjera es toda transacción cuyo importe se denomina o exige su liquidación, en una moneda extranjera.

Todas las transacciones en moneda extranjera se registrarán en el momento del reconocimiento inicial, utilizando la moneda funcional, aplicando la tasa de cambio de contado a la fecha de la transacción.

Al final de cada período los saldos de partidas en moneda extranjera se convertirán a moneda funcional utilizando las siguientes tasas de cambio:

      1. Las partidas monetarias en moneda extranjera se convertirán a la tasa de cambio de cierre.
      2. Las partidas no monetarias en moneda extranjera se convertirán a la tasa de cambio en la fecha de la transacción siempre y cuando se midan a costo histórico.
      3. Las partidas no monetarias que se midan al valor razonable en una moneda extranjera, se convertirán utilizando las tasas de cambio de la fecha en que se mida este valor razonable.

Las diferencias en cambio que resulten al liquidar partidas monetarias, o al convertir las partidas monetarias a tipos diferentes de los que se utilizaron para su reconocimiento inicial, se reconocerán en los resultados del período en el que aparezcan.

5. REVELACIONES

La Universidad revelará la siguiente información:

(a) El importe de las diferencias de cambio reconocidas en los resultados durante el período, con excepción de las procedentes de los instrumentos financieros medidos al valor razonable con cambios en resultados.

(b) El importe de las diferencias de cambio que surjan durante el período y que se clasifiquen en un componente separado del patrimonio al final del período.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 30 – Conversión de la Moneda Extrajera.

III. INVENTARIOS

1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios.

Los inventarios son activos:

(a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones;

(b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o

(c) En forma de materiales o suministros que se consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

2. DEFINICIONES

      • Inventarios: son activos en forma de bienes o servicios, tenidos para la venta en el curso ordinario de los negocios, en el proceso de producción con miras a la venta o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en la producción de bienes para la venta o en la prestación de servicios.

      • Valor Neto Realizable: Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.

      • Valor razonable: Valor razonable es el precio que sería percibido por vender un activo o pagado por transferir un pasivo en una transacción no forzada entre participantes del
        mercado en la fecha de medición.

      • Deterioro del valor de los inventarios: Cuando el valor en libros de los inventarios no es totalmente recuperable.

      • Costos de adquisición: de los inventarios comprenderán el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), el transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales o servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.

3. POLÍTICA CONTABLE

CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios son clasificados como Mercancías para la venta.

3.1. RECONOCIMIENTO INICIAL

Los inventarios se reconocerán como tal si cumplen la totalidad de los siguientes requisitos:

      • Son recursos tangibles controlados por la Universidad
      • Son utilizados en la operación de la Universidad
      • Es probable que se deriven beneficios económicos futuros mediante su consumo o venta.
      • El valor puede ser medido confiable y razonablemente.
      • El bien se ha recibido a satisfacción y se tienen los riesgos y beneficios que incorpora.

Se entiende que el bien se ha recibido a satisfacción, cuando se han cumplido las condiciones establecidas con el proveedor. Si el acuerdo establece que el inventario se recibe en la bodega del proveedor, se entenderá recibido a satisfacción en el momento en que es entregado en el lugar indicado y a partir de ese momento, los riesgos son asumidos por el comprador. Si el acuerdo establece que el inventario se recibe directamente en la bodega de la Universidad, se entenderá como recibido cuando se ubique en las bodegas o almacenes de la Universidad.

Medición inicial

Como medición inicial del inventario, la Universidad tiene registrado todos los costos de adquisición y otros costos incurridos para darles su condición y ubicación actuales.

      • Los elementos que componen el costo de adquisición de los inventarios son principalmente:
      • Precio de Compra
      • Impuestos que no sean recuperables
      • Transporte
      • Los descuentos comerciales y rebajas se deducen para determinar el costo de adquisición.

3.2. MEDICIÓN POSTERIOR

En la medición posterior la Universidad mide los inventarios al menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta.

MEDICIÓN DEL COSTO DE LOS INVENTARIOS

La Universidad utiliza el método de Costo Promedio Ponderado

COSTO DE LOS PRODUCTOS AGRÍCOLAS RECOLECTADOS

Los inventarios que comprenden productos agrícolas, que La Universidad haya cosechado o recolectado de sus activos biológicos, deben medirse, en el momento de su reconocimiento inicial, por su valor razonable menos los costos estimados de venta en el punto de su cosecha o recolección. Éste pasará a ser el costo de los inventarios en esa fecha, para la aplicación de esta sección.

DETERIORO DE LOS INVENTARIOS

Al final de cada período contable la Universidad compara partida por partida el valor en libros de los inventarios Vs. su precio de venta (menos los costos de terminación y venta); si de esa comparación el valor en libros del inventario es mayor, se está presentando un deterioro en el inventario. Esa perdida por deterioro se reconoce inmediatamente en resultados.

Este procedimiento de análisis de deterioro lo realizará el área de Activos fijos y almacén con el apoyo de los conceptos técnicos y áreas de la Universidad involucradas y el ajuste correspondiente a este deterioro lo realizará Activos Fijos y almacén y será aprobado por la Presidencia Seccional.

BAJA DE INVENTARIOS:

Las pérdidas de unidades de inventarios, son reconocidas en las siguientes circunstancias:

      • Por robo: se reconocen cuando se evidencia el hecho. Se cuantifican las cantidades pérdidas y se establece el valor correspondiente. El registro deberá ser soportado por las actas de toma física de inventarios avaladas y aprobadas por Activos Fijos y almacén.

      • Por faltantes o sobrantes: se reconocen en el momento en el cual se detecta el faltante o sobrante, que normalmente ocurre cuando se realiza una toma física de inventarios. Se deberán examinar los movimientos de inventarios y se harán los correctivos correspondientes. El registro deberá ser soportado por las actas de toma física de inventarios, avaladas y aprobadas por Contabilidad, Auditoria Interna y la Presidencia Seccional.

      • Por daños: se reconocen en el momento en el cual se determine la razonabilidad de reconocer un elemento como dañado. El registro deberá ser soportado por las actas de toma física de inventarios avaladas y aprobadas Activos Fijos y Almacén.

      • Por calidad: se realizará un comité conformado por un representante del área de Activos fijos, almacén y compras para evaluar la calidad del producto. Si el producto no cumple con los requerimientos solicitados por la Universidad, se procederá a realizar la reclamación al proveedor. El registro deberá ser soportado por las actas de toma física de inventarios avaladas y aprobadas por Activos Fijos y almacén.

4. REVELACIONES

Se revelará la siguiente información:

(a) La política contable adoptada para la medición de los inventarios, incluyendo la fórmula de costo utilizada.

(b) El importe total en libros de los inventarios y los importes en libros según la clasificación apropiada para la entidad.

(c) El importe de los inventarios reconocido como gasto durante el período.

(d) Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el resultado.

(e) El importe total en libros de los inventarios pignorados en garantía de pasivos.

5. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 13 – Inventarios. Sección 27 – Deterioro del valor de los activos.

IV. INGRESOS DIFERIDOS

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los ingresos recibidos por anticipado por parte de los estudiantes de la Universidad o cualquier otro.

2. ALCANCE

Esta política contable aplica para los valores que la Universidad registra en la cuenta de ingresos recibidos por anticipado por parte de los estudiantes o de otro tercero.

3. DEFINICIÓN

Ingreso Recibido por Anticipado: Corresponde a todo lo que se recibe de manera anticipada al cumplimiento de la obligación por parte de la Universidad a desarrollar en un tiempo determinado en el futuro, de forma posterior al avance o anticipo recibido

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL

Los ingresos recibidos por anticipado deben reconocerse en el momento en que se genere el hecho económico.

4.2. MEDICIÓN POSTERIOR

Estos ingresos recibidos por anticipado, se reconocen en el período correspondiente que se presta el servicio a su valor nominal, sin valorarlos al costo amortizado. La reversión de ingresos se realizará a la terminación de cada ciclo académico.

5. REVELACIONES.

      1. La Universidad reconocerá en cuenta separada de acuerdo al ciclo y la prestación del servicio educativo, aumentando el valor de sus ingresos por matrícula y disminuyendo el pasivo por matrículas anticipadas.
      2. Concluido el ciclo, se deberá llevar a cabo la respectiva conciliación de diferencias entre el inicio y el final del período.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 23 – Ingresos de Actividades Ordinarias.

V. INGRESOS

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información relacionada con los ingresos generados por la prestación de servicios y venta de bienes.

2. ALCANCE

Está política contable debe ser aplicada al reconocer ingresos procedentes de las siguientes transacciones:

      • Prestación de servicios.
      • Venta de bienes
      • Rendimientos financieros e intereses de inversiones o activos financieros.
      • Otros ingresos como: arrendamientos, intereses, dividendos y participaciones, venta de inversiones, incapacidades, indemnizaciones, otros

3. DEFINICIONES

      • Ingreso: incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio, y no están relacionados con las aportaciones de los inversores a este patrimonio.

      • Ingreso de Actividades Ordinarias: entrada bruta de beneficios económicos, durante el período, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que tal entrada dé lugar a un aumento en el patrimonio que no esté relacionado con las aportaciones de quienes participan en el mismo

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

INGRESOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

Corresponden a los ingresos obtenidos por educación formal, no formal e informal, Educación Superior, investigación, actividades conexas entre otros.

INGRESOS POR VENTA DE BIENES

Corresponde a los ingresos obtenidos por transferir cualquier bien de propiedad de la institución.

INGRESOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS E INTERESES

Corresponden a los valores que recibe la Universidad por el uso de efectivo, de equivalentes al efectivo o inversiones, por rendimientos que obtiene de las financiaciones otorgadas.

4.1. RECONOCIMIENTO INICIAL

Los ingresos se reconocen:

      1. En la medida que se lleve a cabo la prestación del servicio y la venta de bienes;
      2. Cuando sea probable la generación de beneficios económicos asociados a la actividad y,
      3. Cuando sea posible determinar confiablemente el valor de los mismos.

El importe de los ingresos de actividades ordinarias derivados de una transacción se medirá al valor razonable de la contrapartida, recibida o por recibir, teniendo en cuenta el importe de cualquier descuento, bonificación o rebaja que la Universidad pueda otorgar.

INGRESOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS

La Universidad reconoce los ingresos operacionales ordinarios, si sus valores son estimados confiablemente, de acuerdo al grado de terminación o de avance de la prestación final del servicio en el período en el que se informa, es decir, mensualmente, teniendo en cuenta que se cumplan las condiciones mencionadas a continuación, expuestas en las NIIF para pymes:

      • El valor de los ingresos de actividades por la prestación del servicio puede ser medido con fiabilidad.
      • Es probable que se reciban los beneficios económicos asociados con la transacción.
      • Los costos incurridos en la prestación del servicio y venta de bienes, así como los que falten por incurrir hasta completarlo, puedan ser medidos con fiabilidad.

Los ingresos se reconocen en los períodos contables en los cuales tiene lugar la prestación del servicio facilitando información útil sobre la medida de la actividad de servicio prestado. Si estos ingresos se reciben de forma anticipada al inicio del período, se reconocerán como ingresos recibidos por anticipado y en la medida que se presten los servicios a los terceros se reconocen como ingresos en el estado de resultados.

El reconocimiento de los ingresos de actividades ordinarias por referencia al grado de realización de una transacción se denomina habitualmente con el nombre de método del porcentaje de realización. Bajo este método, los ingresos de actividades ordinarias se reconocen en los períodos contables en los cuales tiene lugar la prestación del servicio. El reconocimiento de los ingresos de actividades ordinarias con esta base suministrará información útil sobre la medida de la actividad de servicio y su ejecución en un determinado período.

INGRESOS POR VENTA DE BIENES

Los ingresos de actividades ordinarias procedentes de la venta de bienes son reconocidos y registrados en los estados financieros cuando se cumplen todas y cada una de las siguientes condiciones:

      1. Se ha transferido al comprador los riesgos y ventajas, de tipo significativo, derivados de la propiedad de los bienes.
      2. No se conserva para sí ninguna implicación en la gestión corriente de los bienes vendidos, en el grado usualmente asociado con la propiedad, ni retiene el control efectivo sobre los mismos.
      3. El importe de los ingresos de actividades ordinarias pueden medirse con fiabilidad.
      4. Es probable que se reciban los beneficios económicos asociados con la transacción;
      5. Los costos incurridos, o por incurrir, en relación con la transacción pueden ser medidos con fiabilidad.

INGRESOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS E INTERÉS

Los ingresos de actividades ordinarias derivados del uso de activos financieros de la Universidad que producen intereses, deben ser reconocidos, siempre que:

      1. Sea probable que se reciban los beneficios económicos asociados con la transacción;
      2. El importe de los ingresos de actividades ordinarias pueda ser medido de forma fiable.

Los intereses deberán reconocerse utilizando el método del tipo de interés efectivo, como se establece en las Secciones de Instrumentos Financieros Básicos y otros temas relacionados con los Instrumentos Financieros, y lo expuesto en la política de inversiones y cuentas por cobrar en los capítulos de medición posterior de activos financieros al costo amortizado.

Se reconocerán los ingresos por intereses de mora sólo cuando se reciban los beneficios económicos asociados con la transacción e ingresen a la Universidad.

4.2. MEDICIÓN POSTERIOR

INGRESOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS

La Universidad mide los ingresos de actividades ordinarias al valor razonable de la contraprestación recibida o por recibir. El valor razonable de la contraprestación, recibida o por recibir, tiene en cuenta el importe de descuentos comerciales, descuentos por pronto pago, descuentos contemplados en la normatividad interna que sean practicados y que sean debidamente aprobados por la H. Consiliatura.

INGRESOS POR VENTA DE BIENES

La medición de los ingresos por venta de bienes se realiza por el valor razonable del bien que se vende a los clientes o terceros.

El valor de los ingresos de actividades ordinarias derivados de una transacción se miden al valor razonable de la contrapartida recibida o por recibir, teniendo en cuenta el importe de cualquier descuento, bonificación o rebaja comercial que se pueda otorgar.

5. REVELACIONES

      • La Universidad, indicara cuáles serán los protocolos para reconocer los Métodos usados para determinar el grado de realización de los ingresos
      • Detalle de ingresos por: Venta de bienes, Prestación de servicios Rendimientos financieros e Intereses de inversiones o activos financieros,
      • Otros ingresos como: arrendamientos, intereses, dividendos y participaciones, venta de inversiones, incapacidades, indemnizaciones, otros

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 23 – Ingresos de Actividades Ordinarias.

VI. COSTOS Y GASTOS

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento de los costos y gastos de un período en el resultado en el que se incurren.

2. ALCANCE

Está política contable debe ser aplicada al reconocer los costos y gastos que maneja la Universidad.

3. DEFINICIONES

La definición incluye tanto los costos y gastos como las pérdidas que surgen en las actividades ordinarias de la Universidad.

      • Los costos y gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen, por ejemplo, el costo de la prestación de servicio y las ventas de bienes, los salarios y la depreciación. Usualmente, toman la forma de una salida o disminución del valor de los activos, tales como efectivo y equivalentes al efectivo, inventarios o propiedades, planta y equipo.

      • Las pérdidas son otras partidas que cumplen la definición de gastos y que
        pueden surgir en el curso de las actividades ordinarias de la Universidad.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

Reconocimiento es el proceso de incorporación en los estados financieros de una partida que cumple la definición costo y gasto y que satisface los siguientes criterios:

      1. Es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida salga de la Universidad; y
      2. La partida tiene un valor que pueda ser medido con fiabilidad.
      3. La falta de reconocimiento de una partida que satisface los criterios no se
        rectifica mediante la revelación de las políticas contables seguidas, ni tampoco a
        través de notas u otro material explicativo

El reconocimiento de los costos y gastos procede directamente del reconocimiento y la
medición de activos y pasivos. La Universidad reconocerá costos y gastos en el estado del
resultado cuando haya surgido un decremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un decremento en un activo o un incremento en un pasivo que pueda medirse con fiabilidad.

      1. Se reconocen todas las partidas de costos y gastos de un período en el resultado, a menos que otra sección de esta requiera o permita otra cosa.

      1. Los costos y gastos se presentan en el estado de resultados de acuerdo a la función como sigue:
      2. Gastos de Administración
      3. Gastos Académicos
      • Gastos financieros

No se compensarán ingresos con costo / gastos a menos que así lo requiera o permita una NIIF, únicamente se procederá con la compensación cuando ésta sea un reflejo del fondo de la transacción o suceso.

4.1 MEDICIÓN

Un gasto se reconoce en el momento que se incurre en él y se mide por el valor de la contraprestación entregada.

5. REVELACIONES.

La Universidad reconocerá erogaciones de recursos en forma de disminución del activo o incremento del pasivo o una combinación de ambos, reconociendo un registro en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 02 – Conceptos y Principios Generales.

VII. BENEFICIOS A EMPLEADOS

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación, bajo NIIF para pymes, de los hechos económicos relacionados con los beneficios a empleados de la Universidad.

2. ALCANCE

Esta política aplica para los beneficios a empleados relacionados con la remuneración causada y pagada a las personas que prestan sus servicios a la Universidad, mediante un contrato de trabajo, como retribución por la prestación de sus servicios. También para las obligaciones laborales relacionadas con las prestaciones sociales, contribuciones y aportes establecidos por las leyes laborales y los acuerdos establecidos con los empleados contratados por la Universidad.

Las obligaciones laborales surgidas en virtud de la relación contractual con los empleados se clasifican en beneficios de corto plazo, largo plazo, por terminación y beneficios post empleo.

3. DEFINICIONES.

Salarios, horas extras y recargos: las actividades de administración, operación y mantenimiento que adelanta la Universidad en desarrollo de su objeto social, requiere de los servicios de personas que se remuneran como retribución por la prestación de sus servicios. Dentro de las modalidades de remuneración existe el contrato de tipo laboral tal como lo define el Código Laboral colombiano. En consecuencia, dentro de este concepto, se incluyen los sueldos, salarios, horas extras, descansos y ausencias remuneradas y recargos.

Prestaciones sociales: en las relaciones laborales y como consecuencia de la prestación del servicio por parte del trabajador y su respectiva remuneración, se originan, de acuerdo con la Ley y/o los pactos o acuerdos obligaciones laborales para el reconocimiento de prestaciones sociales. Estas incluyen: cesantías, intereses sobre las cesantías, vacaciones, primas legales, bonificaciones, auxilio de transporte, entre otros.

Contribuciones y aportes: igualmente como producto de las relaciones laborales, las leyes han establecido otras obligaciones cuyo objetivo es proporcionarles bienestar presente y futuro a los empleados y su núcleo familiar. Estas obligaciones denominadas contribuciones y aportes incluyen: incapacidades por accidentes de trabajo o ausencias por enfermedad, licencias de maternidad, aportes a los fondos de seguridad social (Salud y riesgos laborales), pagos a las compañías de seguros y otras entidades responsables de la administración y gestión de los sistemas de seguridad social, en Colombia además pagos a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena, entre otros.

Beneficios extralegales: Son aquellos contenidos en las convenciones colectivas negociadas por los trabajadores de la universidad, los aprobados por los entes colegiados y la reglamentación interna.

Viáticos: comprende los valores que reconoce la Universidad a los empleados por efectos de realizar trabajos fuera de su sede habitual.

Auxilios: comprende valores a favor de los empleados que le ayudan a subvencionar sus gastos personales en relación con el trabajo que desarrollan. Incluyen conceptos tales como subsidio familiar, subsidio de transporte, auxilio de alimentación, entre otros.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

La Universidad, reconoce sus obligaciones laborales en la medida en que se cumplan las siguientes condiciones: i) que el servicio se haya recibido y haya sido prestado por el empleado, ii) que el valor del servicio recibido se pueda medir con fiabilidad, iii) que esté debidamente contemplado por disposición legal o sea costumbre de la Universidad, iv) que sea probable que como consecuencia del pago de la obligación se derive la salida de recursos que llevan incorporados beneficios económicos.

La Universidad reconocerá un gasto por todos los costos por beneficios a empleados y un pasivo por el importe adeudado a los empleados, después de deducir los pagos realizados a su favor.

En esta política se indica cómo la Universidad, maneja contablemente los beneficios que se otorgan a los empleados, trabajadores y familiares de estos; clasificados en cuatro (4) categorías:

      1. beneficios cortó plazo
      2. beneficios por terminación
      3. beneficios largo plazo
      4. beneficios post – empleo

BENEFICIOS DE CORTO PLAZO

Son beneficios de corto plazo (diferentes de los beneficios por terminación) los otorgados a los empleados de la Universidad, pagaderos en un plazo inferior o igual a doce (12) meses siguientes al cierre del período en el que se ha generado la obligación o prestado el servicio. Tales como: Primas extralegales, seguro de vida, asistencia médica, póliza funeraria, entre otros.

La Universidad, puede remunerar a los empleados otorgándoles el derecho a ausentarse del trabajo por razones muy variadas. Los derechos que pueden dar lugar a las ausencias son de dos categorías: acumulativos y no acumulativos.

AUSENCIAS REMUNERADAS ACUMULATIVAS

Corresponden a los derechos cuyo disfrute puede diferirse de manera que los derechos correspondientes pueden ser utilizados en períodos posteriores, siempre que en el período corriente no se hayan disfrutado en su totalidad. Se debe identificar si las ausencias acumulativas corresponden a:

      1. i) Irrevocables: cuando los empleados tienen derecho a recibir una compensación en efectivo por las ausencias no disfrutadas en caso de abandonar la Universidad; y
      2. ii) Revocables: cuando los empleados no tienen derecho a recibir una compensación en efectivo en caso de abandonar la Universidad.

AUSENCIAS REMUNERADAS NO ACUMULATIVAS

Corresponden a los derechos que no se trasladan en el futuro, y que caducan si no son utilizados enteramente en el período corriente, además éstos no dan a los empleados el derecho de cobrar su valor en efectivo en caso de abandonar la Universidad.

Los casos más comunes son las ausencias retribuidas por enfermedad, por maternidad o paternidad.

En estos casos no se reconocen ni pasivos ni gastos por estas situaciones, hasta el momento en que se produzca la ausencia, puesto que los servicios prestados por los empleados no incrementan su derecho a disfrutar de futuras ausencias retribuidas

PARTICIPACIÓN DE PLANES DE INCENTIVOS

La Universidad, reconocerá un costo por la participación de planes de incentivos, en la medida que tenga la obligación implícita o legal de realizar estos pagos hacia los empleados y pueda realizar una estimación fiable de ellos. Estos pueden corresponder a bonos por metas de cumplimiento o primas por mejoras en el desempeño, entre otros.

BENEFICIOS POST EMPLEO

Son las retribuciones a los empleados (diferentes de los beneficios por terminación) que se pagan después de completar su período de empleo en la Universidad. Estos beneficios corresponden a pensiones, otros beneficios por retiro, seguros de vida post empleo y atención medica post empleo.

PLANES DE APORTACIONES DEFINIDAS

En este plan se encuentran los empleados vinculados de la Universidad, que pertenecen a un fondo pensional, debido a que la Universidad, transfiere la obligación por concepto de pensiones que tiene con el empleado a un tercero (fondos de pensiones, entre otros), dejando de asumir así, los riesgos y beneficios inherentes a esta obligación laboral; esto implica el pago mensual de un aporte a cargo de la Universidad, a dicho Fondo.

PLANES DE BENEFICIOS DEFINIDOS

Los planes de beneficios definidos son todos los planes post empleo diferentes de los aportes definidos, en donde la obligación legal o implícita está a cargo de la Universidad, tanto el riesgo actuarial y de inversión recaen sobre la Universidad.

Sin embargo, actualmente la Universidad no cuenta con este tipo de beneficios a sus empleados.

BENEFICIOS A LARGO PLAZO

Son retribuciones a los empleados (diferentes de los beneficios post empleo y de los beneficios por terminación) cuyo pago no vence dentro de los doce (12) meses siguientes al cierre del período en el cual los empleados han prestado sus servicios. Estos beneficios corresponden a las ausencias remuneradas después de largos períodos de servicio, que no deben pagarse dentro de los doce (12) meses siguientes del cierre del período. La obligación se genera cuando el empleado ingresa a trabajar, pero se pagan en el largo plazo (período no corriente), siempre que se cumplan ciertos requisitos para recibir el beneficio, como es el caso: de la prima de antigüedad, prima años de servicio, quinquenio. Para el cálculo de las provisiones de los quinquenios y del Beneficio de Bienestar Contemplado en la Cláusula 39 de la convención colectiva vigente, la Universidad se acogerá a un Método Simplificado.

BENEFICIOS POR TERMINACIÓN

Son las remuneraciones a pagar a los empleados como consecuencia de: i) la decisión de la Universidad, de resolver el contrato del empleado antes de la edad normal de retiro; o bien ii) la decisión del empleado de aceptar voluntariamente la conclusión de la relación de trabajo a cambio de tales beneficios.

4.1 RECONOCIMIENTO

Las erogaciones laborales se reconocen como costos o gastos en la medida en que el empleado presta sus servicios a la Universidad, y va obteniendo el derecho a recibir su remuneración y demás prestaciones. Así mismo, se reconocen como gastos las demás erogaciones laborales (contribuciones y aportes) en la misma medida en que se reconoce la prestación del servicio por parte del empleado, todo lo anterior independientemente de su pago.

Los saldos de obligaciones laborales por pagar se reconocen en el momento en que la Universidad, se convierte en parte obligada (adquiere obligaciones) según los términos establecidos en la ley laboral y en los acuerdos contractuales.

BENEFICIOS DE CORTO PLAZO

Los beneficios de corto plazo se reconocen como mínimo una vez al mes (según la modalidad de pago) en la medida en que los empleados prestan el servicio, por el valor establecido en la ley, resoluciones, o en los acuerdos individuales con la Universidad, independientemente de la fecha en que se realice el desembolso.

La Universidad, efectuará una consolidación de las cesantías, primas, vacaciones, e intereses sobre cesantías la cual constituye la base para su ajuste contable respecto al pasivo existente en dicho momento.

AUSENCIAS ACUMULATIVAS

La Universidad, debe reconocer estas obligaciones en la medida que los empleados prestan los servicios que les dan derecho a disfrutar de las futuras ausencias remuneradas. Se deben reconocer incluso cuando las ausencias sean revocables.

AUSENCIAS NO ACUMULATIVAS

Para estos casos, la Universidad no reconocerá ni pasivos ni gastos por estas situaciones, solo hasta el momento en que se produzca la ausencia, puesto que los servicios prestados por los empleados no aumentan el valor de los beneficios a los que tiene derecho.

BENEFICIOS POST EMPLEO

PLANES DE APORTACIONES DEFINIDAS

La obligación por este concepto estará determinada por los valores que constituyen el aporte mensual al fondo a cargo de la Universidad, mensualmente se establecerá el valor a pagar de acuerdo con la ley y se reconocerá en el Estado de Resultados como un gasto cuando se trate de empleados que pertenecen a un fondo pensional.

La Universidad, reconocerá las aportaciones por pagar como un pasivo, deduciendo los importes que ya han sido pagados al empleado.

BENEFICIOS DEFINIDOS

Se reconocen como gasto en el estado de resultados, todos los beneficios largo plazo a los que los empleados tengan derecho como resultado de servicios prestados a la Universidad, durante el período sobre el que se informa.

BENEFICIOS POR TERMINACIÓN DEL CONTRATO

Dado que los beneficios por terminación no proporcionan a la Universidad, beneficios económicos futuros, serán reconocidos en resultados como gasto de forma inmediata.

La Universidad, reconocerá como un pasivo y como un gasto si tuviera un plan detallado para rescindir un vínculo laboral con un empleado o grupo de empleados antes de la fecha formal del retiro, o si debiera proporcionar beneficios por terminación, con el fin de incentivar la rescisión voluntaria.

4.2 MEDICIÓN

BENEFICIOS DE CORTO PLAZO

Los beneficios de corto plazo se medirán por el valor total adeudado, que se define como la cantidad a pagar establecida entre las partes, en el momento de reconocer el pasivo, de acuerdo con la normatividad laboral vigente en Colombia.

Los demás beneficios a corto plazo se reconocen siempre que:

      • La Universidad, tiene una obligación presente, legal o implícita, de hacer tales pagos como consecuencia de sucesos ocurridos en el pasado; y
      • pueda realizarse una estimación fiable de la obligación.

La medición de tal obligación implícita debe reflejar la posibilidad de que algunos de los empleados puedan abandonar la Universidad antes de que puedan recibir los pagos por participación en las ganancias.

La Universidad, podrá realizar una estimación fiable de la cuantía de sus obligaciones legales o implícitas, como consecuencia de incentivos cuando, y sólo cuando:

- Los términos formales de los correspondientes planes contengan una fórmula para determinar el importe del beneficio;

- La Universidad, determine los importes a pagar antes de que los estados financieros sean autorizados para su emisión; o

- La experiencia pasada suministre evidencia clara acerca del importe de la obligación implícita por parte de la Universidad

Los incentivos se reconocen siempre que las estadísticas de la Universidad permitan evidenciar que es altamente probable que los empleados se hacen acreedores del beneficio y se reconocerán como obligación.

Los incentivos al personal cuyos pagos no venzan dentro de los doce meses posteriores al cierre del período en que los empleados han prestado sus servicios, se tratarán como beneficios a largo plazo a los empleados.

AUSENCIAS ACUMULATIVAS

La Universidad, medirá en cada cierre contable anual, el costo esperado de las ausencias remuneradas con derechos de carácter acumulativo, que a esta fecha los empleados tienen pendientes por disfrutar, con base en el valor que se les espera pagar por dicho beneficio.

AUSENCIAS NO ACUMULATIVAS

Se medirán por el valor pactado en los acuerdos y resoluciones donde se establecen los valores equivalentes a estas ausencias.

BENEFICIOS DEFINIDOS

Se medirán usando el método de valoración actuarial unidad de crédito proyectada, donde cada período se convierte en una unidad que implica el reconocimiento proporcional de la obligación, desde que el empleado ingresa, hasta cuando hace efectivo el derecho.

El método de la unidad de crédito proyectada es un método de valoración actuarial (a veces denominado método de los beneficios acumulados en proporción a los servicios prestados, o método de los beneficios por año de servicio) que contempla cada año de servicio como generador de una unidad adicional de derecho a los beneficios, y que mide cada unidad de forma separada para conformar la obligación final.

Se determina un pasivo al cierre de cada período contable utilizando el siguiente procedimiento: realizar una provisión proyectando los montos a pagar en cada período, de acuerdo con un índice estimado del crecimiento salarial, mortalidad, tasa de rotación entre empleados, para descontarlos con una tasa de interés de rendimientos del mercado de los bonos emitidos por el Gobierno para el cálculo pertinente.

Para dichas proyecciones, la Universidad debe contar con estadísticas del tiempo estimado de permanencia de los empleados y trabajadores, y el número de ellos que recibirán los beneficios.

BENEFICIOS POR TERMINACIÓN DEL CONTRATO

La Universidad, medirá los beneficios por terminación por la mejor estimación del desembolso requerido para cancelar la obligación en la fecha sobre la que se informa. Si existiera una oferta para rescindir voluntariamente un contrato, la medición de estos beneficios se basará en el número de empleados que se espera que acepten este ofrecimiento.

La Universidad, medirá la obligación teniendo en cuenta los empleados que posiblemente vayan a aceptar las condiciones pactadas para la recisión voluntaria del contrato; pero cuando el plan se debe pagar en menos de 12 meses tras el cierre contable, se medirá dicha obligación a su valor presente descontado, con referencia a las tasas de mercado los bonos emitidos por el Gobierno.

5. PRESENTACIÓN Y REVELACIONES

La presentación en los estados financieros y las revelaciones en notas relacionados con los beneficios laborales se efectuará considerando lo siguiente:

Beneficios a corto plazo: no requieren información específica a revelar.

Beneficios post empleo: se revelará el importe reconocido en resultados como un gasto por los planes de aportaciones definidas.

Otros beneficios de largo plazo: para cada categoría de otros beneficios a largo plazo que la Universidad, proporcione a sus empleados, revelará la naturaleza de los beneficios, el importe de su obligación y el nivel de financiación en la fecha sobre la que se informa.

Beneficios por terminación: para cada categoría de beneficios por terminación que la Universidad proporcione a sus empleados, revelará la naturaleza de los beneficios, su política contable, el importe de su obligación y el nivel de financiación en la fecha sobre la que se informa.

Cuando exista incertidumbre acerca del número de empleados que aceptarán una oferta de beneficios por terminación, existirá un pasivo contingente. La sección 21 Provisiones y Contingencias requieren que la Universidad, revele información sobre sus pasivos contingentes, a menos que la posibilidad de salida de efectivo en la liquidación sea remota.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 28 - Beneficios a los empleados.

VIII. ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los activos por impuestos corrientes.

2. ALCANCE

Impuestos y contribuciones por cobrar al estado.

3. DEFINICIONES

IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES POR COBRAR AL ESTADO (ANTICIPOS O SALDOS A FAVOR)

Comprende saldos a favor originados en liquidaciones de las declaraciones tributarias, contribuciones y tasas que serán solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras. Se consideran de corto plazo y no generan intereses a favor de la Universidad.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL

El derecho se reconoce en el momento en que la Universidad, efectúa la transacción que da origen al impuesto a favor y por el saldo de la partida. Cuando se corrija una declaración y ésta origine saldo a favor, el saldo será reconocido siempre y cuando no exista incertidumbre sobre su recuperación. En caso contrario será controlado a través de las revelaciones.

Al cierre contable anual, la Universidad calculará el saldo neto compensando el valor de las cuentas por cobrar o saldos a favor con los saldos por pagar por concepto y contribuciones, siempre que éstas correspondan a la misma entidad estatal, y que la Universidad tenga la intención de solicitar la compensación, imputación o devolución correspondiente.

Este resultado se presentará en el balance general como una cuenta por cobrar si hay superávit (saldos a favor superiores a saldos por pagar) o una cuenta por pagar si hay un déficit (saldos a favor inferiores a saldos por pagar).

5. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 11 - Instrumentos Financieros Básicos.

IX. PASIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los pasivos por impuestos corrientes

2. ALCANCE

Esta política contable aplica para Los pasivos por impuestos corrientes de la Universidad:

Impuestos, gravámenes y tasas: Registra los dineros pendientes de pago según la normatividad tributaria nacional, departamental o municipal.

3. DEFINICIONES

IMPUESTOS POR PAGAR

Son aquellas cuentas por pagar que surgen de obligaciones tributarias propias de la Universidad. Su valor es determinable según la normatividad tributaria nacional, departamental o municipal y que deberán ser pagados mensualmente, bimestralmente o de acuerdo a las estipulaciones tributarias en Colombia.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

4.1. RECONOCIMIENTO

Los impuestos retenidos se reconocen en el momento de la causación de los respectivos hechos económicos que den lugar a los mismos y su cuantía se determina según las tarifas establecidas en la Ley.

5. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 11 - Instrumentos Financieros Básicos.

X. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

1. OBJETIVO

Indicar las pautas para el reconocimiento, medición y presentación de los activos que en la Universidad, se clasifican como Propiedad, planta y equipo, mediante la determinación de su valor en libros, los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro de valor que deben reconocerse en relación con ellos.

2. ALCANCE

Esta política se deberá aplicar a los activos tangibles que la Universidad posee para llevar a cabo sus operaciones, o para propósitos administrativos, que no están disponibles para la venta y de los cuales se espera obtener beneficios económicos futuros, siempre que su vida útil probable exceda un año, entendiéndose por ésta, como el período durante el cual se espera utilizar el activo.

De acuerdo a lo anterior, las siguientes son las clases de Propiedad, planta y equipo que posee la Universidad:

      • Terrenos
      • Construcciones en Curso
      • Construcciones y edificaciones
      • Maquinaria y equipo.
      • Equipos de Computo
      • Equipos de Comunicación.
      • Equipos de oficina.
      • Equipo Médico Científico
      • Equipos de laboratorio.
      • Flota y equipo de transporte
      • Acueductos, plantas y Redes
      • Semovientes

Bienes que se reconocerán directamente al estado de resultados:

Las piezas de repuesto y el equipo auxiliar se registran habitualmente como inventarios, y se reconocen en el resultado del período como un gasto o costo cuando se consumen. Sin embargo, las piezas de repuesto importantes y el equipo de mantenimiento permanente son Propiedad, planta y equipo cuando la entidad espera utilizarlas durante más de un período.

De este modo, se reconocerán en resultados los bienes:

      • Cuya utilización no supere un (1) año, dado que se consideran como elementos de consumo, independiente de la cuantía.
      • Cuya utilización supere un (1) año, y que su valor es inferior a dos (2) SMLMV.
      • Cuya utilización supere un (1) año, pero no se espera recibir beneficios económicos de ellos o no prestan un apoyo administrativo, como sería el caso de los elementos de trabajo.
      • Que se consideren necesarios para el mantenimiento de las Propiedad, planta y equipo pero que su valor no supere los nueve (9) SMMLV.

3. DEFINICIONES

Propiedad, planta y equipo: son activos tangibles que posee la Universidad para su uso en la prestación de servicios o para propósitos administrativos que se espera usar durante más de un (1) año.

Vida útil: corresponde al período durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la Universidad.

Adición: acción y efecto de añadir o agregar. Aumentar. Se presenta cuando se realiza una inversión cuyo resultado será añadido a un activo, el cual si bien es cierto no se modifica sustancialmente en sus características iníciales, se convierte en un accesorio del mismo. Cuando hay adición se mejora la capacidad de uso del activo y en consecuencia su productividad.

Componente de un activo fijo: el componente de un activo fijo, es aquella parte del activo, que es una clase de activo fijo distinto al principal, y por lo mismo posee una vida útil claramente definida y distinta del resto de los bienes que conforman dicho activo.

Diferencia en cambio: corresponde al efecto de la variación en las tasas de cambio de una moneda con respecto a otra en un período de tiempo.

Valor razonable: el importe por el cual puede intercambiarse un activo, cancelarse un pasivo o intercambiarse un instrumento de patrimonio concedido, entre partes interesadas y debidamente informadas que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua.

Valor residual: es el importe estimado que una entidad podría obtener en el momento presente por la disposición de un activo, después de deducir los costos de disposición estimados, si el activo hubiera alcanzado ya la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

Pérdida por deterioro del valor: es el valor en que excede el importe en libros de un activo o unidad generadora de efectivo a su importe recuperable.

Importe depreciable: es el costo de un activo o el importe que lo sustituya (en los Estados Financieros) menos el valor residual.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

Se describen a continuación, las políticas contables establecidas por la Universidad para el reconocimiento, medición inicial y posterior, así como el tratamiento de su depreciación, vidas útiles, para cada clase de propiedad, planta y equipo y las actividades relacionadas con este rubro contable.

4.1. RECONOCIMIENTO INICIAL

La Universidad reconocerá como Propiedad, planta y equipo, los activos que cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos:

      • Que sea un recurso tangible, identificable y controlado por la Universidad.
      • Que sea probable que la Universidad obtenga beneficios económicos futuros derivados de su uso en el giro normal de su operación o sirva para fines administrativos.
      • Que se espera utilizarlo en el giro normal de su operación en un período de tiempo que exceda de un (1) año.
      • Que su valor pueda ser medido confiable y razonablemente. Éste es usualmente el valor acordado con el proveedor y los costos incurridos para el montaje, construcción, desmantelamiento (si aplica) y tránsito
      • Que su valor individual sea superior a las siguientes cuantías establecidas por clase de activo:
      1. Todo terreno y edificación se activa, independiente de su cuantía.
      2. Los equipos de cómputo y telecomunicación cuyo valor exceda de 2 SMMLV.
      3. Maquinaria y equipo cuando superen 2 SMMLV.
      4. Vehículos, independiente de su cuantía.
      5. Los activos adquiridos que conforman un conjunto, tales como: los muebles y enseres, módulos de oficina, archivadores, sillas, video beam, cámaras de seguridad, escritorios y mesas entre otros, que superen 2 SMMLV.

Aquellas compras de bienes (muebles y enseres y equipos de oficina) que no superen los rangos mínimos para ser reconocidos como PP&E.

      1. CIF (Costo, seguro y flete): Las compras deberán reconocerse en el puerto de destino acordado para la entrega, ya que a partir de allí el vendedor transfiere todos los riesgos y beneficios a la Universidad
      2. EXW (Ex Works) en fábrica: en esta operación el proveedor es responsable por la mercancía hasta cuando ésta sea puesta en las instalaciones de la Universidad. En este caso, los riesgos se transfieren en dicho momento, por lo tanto, el reconocimiento de la compra deberá hacerse cuando se recibe el producto en las instalaciones del proveedor con base en la tasa de cambio del día del informe de recepción de los mismos.

MEDICIÓN INICIAL

La Universidad realizara la medición inicial al COSTO DE ADQUISICIÓN. El costo de adquisición es el precio equivalente en efectivo en la fecha de reconocimiento.

La medición inicial de la Propiedad planta y equipo, se realizará teniendo en cuenta las siguientes situaciones:

      • Se adquirió un activo listo para ser usado o;
      • Se adquirió un activo, pero no está listo para ser usado.

ACTIVOS LISTOS PARA SER USADOS

Son todos aquellos activos tangibles que, por sus características, se ajustan a las necesidades de la Universidad, tal y como lo ofrece el proveedor y en consecuencia, una vez comprados entran en uso u operación, sin requerirse ajustes o adecuaciones para ello.

Un activo está listo para su uso, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por el área solicitante. El costo inicial de estos activos comprende:

      • Precio de compra: el valor nominal según los acuerdos contractuales y precios fijados con los proveedores, menos descuentos financieros, comerciales y rebajas.
      • Si es un Equipo de Computación y/o Equipo de Comunicaciones, conformarán un mayor valor del costo, las licencias que vienen instaladas desde que se adquiere el computador y que no son separables del costo del mismo.
      • Si es una Edificación o Terreno, harán parte del costo los impuestos de registros notariales, escrituración, entre otros, así como la comisión del intermediario y demás gastos legales. El impuesto predial y los demás impuestos indirectos sobre la propiedad no se capitalizarán; se llevarán directamente al gasto.
      • Si es un Equipo de Transporte se capitalizan (mayor valor del activo) todos los costos incurridos para matricular el activo, y las demás erogaciones excepto impuestos en que se deba incurrir, para ponerlo en uso.
      • Muebles y Enseres: el valor comprende el precio de compra.

ACTIVOS QUE NO ESTÁN LISTOS PARA SER USADOS

Son todos aquellos activos tangibles, que de acuerdo con sus características y/o forma de negociación, requieren de un proceso adicional para que estén listos para su uso.

Un ejemplo de estos activos corresponden a aquellos que son importados, o se encuentran en construcción, entre otros.

Cuando el activo ha llegado al sitio en el cual será utilizado o han concluido los procesos de construcción o montaje necesario para que el activo esté en condiciones de uso, se deberá trasladar a las cuentas respectivas de Propiedad, planta y equipo.

A continuación, se presentan los costos iniciales, para los activos que no están en condiciones de uso desde su adquisición:

ACTIVOS EN TRÁNSITO

Corresponden a la adquisición de activos importados que no hayan llegado a su destinación final. Un activo se considerará en tránsito si se reciben los riesgos y beneficios en un sitio diferente al sitio en el cual va a ser instalado para su uso. Los costos iniciales de estos activos son:

      • Costos de adquisición según los acuerdos contractuales y precios fijados con los proveedores, menos los descuentos financieros, comerciales, y rebajas.
      • Los costos de importación tales como aranceles y fletes.
      • Gastos de nacionalización bodegajes y servicios de agentes de aduana.
      • Gastos de traslado como transportes y seguros.

Se capitalizarán estos costos (mayor valor del activo), siempre y cuando estén directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la Universidad.

El reconocimiento de estos costos iniciales, se hace con la tasa de cambio, a la fecha en que se transfirieron los riesgos y beneficios, y se reconocerán como mayor valor de la PP&E. Cuando se realice un anticipo o avance para la adquisición de una propiedad, planta y equipo, será reconocido en una cuenta subcuenta de Propiedad, planta y equipo, llamada “anticipos para compra de Propiedad planta y equipo” y será medido con la tasa de cambio en la fecha del desembolso.

Lo anterior se reconocerá en una cuenta de nombre activos fijos en tránsito.

Con respecto a los anticipos serán reconocidos en la cuenta llamada anticipo propiedad, planta y equipo.

ACTIVOS EN MONTAJE

Corresponden a la adquisición de activos que deben ser montados, instalados o armados en las instalaciones de la Universidad. Será en montaje cuando el activo está en el sitio en que será utilizado pero está en proceso de adecuación, instalación y adaptación para su uso. Los costos iníciales de estos activos en montaje serán:

Para los activos adquiridos en el exterior aplica el procedimiento descrito en el numeral 4.2.2.1.

Para los activos adquiridos a nivel nacional, se tendrán en cuenta los costos de adquisición según los acuerdos contractuales con los proveedores, menos descuentos y rebajas, las demás erogaciones necesarias para el montaje deberán capitalizarse (mayor valor del activo).

Para el reconocimiento inicial de la Propiedad, planta y equipo en montaje se deberá crear un centro de costos de montaje, por el cual se incorporen todos los costos y gastos incurridos para ponerlo en uso. De tal manera, en el momento en que el activo quede listo para uso, será trasladado el saldo de este rubro al rubro correspondiente.

El período en el que un activo se puede encontrar en la fase de montaje está limitado a un año, a menos que el retraso se deba a fuerza mayor, justificado por la Presidencia.

MEJORAS A UN ACTIVO

Será considerado una mejora a un activo, todo proyecto que la Universidad decida abordar con el objetivo de mejorar el desempeño del activo, optimizar los costos de operación, aumentar los niveles de servicio o adaptarse a nuevas tecnologías.

Se capitalizan (mayor valor del activo) las erogaciones correspondientes a los proyectos de mejoras, que fueron aprobados previamente por la presidencia. Una vez concluya la mejora, será trasladado a la cuenta contable de propiedad planta y equipo correspondiente. Sin embargo, si estas erogaciones corresponden a mantenimientos correctivos o preventivos, no serán capitalizados, sino reconocidos directamente en el estado de resultados. Las mejoras a activos se informarán a Contabilidad y al responsable de propiedades, planta y equipo

Para mejoras de propiedad, planta y equipo se deberá diligenciar formato indicando: número de placa del activo al que se le realiza la mejora, descripción técnica, descripción de la mejora, y a que componente aplica, valor, vida útil, ubicación, responsable.

Se tendrán en cuenta los siguientes factores para determinar si la mejora se debe capitalizar (mayor valor del activo):

      • mejorar o incrementar la capacidad instalada,
      • Restauración
      • Cambios por exigencia de la norma
      • racionalizar los costos de operación,
      • conservar o aumentar los niveles de servicio o
      • adaptarse a nuevas tecnologías.

4.2. MEDICIÓN POSTERIOR

Bajo la sección 17 de NIIF para pymes, posterior al reconocimiento inicial, la entidad elegirá como política contable la aplicación del modelo de costo según lo indicado en el literal A del párrafo 17.15 y su alcance será a todos los elementos que compongan una clase de propiedad, planta y equipo, excepto para terrenos e inmuebles, para lo cual se aplicará el modelo de revaluación tal como lo establece el literal B del párrafo 17.15, de las NIIF para pymes.

Modelo del costo: Una entidad medirá un elemento de propiedades, planta y equipo tras su reconocimiento inicial al costo menos la depreciación acumulada y cualesquiera pérdidas por deterioro del valor acumuladas. Una entidad reconocerá los costos del mantenimiento diario de un elemento de propiedad, planta y equipo en los resultados del período en el que incurra en dichos costos. Literal “a” párrafo 15.15 de las NIIF para pymes.

Modelo de revaluación: Una entidad medirá un elemento de propiedades, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor posteriores. Las revaluaciones se harán con suficiente regularidad, para asegurar que el importe en libros, en todo momento, no difiera significativamente del que podría determinarse utilizando el valor razonable al final del período sobre el que se informa. Los párrafos 11.27 a 11.32 proporcionan una guía para determinar el valor razonable. Si se revalúa un elemento de propiedades, planta y equipo, se revaluarán también todos los elementos que pertenezcan a la misma clase de activos. Literal “b” párrafo 15.15 de las NIIF para pymes.

COSTOS POSTERIORES: MANTENIMIENTOS Y REPARACIONES

Los costos posteriores en Propiedad, planta y equipo, corresponden a aquellas erogaciones, cuyo objetivo es garantizar que estos sigan operando y prestando su servicio, en óptimas condiciones.

A continuación, se describen las principales clases de mantenimientos posibles, que se efectúa a la Propiedad, planta y equipo y cuyo reconocimiento será el siguiente:

Tipos de mantenimientos:

      1. a) Mantenimiento correctivo: corresponde a mantenimientos de equipos en operación, que no amplían su capacidad ni su vida útil. Su reconocimiento se realizará en resultados. Por ejemplo, cambio de rodamientos.
      2. b) Mantenimientos preventivos: actividades realizadas para la reparación de maquinaría que garantizan su operación normal, es decir; corresponden a actividades correctivas anticipadas. Dado que no amplía su capacidad ni su vida útil, estas erogaciones se contabilizarán en el estado de resultados.
      3. c) Ampliación de capacidad: corresponde a cambios o adiciones de piezas o mejoras, para un mejor desempeño de cualquier componente de la Propiedad, planta y equipo. Lo anterior se activará, siempre y cuando se aumente la capacidad de producción y/o la vida útil y/o producción de productos nuevos. Si no aumenta la capacidad de producción, la vida útil, o producción de productos nuevos, la erogación será contabilizada como un gasto del período.
      4. d) Reparaciones locativas: dado que son actividades para mantenimientos y adecuaciones a la infraestructura de la Universidad, serán reconocidos en el estado de resultados.

VIDAS ÚTILES

La vida útil de un activo es el tiempo que se espera que dicho activo esté en uso o el número de producciones u otras unidades similares que la Universidad espera obtener con ese activo. Los beneficios económicos futuros implícitos en un activo se consumen mediante su uso, pero existen otros factores que deben ser tenidos en cuenta para establecer su vida útil, pues pueden disminuir esos beneficios económicos:

      1. La utilización prevista del activo. El uso se evalúa por referencia a la capacidad o al producto físico que se espere del mismo.
      2. El desgaste físico esperado, que dependerá de factores operativos tales como el número de turnos de trabajo en los que se utilizará el activo, el programa de reparaciones y mantenimiento, y el grado de cuidado y conservación mientras el activo no está siendo utilizado.
      3. La obsolescencia técnica o comercial procedente de los cambios o mejoras en la producción, o de los cambios en la demanda del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo.
      4. Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como las fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados.

La vida útil estimada de cada tipo de activo, debe ser apropiada según las circunstancias y características del mismo. La evaluación y modificación de las vidas útiles asignadas se hará cuando haya indicios que la vida útil estimada sea significativamente diferente de la vida útil vigente, o cuando se haga un mantenimiento correctivo que alargue la vida útil del activo en el caso de los inmuebles y redes. A partir de ese momento, se hará el cambio de la vida útil de manera prospectiva. La universidad libre, tendrá como vida útil el número de años determinados en los avalúos o de acuerdo al concepto de una persona que tenga juicio profesional o utilice otros métodos técnicos.

DEPRECIACIÓN – VALORES RESIDUALES

El reconocimiento de la depreciación, cuyo objetivo es reflejar el uso del activo en forma sistemática durante su vida útil, deberá reconocerse en una cuenta independiente dentro del rubro de Propiedad, planta y equipo, denominada ‘Depreciación acumulada’ por cada clase de activos, de tal forma que se facilite su control y seguimiento. El método de depreciación debe reflejar el uso que la Universidad está dando al activo. De acuerdo con lo anterior, el método de depreciación para toda la Propiedad, planta y equipo de la Universidad, será en línea recta (método lineal).

Si la Universidad decide realizar un cambio en el método de depreciación o la vida útil de cualquier clase de activo, se tendrá en cuenta la política contable de Cambios en políticas, estimaciones contables y errores bajo NIIF (Sección 10 NIIF para pymes). Esta política define que tales cambios serán aplicados prospectivamente.

Bajo la sección 17 de NIIF para pymes (Propiedad, planta y equipo), la entidad deberá calcular el valor residual para cada clase de activo. El valor residual se revisará cuando se tenga indicios de que su variación sea significativa, (20% por encima o por debajo del valor residual definido) y se tratará como un cambio en las estimaciones contables según la política contable de cambios en políticas, estimaciones contables y errores bajo NIIF para pymes. El valor residual de los elementos de propiedad, planta y equipo será cero, excepto para el equipo de transporte

Cabe resaltar que el valor residual es la estimación del importe que la entidad recibirá por la venta del activo, después de deducir los gastos estimados por tal venta si el activo ya hubiera completado su antigüedad (vida útil). Este valor debe ser revelado en notas a los estados financieros, pero no es una partida que se deba registrar contablemente.

INICIO DE LA DEPRECIACIÓN

La depreciación de las Propiedad, planta y equipo se inicia cuando el activo esté disponible para su uso. Esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la Universidad.

FIN DE LA DEPRECIACIÓN

La depreciación de un activo cesará en la fecha más temprana entre, aquella en que el activo se clasifique para la venta y la fecha en que se produzca la baja del mismo. Por lo tanto, la depreciación de un activo no cesará cuando esté sin utilizar.

ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS

Dado que mínimo al cierre de cada año se evaluarán las vidas útiles (modelo del costo), en la Universidad no deberán existir elementos completamente depreciados que todavía estén en uso. Así pues, al evaluar la razonabilidad de dichas vidas útiles se determina el uso o destinación que se le asignará a cada Propiedad, planta y equipo.

DEPRECIACIÓN POR COMPONENTES

Un componente de un activo es un elemento que hace parte de otro activo pero que por sus características, funciones o actividades que desempeñan durante su vida útil, puede ser tratado como un activo independiente.

Para que un componente de un activo sea tratado como un activo separado debe cumplir las siguientes características:

      • Que cumpla con las condiciones planteadas.
      • Que sean de interés para la Universidad, de tal forma que se realice un seguimiento y control como activo.
      • Que su costo sea superior a un 25% del valor del activo.
      • Que el componente tenga un valor superior 2 SMMLV.
      • Que sea fácilmente identificable como unidad (no como un elemento de un grupo de equipos genéricos que hacen parte de un activo principal).
      • Que el elemento a considerar como componente pueda tener una vida útil diferenciada de otros componentes o del activo principal del cual hace parte.

Los activos que la Universidad, depreciará por componentes son:

      1. a) Construcciones y edificaciones: sus componentes serán vías, domos, parqueaderos, garitas de las entradas.
      2. b) Vehículos:

RETIROS Y BAJA EN CUENTAS

La Universidad dará de baja en cuentas una partida de Propiedad, planta y equipo:

      • Cuando no disponga de él;
      • Cuando la Universidad no espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o por su venta, y se reconocerá la pérdida en el estado de resultados correspondiente.
      • Cuando este en desuso.
      • Cuando este obsoleto
      • Cuando este en mal estado y no se tengan intenciones de repararlo.
      • Cuando se pierda y no se tenga el control del mismo.
      • Por políticas ambientales.
      • Por donación de los activos fijos.
      • Por Siniestro.
      • Las demás contempladas en el acuerdo de bajas.

Una entidad determinará la ganancia o pérdida procedente de la baja en cuentas de un elemento de Propiedad, planta y equipo, como la diferencia entre el producto neto de la venta, si lo hubiera, y el importe en libros del elemento.

DETERIORO DE VALOR

Al final del período contable, la Universidad debe asegurar que el costo neto en libros de los activos no exceda su valor recuperable. Para eso tomara en consideración lo siguiente:

ANÁLISIS DE INDICADORES

La Universidad evalúa al final de cada cierre contable anual, si sus activos presentan indicios de deterioro de valor, y si existen estos indicios, la Universidad procede a estimar el valor recuperable para cada activo. Al evaluar si existe algún indicio de que pueda haberse deteriorado el valor de sus activos, se analizarán los siguientes lineamientos y de cumplirse mínimo dos (2) de estos la Universidad procederá a realizar el cálculo del valor recuperable.

Al evaluar si existe algún indicio de que pueda haberse deteriorado el valor de un activo, la entidad considerará, como mínimo, los siguientes indicios:

Fuentes externas de información:

      1. a) Durante el año, el valor de mercado del activo ha disminuido significativamente.
      2. b) Durante el año, han tenido, o van a tener lugar en un futuro inmediato, cambios significativos con un efecto desfavorable para la Universidad referentes al entorno legal, económico, tecnológico o de mercado en los que ésta ópera, o bien en el mercado al cual va destinado el activo.
      3. c) El importe en libros de los activos netos de la entidad es superior al valor razonable estimado de la entidad en conjunto.

Fuentes internas de información:

      1. a) Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico de un activo.
      2. b) Durante el período han tenido lugar, o se espera que tengan lugar en un futuro inmediato, cambios significativos en la forma en que se usa o se espera usar el activo, que afectarán desfavorablemente a la entidad.
      3. c) Se dispone de evidencia procedente de informes internos, que indica que el rendimiento económico de un activo es, o va a ser, peor que el esperado. En este contexto, el rendimiento económico incluye los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo.

La Universidad, analizara y contestara el siguiente cuestionario anual (check-list):

      • ¿La referencia del activo ha sido reemplazada por otra en el mercado, debido a que existe una mejor tecnología y por ende se podría considerar que el activo ya está obsoleto tecnológicamente?
      • ¿El activo está deteriorado físicamente o ha sufrido algún daño significativo?
      • ¿Se le han efectuado al activo mantenimientos correctivos materiales, que no hayan sido incluidos dentro de lo presupuestado?
      • ¿El activo está siendo utilizado para la actividad u operación para el que fue adquirido?
      • ¿Existe evidencia de que ha cambiado el desempeño económico del activo?
      • ¿El activo se encuentra dentro de un plan de interrupción de su operación?
      • ¿El activo está disponible para la venta o se ha considerado la baja del activo?
      • ¿Han salido al mercado nuevas tecnologías que reemplacen en corto tiempo (menos de un año) la operatividad del equipo, dejándolo obsoleto?

Se deben registrar el deterioro por obsolescencia disminuyendo los activos (Propiedad, planta y equipo) en cuentas contables separadas por cada grupo de activos, reconociéndolo en resultados del período.

La Universidad evalúa al final de cada cierre contable anual, si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro de valor reconocida, en períodos anteriores, para un activo, ya no existe o podría haber disminuido. Si existiera tal indicio, la Universidad estimará de nuevo el valor recuperable del activo.

5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN.

La Universidad revela en sus estados financieros la información que se enuncia a continuación, por clases de Propiedad, planta y equipo:

      1. Las bases de medición utilizadas para determinar el importe bruto en libros.
      2. Los métodos de depreciación utilizados.
      3. Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas.
      4. El importe bruto en libros y la depreciación acumulada (agregada con pérdidas por deterioro del valor acumuladas), al principio y final del período sobre el que se informa.
      5. Una conciliación entre los importes en libros al principio y al final del período sobre el que se informa, que muestre por separado:
      • Las adiciones.
      • Las disposiciones.
      • Las adquisiciones mediante combinaciones de negocios.
      • Las transferencias a propiedades de inversión, si una medición fiable del valor razonable pasa a estar disponible (véase el párrafo 16.8).
      • Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el resultado de acuerdo con la Sección 27 de las NIIF para pymes.
      • La depreciación.
      • Otros cambios.

No es necesario presentar esta conciliación para períodos anteriores.

La Universidad debe revelar también:

      1. La existencia e importes en libros de las Propiedad, planta y equipo a cuya titularidad la entidad tiene alguna restricción o que está pignorada como garantía de deudas.
      2. El importe de los compromisos contractuales para la adquisición de Propiedad, planta y equipo.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 17 de las NIIF para pymes – Propiedad, planta y equipos. Sección 27 Deterioro del valor de los activos.

XI. PROPIEDADES DE INVERSIÓN

1. OBJETIVO

Indicar las pautas para el reconocimiento, medición y presentación de los activos que la Universidad clasifica como Propiedad de Inversión, mediante la determinación de su valor razonable en cada fecha que informa si se puede medir fiablemente, o utilizando el modelo del costo – depreciación.

2. ALCANCE

La Universidad aplicará a los activos tangibles, tales como terrenos o edificios que cumplen la definición de propiedades de inversión, así como a ciertas participaciones en propiedades mantenidas por un arrendatario, dentro de un acuerdo de arrendamiento operativo, de acuerdo al párrafo 16.2.

Las siguientes son las clases de Propiedad Inversiones que posee la Universidad:

      • Construcciones y edificaciones.

Los cambios en el valor razonable a cada fecha de reporte se reconocerán directamente al estado de resultados.

3. DEFINICIONES

Propiedad de Inversión: son (terrenos o edificios, o partes de un edificio, o ambos) que posee la Universidad para arrendar bajo un arrendamiento o para obtener rentas, plusvalías o ambas, y no para (Párrafo 16.2):

      1. su uso en la producción o suministro de bienes o servicios, o para fines administrativos, o
      2. su venta en el curso ordinario de las operaciones.

Cambio del valor razonable: corresponde al efecto de la variación en el valor razonable en la fecha que se informa.

Valor razonable: el importe por el cual puede intercambiarse un activo, cancelarse un pasivo o intercambiarse un instrumento de patrimonio concedido, entre partes interesadas y debidamente informadas que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua.

Valor presente: son los flujos futuros de efectivo que se espera obtener de un activo.

Pérdida por deterioro del valor: es el valor en que excede el importe en libros de un activo o unidad generadora de efectivo a su importe recuperable.

Importe depreciable: es el costo de un activo o el importe que lo sustituya (en los Estados Financieros) menos el valor residual.

4. POLÍTICA CONTABLE

Se describen a continuación, las políticas contables establecidas por la Universidad para el reconocimiento, medición inicial y posterior, para cada clase de propiedad de inversión.

4.1. RECONOCIMIENTO INICIAL

La Universidad reconoce como Propiedad de inversión aquellas propiedades que cumplen con la totalidad de los siguientes requisitos:

      • Que sea un recurso tangible, identificable y controlado por la Universidad.
      • Que sea probable que la Universidad obtenga beneficios económicos futuros derivados de rentas, plusvalías o ambas.

4.2. MEDICIÓN INICIAL

La Universidad reconocerá Las Propiedades de inversión por su costo. El costo de una propiedad de inversión comprada comprende su precio de compra y cualquier gasto directamente atribuible, tal como honorarios legales y de intermediación, impuestos por la transferencia de propiedad y otros costos de transacción. Si el pago se aplaza más allá de los términos normales del crédito, el costo es el valor presente de todos los pagos futuros. (Párrafo 16.5).

4.3. MEDICIÓN POSTERIOR

La Universidad medirá las Propiedades de inversión al valor razonable en cada fecha sobre la que se informa, reconociendo en resultados los cambios en el valor razonable. (Párrafo 16.7).

Todas las demás propiedades de inversión se contabilizarán como propiedades, planta y equipo, utilizando el modelo de costo depreciación-deterioro del valor, de acuerdo al párrafo 16.8.

5. REVELACIONES

La Universidad incluirá las siguientes las revelaciones de acuerdo con lo indicado en el párrafo 16.10:

      • Los métodos e hipótesis significativos empleados en la determinación del valor razonable de las propiedades de inversión.

      • Para efectos del valor razonable se indicará el nombre o razón social de la entidad o persona que elaboró la respectiva tasación de mercado o avalúo con su correspondiente registró otorgado por las autoridades competentes y demás datos que se consideren pertinentes. Si no hubiera tenido lugar dicha forma de valoración y se hubiera utilizado otro método técnico e valoración se informará este hecho.

      • La existencia e importe de las restricciones a la realización de las propiedades de inversión, al cobro de los ingresos derivados de las mismas o de los recursos obtenidos por su disposición.

      • Las obligaciones contractuales para adquisición, construcción o desarrollo de propiedades de inversión, o por concepto de reparaciones, mantenimiento o mejoras de las mismas.

      • Una conciliación entre el importe en libros de las propiedades de inversión al inicio y al final del período, que muestre por separado lo siguiente:

      • Adiciones, revelando por separado las procedentes de adquisiciones a través de combinaciones de negocios.
      • Ganancias o pérdidas netas procedentes de los ajustes al valor razonable.
      • Transferencias a, y desde, propiedades de inversión registradas al costo menos la depreciación y el deterioro de valor acumulados.
      • Las transferencias de propiedades a inventarios, o de inventarios a propiedades, y hacia o desde propiedades ocupadas por el dueño.

        XII. ACTIVOS BIOLÓGICOS

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los activos biológicos para la Universidad

2. ALCANCE

Proporcionar una guía sobre la información financiera para actividades agropecuarias. La Universidad tiene los siguientes tipos de activos biológicos:

      • Semovientes bovinos
      • Plantación de Café

3. DEFINICIONES

Semovientes (ganado vacuno): animales que están destinados al mejoramiento genético, así como los destinados a las diferentes actividades de producir carne y leche.

Activos biológicos: Incluye los vegetales y animales vivientes utilizados en la actividad agropecuaria. Son reconocidos como activos biológicos: los árboles frutales, cultivos de Café, los árboles cuya madera se utilizan para la leña, etc. Pueden estar en crecimiento, en producción o terminado.

Terminados: Los que han completado su proceso de desarrollo biológico y están en condiciones de

      1. Ser vendidos
      2. Transformados en productos agropecuarios.
      3. Utilizados en otros procesos productivos.

Valor razonable: Es el precio que se recibiría por vender un activo o que se pagaría por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes de mercado en la fecha de la medición.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

4.1. RECONOCIMIENTO INICIAL

La Universidad reconocerá un activo biológico o un producto agrícola cuando, y solo cuando:

(a) la entidad controle el activo como resultado de sucesos pasados;

(b) sea probable que fluyan a la entidad beneficios económicos futuros asociados con el activo; y

(c) el valor razonable o el costo del activo puedan ser medidos de forma fiable, sin un costo o esfuerzo desproporcionado.

MEDICIÓN INICIAL

VALOR RAZONABLE

La Universidad medirá un activo biológico en el momento del reconocimiento inicial, y en cada fecha sobre la que se informe, a su valor razonable menos los costos de venta. Los cambios en el valor razonable menos los costos de venta se reconocerán en resultados.

Los productos agrícolas cosechados o recolectados que procedan de activos biológicos de una entidad se medirán a su valor razonable menos los costos de venta en el punto de cosecha o recolección. Esta medición será el costo a esa fecha, cuando se aplique la Sección 13 Inventarios u otra sección de esta NIIF que sea de aplicación.

En la determinación del valor razonable, una entidad considerará lo siguiente:

      • Si existiera un mercado activo para un determinado activo biológico o para un producto agrícola en su ubicación y condición actuales, el precio de cotización en ese mercado será la base adecuada para la determinación del valor razonable de ese activo. Si una entidad tuviera acceso a mercados activos diferentes, usará el precio existente en el mercado en el que espera operar.
      • Si no existiera un mercado activo, una entidad utilizará uno o más de la siguiente información para determinar el valor razonable, siempre que estuviesen disponibles:

(i) el precio de la transacción más reciente en el mercado, suponiendo que no haya habido un cambio significativo en las circunstancias económicas entre la fecha de la transacción y el final del período sobre el que se informa;

(ii) los precios de mercado de activos similares, ajustados para reflejar las diferencias existentes; y

(iii) las referencias del sector, tales como el valor de un huerto expresado en términos de envases estándar para la exportación, fanegas o hectáreas; o el valor del ganado expresado por kilogramo de carne.

En algunos casos, las fuentes de información enumeradas en los apartados (a) o (b) pueden sugerir diferentes conclusiones sobre el valor razonable de un activo biológico o de un producto agrícola. Una entidad considerará las razones de esas diferencias, para llegar a la estimación más fiable del valor razonable, dentro de un rango relativamente estrecho de estimaciones razonables.

En algunas circunstancias, el valor razonable puede ser fácilmente determinable, sin un costo o esfuerzo desproporcionado, aun cuando no haya disponibles precios o valores determinados por el mercado para un activo biológico en su condición actual. La Universidad considerará si el valor presente de los flujos de efectivo netos esperados procedentes del activo descontados a una tasa corriente de mercado da lugar a una medición fiable del valor razonable.

MODELO DEL COSTO

La Universidad medirá los activos biológicos cuyo valor razonable no sea fácilmente determinable sin costo o esfuerzo desproporcionado, al costo menos cualquier amortización / agotamiento y cualquier pérdida por deterioro del valor acumulada.

4.2 MEDICIÓN POSTERIOR

MODELO VALOR RAZONABLE

La Universidad medirá un activo biológico a su valor razonable menos los costos de venta. Los cambios en el valor razonable menos los costos de venta se reconocerán en resultados afectando la cuenta de activo.

MODELO DEL COSTO

La Universidad medirá los activos biológicos al costo menos cualquier amortización / agotamiento y cualquier pérdida por deterioro del valor acumulada. La Universidad tendrá que definir la vida útil de los activos biológicos.

5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN

La Universidad revelará lo siguiente con respecto a sus activos biológicos medidos al valor razonable:

(a) Una descripción de cada clase de activos biológicos.

(b) Los métodos y las hipótesis significativas aplicadas en la determinación del valor razonable de cada categoría de productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección y de cada categoría de activos biológicos.

(c) Una conciliación de los cambios en el importe en libros de los activos biológicos entre el comienzo y el final del período corriente. La conciliación incluirá:

(i) La ganancia o pérdida surgida de cambios en el valor razonable menos los costos de venta.

(ii) Los incrementos procedentes de compras.

(iii) Los decrementos procedentes de la cosecha o recolección.

(iv) Los incrementos procedentes de combinaciones de negocios.

(v) Otros cambios.

La Universidad revelará lo siguiente con respecto a los activos biológicos medidos utilizando el modelo del costo:

(a) Una descripción de cada clase de activos biológicos.

(b) Una explicación de la razón por la cual no puede medirse con fiabilidad el valor razonable.

(c) El método de amortización / agotamiento utilizado.

(d) Las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas.

(e) El importe en libro bruto y la depreciación acumulada (a la que se agregarán las pérdidas por deterioro del valor acumuladas), al principio y al final del período.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 34 – actividades especiales.

XIII. COMBINACIÓN DE NEGOCIOS Y PLUSVALÍA

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las combinaciones de negocios y las plusvalías resultantes de estos.

2. ALCANCE

Se aplicará a la contabilización de las combinaciones de negocios, proporcionando una guía para la identificación de la adquirente, la medición del costo de la combinación de negocios, la contabilidad de la plusvalía tanto en el momento de una combinación de negocios como posteriormente.

3. DEFINICIONES

Combinación de negocios: Es la unión de entidades o negocios separados en una única entidad que informa. El resultado de casi todas las combinaciones de negocios es que una entidad, la adquirente, obtiene el control de uno o más negocios distintos, la adquirida. La fecha de adquisición es aquélla en la que la adquirente obtiene el control efectivo sobre la adquirida

Plusvalía: Beneficios económicos futuros procedentes de activos que no han podido ser identificados individualmente y reconocidos por separado

Valor razonable: Es el precio que se recibiría por vender un activo o que se pagaría por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes de mercado en la fecha de la medición.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

4.1. CONTABILIZACIÓN

La Universidad contabilizará todas las combinaciones de negocios aplicando el método de la adquisición, involucrando los siguientes pasos:

      1. Identificación de una adquirente.
      2. Medición del costo de la combinación de negocios.
      3. Distribución, en la fecha de adquisición, del costo de la combinación de negocios entre los activos adquiridos y los pasivos, y las provisiones para los pasivos contingentes

Cuando un acuerdo de combinación de negocios incorpore algún ajuste al costo de la combinación que depende de sucesos futuros, la Universidad incluirá el importe estimado de ese ajuste en el costo de la combinación en la fecha de adquisición, si dicho ajuste es probable y puede ser medido de forma fiable. Sin embargo, si el ajuste potencial no se reconoce en la fecha de la adquisición, pero posteriormente se convierte en probable y puede ser medido de manera fiable, la contraprestación adicional deberá tratarse como un ajuste al costo de la combinación.

Si la contabilización inicial de una combinación de negocios está incompleta al final del período sobre el que se informa en el que la combinación ocurre, la Universidad reconocerá en sus estados financieros los importes provisionales de las partidas cuya contabilización está incompleta. En el plazo de doce meses a partir de la fecha de adquisición, la Universidad ajustará retroactivamente los importes provisionales reconocidos como activos y pasivos en la fecha de adquisición para reflejar la nueva información obtenida

PLUSVALÍA

La Universidad en la fecha de adquisición deberá:

      1. Reconocerá como un activo la plusvalía adquirida en una combinación de negocios, y
      2. Medirá inicialmente esa plusvalía a su costo, siendo éste el exceso del costo de la combinación de negocios sobre la participación de la Universidad en el valor razonable neto de los activos, pasivo y pasivos contingentes identificables reconocidos de acuerdo con el párrafo 19.14.

Después del reconocimiento inicial, la Universidad medirá la plusvalía adquirida en una combinación de negocios al costo menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas. Si la vida útil de la plusvalía no puede establecerse con fiabilidad se determinará sobre la base de la mejor estimación de la gerencia y no excederá de diez años. En relación con el reconocimiento y medición del deterioro del valor de la plusvalía, la Universidad seguirá los lineamientos consignados en la Sección 27 Deterioro del Valor de los Activos.

Si la participación de la Universidad en el valor razonable neto de los activos, pasivos y provisiones para los pasivos contingentes identificables, excediese al costo de la combinación de negocios (diferencia a veces denominada ‘plusvalía negativa’), la misma reconocerá inmediatamente en el resultado del período, cualquier exceso que se presente.

5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN

La Universidad revelará lo siguiente con respecto a sus combinaciones de negocios efectuadas durante el período sobre el que se informa:

      1. Los nombres y descripciones de las entidades o negocios combinados.
      2. La fecha de adquisición.
      3. El porcentaje de instrumentos de patrimonio con derecho a voto adquiridos.
      4. El costo de la combinación, y una descripción de los componentes de éste (tales como efectivo, instrumentos de patrimonio e instrumentos de deuda).
      5. Los importes reconocidos, en la fecha de adquisición, para cada clase de activos, pasivos y pasivos contingentes de la adquirida, incluyendo la plusvalía.
      6. El importe de cualquier exceso reconocido en el resultado del período de acuerdo con el párrafo 19.24, y la partida del estado del resultado integral (y el estado de resultados, si se presenta) en la que esté reconocido dicho exceso.
      7. Una descripción cualitativa de los factores que constituyen la plusvalía reconocida, tales como sinergias esperadas de las operaciones combinadas de la adquirida y la Universidad, activos intangibles u otras partidas no reconocidas de acuerdo con el párrafo 19.15.

Para todas las combinaciones de negocio la Universidad debe revelar la siguiente información:

Se revelará información sobre las vidas útiles utilizadas para la plusvalía y una conciliación del importe en libros de la plusvalía al principio y al final del período, mostrando por separado:

      1. Los cambios que surgen de las nuevas combinaciones de negocios.
      2. Las pérdidas por deterioro del valor.
      3. Las disposiciones de negocios adquiridos previamente.
      4. Otros cambios.

No es necesario presentar esta conciliación para períodos anteriores

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 19 – Combinaciones de negocio y plusvalía.

XIV. ACTIVOS FINANCIEROS

1. OBJETIVO

El objetivo de esta política contable es definir los criterios para el reconocimiento y medición de los activos financieros o inversiones que posee la Universidad.

2. ALCANCE

Esta política contable ha sido elaborada con base a los instrumentos financieros de Inversiones con los que cuenta la Universidad a la fecha de emisión de la misma y será actualizada en el caso que existan nuevos instrumentos financieros de este tipo que no estén bajo su alcance o en el caso de que las NIIF aplicables tengan actualizaciones que deban ser incluidas en esta política. Por lo anterior, se aplica para la contabilización de inversiones en activos financieros, tales como:

      • CDT que no cumplan con la definición de equivalentes a efectivo, citada en la política contable NIIF de efectivo.
      • Compra de cartera
      • Acciones

3. DEFINICIONES

Instrumento financiero: es cualquier contrato que da lugar a un activo financiero en una Compañía y a un pasivo financiero o un instrumento de patrimonio en otra Compañía.

Activo financiero: cualquier activo que sea:

      1. efectivo;
      2. un instrumento de patrimonio de otra entidad;
      3. un derecho contractual:

- a recibir efectivo u otro activo financiero de otra entidad; o

- a intercambiar activos financieros o pasivos financieros con otra entidad, en condiciones que sean potencialmente favorables.

Instrumento de patrimonio: es cualquier contrato que ponga de manifiesto una participación residual en los activos de las entidades después de deducir todos sus pasivos, por ejemplo, las acciones ordinarias, preferentes entre otros.

Costo amortizado de un activo financiero:

Corresponde al neto de los siguientes importes:

      1. el importe al que se mide en el reconocimiento inicial el activo financiero o el pasivo financiero, menos los reembolsos del principal,
      2. más o menos la amortización acumulada, utilizando el método del interés efectivo, de cualquier diferencia existente entre el importe en el reconocimiento inicial y el importe al vencimiento,
      3. menos, en el caso de un activo financiero, cualquier reducción (reconocida directamente o mediante el uso de una cuenta correctora) por deterioro del valor o incobrabilidad.

Los activos financieros y los pasivos financieros que no tengan establecida una tasa de interés y se clasifiquen como activos corrientes o pasivos corrientes se miden inicialmente a un importe no descontado, por lo tanto, el apartado (c) anterior no se aplica a estos.

Costos incrementales o costos de transacción: son las erogaciones directamente atribuibles a la compra de un activo financiero. Un costo incremental es aquél en el que no se habría incurrido si las entidades no hubiesen adquirido el instrumento financiero. Éstos comprenden los dineros pagados al comisionista y otras directamente relacionadas con la adquisición.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

La Universidad elige aplicar las disposiciones de la Sección 11, para contabilizar el reconocimiento y medición de todos sus activos financieros.

Las inversiones de la Universidad se miden en las siguientes categorías:

- Inversiones al costo amortizado.

- Inversiones al costo menos deterioro de valor.

La clasificación depende del propósito con el que se adquirieron los activos financieros y esta clasificación determina la valoración posterior de los activos financieros.

ACTIVOS FINANCIEROS AL COSTO AMORTIZADO

Las inversiones al costo amortizado son activos financieros de renta fija, tales como: Bonos, CDT a más de 3 meses, entre otros; sobre los cuales la Universidad conserva los flujos contractuales del activo por un período de tiempo o mantenerlas hasta el vencimiento.

4.1 RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL

Se reconocen en el momento en que la Universidad obtiene el derecho a recibir en el futuro flujos de efectivo de la inversión, lo cual ocurre cuando se realiza el pago. Se reconoce por su precio de transacción más los costos de transacción o costos incrementales. Aquellas inversiones con vencimiento superior a 1 año, se contabilizarán como inversiones de largo plazo.

4.2 MEDICIÓN POSTERIOR

Al cierre contable mensual los activos financieros de renta fija, se valoran al costo amortizado utilizando el método de la tasa de interés efectiva, esto independiente de la periodicidad con la que se cancelen los intereses y se pague el capital del activo financiero. Los rendimientos por cobrar por cada título se reconocen en una sub cuenta, con base en la tasa pactada de interés conocida para el período sobre el cual se liquiden intereses, la contra partida corresponderá a un ingreso del período.

El procedimiento para determinar el método de la tasa de interés efectiva por activo financiero:

      1. a) Elaborar una tabla de amortización del activo financiero de acuerdo a las características del título (incluyendo intereses y capital), teniendo en cuenta: el plazo, fecha de inicio, fecha de vencimiento, el tipo de interés a utilizar y la forma de pagar capital e intereses (periodicidad del pago: mensual, trimestral, semestral, anual, entre otros).
      2. b) Elaborar una proyección del flujo de efectivo mensual por activo financiero, teniendo en cuenta la salida del dinero y las entradas de efectivo correspondientes a intereses y capital.
      3. c) Calcular con el flujo de efectivo de la inversión, la tasa que iguala todos los flujos en un mismo período, que esto es, la TIR – Tasa Interna de Retorno de los mismos. Descontar (valor presente) dichos pagos futuros con la TIR – Tasa Interna de Retorno hallada.
      4. d) Actualizar para el cierre contable, la proyección de los flujos de efectivos para los activos financieros a los que se les ha cambiado las condiciones pactadas inicialmente: tasa de interés y plazo, entre otros. Esto aplica si el interés pactado corresponde a tasas variables.

La tasa que se halle en el numeral d) es conocida como la tasa de interés efectiva del activo, la cual debe ser expresada periódica mensual para poder realizar el reconocimiento de los rendimientos que se cancelarán en un período próximo.

La diferencia entre la valoración por costo amortizado y el saldo en libros del activo financiero corresponde a un ingreso o gasto financiero, contra un mayor o menor valor del activo financiero.

La tasa de interés efectiva es la tasa de descuento que iguala exactamente los flujos de efectivo por cobrar estimados a lo largo de la vida esperada del instrumento financiero o cuando sea adecuado, en un período más corto, con el valor en libros del activo financiero. La tasa de interés efectiva se determina sobre la base del valor en libros del activo financiero en el momento del reconocimiento inicial. Según el método del interés efectivo:

RENDIMIENTOS FINANCIEROS

Tratándose de renta fija, los rendimientos se reconocen como un mayor valor de la inversión (sub cuenta contable destinada para este propósito). Éstos se calculan tomando el saldo adeudado multiplicado por la tasa de interés efectiva expresada en términos periódicos mensuales. Cuando se reciban rendimientos sólo se reversa dicha causación de intereses por el valor a cancelar por el período correspondiente, contra la entrada efectiva del dinero, y cualquier diferencia que se genere entre ambos valores corresponde a un gasto o ingreso financiero.

BAJA EN CUENTAS

La Universidad dará de baja en cuentas un activo financiero correspondiente a inversiones solo cuando:

      1. Expiren o se liquiden los derechos contractuales sobre los flujos de efectivo del activo financiero, o
      2. Se transfieran sustancialmente a terceros todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo financiero, o

iii. La Universidad a pesar de haber conservado algunos riesgos y ventajas inherentes a la propiedad significativos, ha transferido el control del activo a otra parte, y éste tiene la capacidad práctica de vender el activo en su integridad a una tercera parte no relacionada y es capaz de ejercer esa capacidad unilateralmente y sin necesidad de imponer restricciones adicionales sobre la transferencia. En este caso, la Universidad:

      1. a) da de baja en cuentas el activo, y
      2. b) reconoce por separado los derechos y obligaciones conservados o creados en la transferencia. Cualquier diferencia entre la contraprestación recibida y el importe reconocido y dado de baja en cuentas de acuerdo con este párrafo deberá ser reconocido en el estado de resultados en el período de la transferencia.

Si una transferencia no da lugar a una baja en cuentas porque ha conservado riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo transferido, continuará reconociendo el activo transferido como una inversión y reconocen un pasivo financiero por la contraprestación recibida.

PÉRDIDA POR DETERIORO DE VALOR ACTIVOS FINANCIEROS

Todos los activos financieros, excepto los llevados al valor razonable con cambios en resultados, están sujetos a revisión por deterioro del valor. Esto dado que se actualiza su valor de acuerdo al precio cotizado mensualmente en el mercado o mediante una técnica de valoración apropiada.

La Universidad evalúa al cierre contable anual si existe evidencia objetiva de que un activo financiero que se mida al costo menos deterioro de valor o al costo amortizado en la fecha de este análisis, está deteriorado. Si tal evidencia existiese, la Universidad reconoce el importe de cualquier pérdida por deterioro del valor. El monto de la pérdida se reconoce en el estado de resultados como un gasto del período, contra un menor valor de la inversión, en una sub cuenta del rubro contable de inversiones (cuenta de carácter crédito).

Las pérdidas esperadas como resultado de eventos futuros, sea cual fuere su probabilidad, no se reconocen.

La evidencia objetiva de que un activo o un grupo de activos están deteriorados incluye la información observable que requiera la atención de la Universidad, y si cumple dos (2) de los siguientes eventos que causan la pérdida:

      1. Dificultades financieras significativas del emisor.
      2. Incumplimiento en el pago de los rendimientos desde el primer vencimiento o el principal.
      3. Es probable que el emisor entre en quiebra o en otra forma de reorganización financiera.
      4. La desaparición de un mercado líquido o dinámico para el activo financiero en cuestión, debido a dificultades financieras.
      5. Evaluación de la situación financiera del emisor de la inversión. Por ejemplo, una disminución de la calificación de riesgo global del emisor y/o específica del título.

Sin embargo, el área de sindicatura utilizará su juicio profesional para estimar el importe de cualquier pérdida por deterioro del valor.

MEDICIÓN DEL DETERIORO DE VALOR

De presentarse como mínimo dos (2) eventos, se debe realizar el cálculo del deterioro de valor. Se mide la pérdida por deterioro del valor de la siguiente forma:

- Para un instrumento medido al costo amortizado, la pérdida por deterioro es la diferencia entre el valor en libros del activo y el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados descontados, utilizando la tasa de interés efectivo original del activo. Si este instrumento financiero tiene una tasa de interés variable, la tasa de descuento para medir cualquier pérdida por deterioro del valor será la tasa de interés efectiva actual, determinada según el contrato.

REVERSIÓN PÉRDIDA DEL DETERIORO DE VALOR

Si en períodos posteriores el valor de una pérdida por deterioro del valor disminuyese y la disminución puede relacionarse objetivamente con un hecho ocurrido con posterioridad al reconocimiento del deterioro (tal como una mejora en la calificación crediticia del deudor), la Universidad revierte la pérdida por deterioro reconocida inicialmente. La reversión no dará lugar a un valor en libros del activo financiero mayor al inicialmente reconocido, si se llegase a presentar diferencia por mayor valor éste se contabilizará a la cuenta de ingreso correspondiente.

5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN

La Universidad presenta las inversiones según su clasificación, y serán presentadas como activos corrientes cuando: i) espera venderlo o tiene la intención de venderlo en el corto plazo o ii) mantiene el activo principalmente con fines de negociación; de lo contrario será clasificado como activo financiero no corriente.

Revela, en el resumen de las políticas contables significativas, las bases de medición utilizada para activos financieros.

Revela los valores en libros de:

      1. a) Activos financieros que son instrumentos de deuda medidos al costo amortizado.

Baja en cuentas:

Si la Universidad ha transferido activos financieros a una tercera parte en una transacción que no cumple las condiciones para la baja en cuentas, revela para cada clase de estos activos financieros:

      1. a) La naturaleza de los activos.

Partidas de ingresos, gastos, ganancias o pérdidas:

Revela las siguientes partidas de ingresos, gastos, ganancias o pérdidas:

      1. a) Activos financieros medidos al costo amortizado.
      2. b) Ingresos por intereses totales (calculados utilizando el método del interés efectivo) por activos financieros que no se miden al valor razonable con cambios en resultados.
      3. c) El importe de las pérdidas por deterioro de valor para cada clase de activo financiero.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 11 – Instrumentos Financieros Básicos de la NIIF para las pymes. Sección 12 – Otros Temas relacionados con los Instrumentos Financieros.

 

XV. PASIVOS FINANCIEROS

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las obligaciones financieras de la Universidad como resultado del dinero recibido de bancos, entidades e instituciones financieras entre otros intermediarios financieros.

2. ALCANCE

Esta política contable aplica para los pasivos financieros presentados en el Estado de Situación Financiera de la Universidad, así:

- Créditos y sobregiros bancarios

- Pagarés a corto y largo plazo

- Pasivos por arrendamientos financieros: corresponden a obligaciones que surgen de los contratos de arrendamiento financiero que se suscriben con el ánimo de financiar la adquisición de activos, a través de una compañía financiera.

3. DEFINICIONES

Costos de Transacción: son los costos incrementales directamente atribuibles a la compra, emisión, venta o disposición por otra vía de un pasivo financiero.

Costos incrementales: un costo incremental es aquel en el que no se habría incurrido si la entidad no hubiese adquirido, emitido, dispuesto del instrumento financiero.

Garantía: es un contrato accesorio, cuyo objeto es asegurar el cumplimiento de una obligación principal. Para el caso específico del crédito, lo que se busca con la garantía es amparar la obligación del deudor de cumplir con el pago del préstamo que se le ha otorgado, disminuyendo de esta forma el riesgo de un eventual incumplimiento.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

Los pasivos por obligaciones financieras son instrumentos financieros básicos bajo NIIF para las pymes, de los cuales surge la obligación de la Universidad, a transferir efectivo u otro activo financiero, a otra entidad para cancelar las obligaciones surgidas en dichos contratos financieros.

4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN

La Universidad, reconoce sus pasivos financieros, en el momento en que se convierte en parte obligada (adquiere obligaciones), según los términos contractuales de la operación, lo cual sucede usualmente cuando se recibe el préstamo (dinero).

Se miden inicialmente por su valor nominal menos los costos de transacción directamente atribuibles a la obligación financiera. Estos costos podrán ser: honorarios, comisiones pagadas a agentes y asesores, en el momento inicial de la negociación del crédito.

Los costos de transacción (costos en los que incurre la Universidad al adquirir la obligación financiera) serán reconocidos como gasto.

      • Aprobación del crédito

La aprobación de un crédito por una entidad financiera o un tercero, no genera aún obligaciones ciertas a favor de terceros que deban ser reconocidas en el balance general como pasivos, debido a que no se han transferido los riesgos y beneficios sobre el dinero. La aprobación del crédito puede generar obligaciones contingentes, de acuerdo a la Política de Provisiones, Activos y Pasivos Contingentes, por lo cual deben ser reveladas en notas a los Estados Financieros, indicando el nombre de la entidad financiera, el tipo de crédito y valor.

      • Entrega de garantías

Las garantías que se otorgan a las entidades financieras en respaldo de las obligaciones, aun cuando no generan la salida de recursos de la Universidad, si generan obligaciones contingentes que deben ser reveladas en notas a los estados financieros.

Las garantías que han sido entregadas en respaldo de las obligaciones financieras adquiridas, deben ser reconocidas en el momento en que se realiza el proceso legal jurídico que le otorgue al acreedor un derecho futuro.

Reconocimiento inicial de los costos financieros

El reconocimiento de los costos financieros se efectúa de acuerdo con los siguientes criterios:

Comisiones posteriores: comprenden todas las comisiones que cobra la entidad financiera o el tercero y que son necesarias para la consecución del crédito. Estas se miden por el valor acordado entre las partes y se deben incluir en la preparación del flujo de efectivo del crédito que es utilizado para la medición posterior del mismo; y se reconoce como gasto.

Intereses sobre la deuda: los intereses sobre la deuda se reconocen como un mayor valor del crédito (sub cuenta contable de obligaciones financieras de naturaleza crédito). Se reconocerán de acuerdo a lo pactado con la entidad financiera u otro tercero y se deben incluir en la preparación del flujo de efectivo del crédito que es utilizado para la medición posterior del mismo.

Otros gastos financieros: cualquier otro gasto asociado con las obligaciones financieras diferentes de las mencionadas anteriormente, se reconocen como gastos en el momento en que se incurre en ellos. Los otros gastos bancarios se miden por el valor acordado o pagado.

4.2. MEDICIÓN POSTERIOR

Los pasivos financieros a corto plazo (menos de 12 meses), con o sin tasa de interés establecida, se pueden medir por el valor del contrato original si el efecto del descuento no es importante (esto es, cuando el valor descontado no difiera en más de un 10% del total del valor nominal de la obligación financiera). Por ende, los flujos de efectivo relativos a los pasivos financieros a corto plazo, en principio no se descontarán trayendo a valor presente.

Los pasivos financieros a largo plazo (más de 12 meses) serán mensualmente valorados al costo amortizado, utilizando el método de la tasa de interés efectiva, esto independiente de la periodicidad con la que se cancelen los intereses, comisiones y se abone al capital del crédito de acuerdo a las cuotas pactadas con la entidad financiera; la Universidad, procederá a realizar la causación de los intereses y otros costos financieros mensualmente.

Para esto se debe preparar un flujo de efectivo estimado para cada crédito adquirido por la Universidad, donde se tendrán en cuenta todos los costos de transacción atribuibles al pasivo financiero, las proyecciones de las cuotas (interés y abono a capital), y todas las comisiones que la entidad financiera cobre durante el plazo del instrumento. El procedimiento a continuación ilustra cómo se aplica el método de la tasa de interés efectiva por pasivo financiero.

Si la obligación financiera no posee costos incrementales, se podrán reconocer los intereses por pagar de acuerdo a la última tasa de interés conocida para el período correspondiente entre la última fecha de pago de intereses y los días transcurridos al cierre contable mensual. De poseerse costos incrementarles se deberá realizar el procedimiento descrito a continuación:

Procedimiento:

      1. Elaborar una tabla de amortización por crédito, teniendo en cuenta: el plazo, fecha de inicio, fecha de vencimiento, el tipo de interés a utilizar (si es tasa variable se requiere proyección de tasas futuras) y la forma de pagar capital e intereses.
      2. Proyectar las tasas de interés variables futuras (DTF, IPC, IBR O UVR) hasta la fecha de vencimiento del crédito. Se podrá utilizar la última tasa conocida hasta la siguiente fecha de revisión de tasas de interés.
      3. Se debe incluir las comisiones y cualquier otro costo financiero pactado, hasta la fecha de vencimiento del crédito.
      4. Elaborar una proyección del flujo de efectivo mensual por crédito, teniendo en cuenta la entrada del dinero (o entradas de dinero cuando sea el caso) y las salidas de efectivo correspondientes a: pagos de interés, comisión y capital.
      5. Calcular la tasa que iguala todos los flujos en un mismo período (mes), que corresponde a la TIR –Tasa Interna de Retorno del mismo.
      6. Actualizar mensualmente para el cierre contable, la proyección de los flujos de efectivo para los créditos que hayan sufrido variaciones con respecto a las condiciones pactadas inicialmente: tasa de interés y valor de las comisiones a pagar.

La tasa que se halle en el numeral e) es conocida como la tasa de interés efectiva del crédito, la cual deberá ser expresada en término nominal mensual para poder realizar el reconocimiento mensual de los intereses que se cancelarán en un período próximo.

Reconocimiento posterior de los costos financieros

Los intereses por pagar se reconocen mensualmente, calculados según lo pactado con la entidad financiera u otro tercero. Se calculan tomando el saldo adeudado multiplicado por la tasa de interés efectiva expresada en términos nominal mensual. El reconocimiento se realizará debitando el gasto financiero contra un mayor valor de la obligación financiera (sub cuenta contable de intereses de obligaciones financiera de naturaleza crédito). Según la NIIF para pymes, aún si los costos financieros están asociados a una obligación financiera que está siendo utilizada en un activo apto estos cargarán directamente al gasto.

A continuación, se exponen los registros contables para el pago del capital y de intereses relacionados con las obligaciones financieras:

Pago de capital

Los abonos al capital se reconocerán en el momento en que ocurran y se registrarán como un menor valor de la obligación financiera.

Pago de intereses

Cuando se paguen los intereses se debitará la subcuenta contable de intereses de obligaciones financieras (donde se han causado mediante la tasa de interés efectiva expresada en términos mensuales) por el valor a cancelar en el período correspondiente contra la salida del efectivo; en este pago se podrán presentar las siguientes situaciones:

      1. a) Que el interés causado con la tasa de interés efectiva sea superior al valor a cancelar en el período correspondiente, por lo cual se generará un saldo remanente en la subcuenta contable intereses de obligaciones financieras que será revertido en períodos posteriores.
      2. b) Que el interés causado sea inferior al valor a cancelar por el período correspondiente, por lo tanto, la subcuenta de intereses de obligaciones financieras tendrá un saldo débito si en períodos anteriores no se generó un remanente que pueda ser revertido.
      3. c) Que el interés causado sea igual al valor a cancelar por el período correspondiente, caso en el cual, la subcuenta contable de intereses de obligaciones financieras no deberá tener saldo al final del período.

OBLIGACIONES ARRENDAMIENTOS FINANCIEROS

Cuando la Universidad, adquiere un bien tangible o intangible a través de un arrendamiento y éste cumple con las condiciones descritas en la política contable de arrendamientos, para ser clasificado como un arrendamiento financiero, debe reconocer desde la firma de dicho contrato una obligación a favor de la entidad financiera o tercero con el derecho contractual a recibir los flujos de efectivo futuros.

Reconocimiento inicial del arrendamiento financiero

El reconocimiento del pasivo financiero relacionado con un arrendamiento financiero se hará al inicio del arrendamiento, siendo reconocido en el Estado de Situación Financiera, un activo por el bien arrendado y un pasivo por el mismo valor, que será el menor entre el valor razonable del bien arrendado, o el valor presente de los pagos mínimos futuros por el total del arrendamiento (determinados al inicio del arrendamiento).

Al calcular el valor presente de los flujos de efectivo que se deben cancelar durante el plazo del arrendamiento, se tendrán en cuenta:

      1. a) La tasa de descuento es la TIR (tasa interna de retorno) de los flujos de efectivo proyectados del arrendamiento.
      2. b) Se incluyen en el valor del activo arrendado y el pasivo, todos los costos directos iníciales incurridos en la negociación del arrendamiento, tales como: comisiones, honorarios de intermediación y honorarios legales. Dichos costos se reconocen como gastos del período en el estado de resultados.
      3. c) Se incluye el valor estimado de la opción de compra (cuando aplique esta condición en el arrendamiento).
      4. d) No se incluyen cuotas extraordinarias.

Medición Posterior

La Universidad amortizará la deuda mensualmente, por el menor lapso de tiempo entre el plazo del arrendamiento o la vida útil del bien que se arrienda.

La Universidad realizará un flujo de efectivo estimado para cada pasivo generado por un arrendamiento financiero, donde se deberá dividir cada cuota en dos partes, pago de intereses y abono a capital. Se tendrán en cuenta para construir el flujo de efectivo lo siguiente:

      1. a) Se actualiza la proyección del flujo de efectivo mensualmente, para el cierre contable, esto con el fin de que el pasivo financiero sea expresado a valores reales en el Estado de Situación Financiera de cada mes.
      2. b) El cálculo de los cánones se realiza de acuerdo a lo establecido con la entidad financiera, si estos dependen de una tasa variable (DTF, IPC, IBR O UVR), se trabaja con la proyección de las tasas de interés variables para estimar los pagos futuros de intereses. Para actualizar los flujos de efectivo del arrendamiento se tomará la tasa definida por el Gerente Financiero.
      3. c) Con el flujo de efectivo elaborado, (teniendo en cuenta todas las entradas y las salidas) se procede a calcular la tasa que iguala todos los flujos en un mismo período, que es la TIR del mismo.

La tasa que se halle es conocida como la tasa de interés efectiva del crédito, la cual deberá ser expresada a nominal mensual para poder realizar el reconocimiento mensual de los intereses que se cancelarán en un período próximo.

Con esta metodología, la carga financiera total se distribuirá entre los períodos que constituyen el plazo del arrendamiento, de manera que se obtenga una tasa de interés constante en cada mes, aplicada sobre el saldo de la deuda pendiente de amortizar.

Los pagos contingentes se cargan como gastos en los períodos en los que sean incurridos.

RETIRO Y BAJA EN CUENTAS

La Universidad retira de su balance general un pasivo financiero cuando, se haya extinguido la obligación contraída con las entidades financieras o terceros, esto es, cuando la obligación específica en el correspondiente contrato haya sido pagada o cancelada.

Si cambia una obligación financiera por otra (con la misma entidad financiera o con una diferente) y se modifican sustancialmente las condiciones del crédito (plazo, tasa de interés, fecha de vencimiento o montos), se contabilizará como una cancelación del pasivo financiero original y se reconoce un nuevo pasivo financiero. Lo mismo se hará cuando se produzca una modificación sustancial de las condiciones actuales de un pasivo financiero.

La Universidad considerará una modificación sustancial, cuando se modifique el plazo del crédito, un (1) año más o menos del plazo del pasivo financiero original.

Las condiciones de una obligación financiera serán sustancialmente diferentes si el valor A difiere al menos en un 10 % del valor B, por cada uno de los valores se entenderá lo que se describe a continuación:

Valor A: corresponde al valor presente de los flujos de efectivo bajo las nuevas condiciones, descontados con la tasa de interés efectiva original o inicial del crédito; estos flujos deberán incluir el valor neto de cualquier comisión.

Valor B: corresponde al valor presente de los flujos de efectivo futuros, descontados del pasivo financiero existente.

Cualquier diferencia que surja entre el valor en libros del pasivo financiero cancelado y el nuevo pasivo financiero adquirido se reconocerá en el resultado del período.

CANCELACIÓN DE LAS GARANTÍAS

Una vez el crédito ha sido cancelado, de acuerdo con las prácticas financieras de la Universidad, se debe proceder a cancelar la garantía que había sido otorgada. Dicha cancelación para que tenga efectos legales, debe provenir del cumplimiento de un requisito de tipo legal.

En consecuencia, las garantías canceladas se revelarán en notas a los Estados Financieros cuando se haya perfeccionado el documento legal que libera la garantía.

      1. _Toc467484916"> REFERENCIA NORMATIVA

Sección 11 - Instrumentos Financieros Básicos.

Sección 12 - Otros Temas Relacionados con Instrumentos Financieros.

XVI. CUENTAS POR PAGAR

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las cuentas por pagar a acreedores y demás obligaciones de la Universidad.

2. ALCANCE

Esta política contable aplica para las cuentas por pagar que corresponden a pasivos financieros bajo las NIIF para las pymes, provenientes de las obligaciones contraídas por la Universidad., con personas naturales y jurídicas y comprenden:

      1. Cuentas por pagar acreedores: son las obligaciones a cargo de la Universidad, por concepto de bienes y servicios recibidos de personas naturales y jurídicas nacionales y del exterior. El plazo normal de pago es de corto plazo máximo un (1) año. Se agrupa dentro de estos pasivos tales como servicios públicos, honorarios, comisiones, arrendamientos, intereses financieros, compras, impuestos retenidos, retenciones y aportes de nómina.

      1. Acreedores varios: corresponden a retenciones efectuadas por la Universidad sobre las cuentas por pagar a trabajadores, saldos a favor de los fondos administradores de pensiones y otros reintegros.

      1. Impuestos, gravámenes y tasas: registra los dineros pendientes de pago por este concepto.

Esta política contable no aplica para los siguientes hechos económicos, dado a que cada uno posee su política contable específica:

      • Pasivos sobre instrumentos financieros que surjan en obligaciones financieras las cuales aplicarán la política de obligaciones financieras.

      • Las obligaciones financieras y pasivos financieros que surjan de adquisiciones de activos mediante arrendamientos financieros, las cuales aplicarán la política de obligaciones financieras.

      • Las obligaciones laborales para las cuales se aplica la política contable de beneficios a empleados.

3. DEFINICIONES

Pasivo financiero: se entiende como pasivo financiero una obligación contractual a entregar efectivo u otro activo financiero a otra entidad.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

La Universidad reconoce como un pasivo financiero de naturaleza acreedor (cuentas por pagar), los derechos de pago a favor de terceros originados en la prestación de servicios recibidos o la compra de bienes a crédito, y en otras obligaciones contraídas a favor de terceros.

Se reconoce una cuenta por pagar en el Estado de Situación Financiera, en la medida en que se cumplan las siguientes condiciones:

      1. a) Que el servicio o bien haya sido recibido a satisfacción.
      2. b) Que la cuantía del desembolso a realizar pueda ser evaluada con fiabilidad.
      3. c) Que sea probable que como consecuencia del pago de la obligación presente se derive la salida de recursos que llevan incorporados beneficios económicos futuros.

La Universidad ha definido actualmente como políticas de pago a acreedores y otras obligaciones, la cancelación de sus cuentas teniendo en cuenta el acuerdo de servicios.

CUENTAS POR PAGAR DE BIENES Y SERVICIOS

Se incluyen dentro del concepto de cuentas por pagar de bienes y servicios, los pasivos originados por la compra a crédito de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de su objeto social. Estos bienes y servicios pueden ser adquiridos en el país o en el exterior y pueden ser negociados en moneda local o en moneda extranjera.

ACREEDORES POR ARRENDAMIENTOS, SEGUROS, BIENES Y SERVICIOS EN GENERAL

Se incluyen dentro del concepto de acreedores por comisiones, honorarios, arrendamientos, seguros, bienes y servicios en general los pasivos originados por la compra a crédito de bienes y servicios o el uso de activos de propiedad de terceros cuyo destino es servir de apoyo y soporte al desarrollo del objeto social principal de la Universidad.

IMPUESTOS POR PAGAR

Son aquellas cuentas por pagar que surgen de obligaciones tributarias propias de los recaudos y liquidaciones hechas por la Universidad. Su valor es determinable según la normatividad tributaria nacional, departamental o municipal y que deberán ser pagados mensualmente, bimestralmente o de acuerdo a las estipulaciones tributarias en Colombia.

AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS

Corresponden a todo el efectivo u otro activo financiero que se recibe de otra entidad, de manera anticipada al cumplimiento de una obligación contractual por parte de la Universidad recibido por contratos o acuerdos a desarrollar en un tiempo determinado en el futuro, de forma posterior al avance o anticipo recibido.

4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN

El reconocimiento está relacionado con el momento en el cual las obligaciones a favor de terceros son incorporadas a la contabilidad y en consecuencia en los estados financieros.

La medición está relacionada con la determinación del valor que debe registrarse contablemente, para reconocer las obligaciones a favor de terceros por parte de la Universidad.

Los saldos por pagar se reconocen en el momento en que la Universidad se convierte en parte obligada (adquiere obligaciones) según los términos contractuales de la operación. Por lo tanto, deben ser reconocidos como obligaciones ciertas a favor de terceros, las siguientes operaciones y bajo las siguientes circunstancias:

CUENTAS POR PAGAR DE BIENES Y SERVICIOS

Las obligaciones a favor de terceros originados en contratos o acuerdos deben ser reconocidos en la medida en que se cumplan los siguientes requisitos:

      1. a) Que el bien o servicio se ha recibido o se viene recibiendo a satisfacción y se han recibido los riesgos y beneficios del mismo.
      2. b) Es probable que del pago de dicha obligación se derive la salida de recursos que llevan incorporados beneficios futuros.
      3. c) El valor puede ser determinado en forma confiable.

Estos pasivos se reconocerán en la medición inicial al precio de la transacción de compra y los acuerdos contractuales; siempre y cuando la transacción no tenga un plazo superior a los términos comerciales normales (corto plazo).

En el caso que la compra se realice a largo plazo, la medición inicial de la cuenta por pagar será el valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado para un instrumento de deuda similar (semejante en términos de la moneda de transacción, plazo, calificación crediticia del prestatario y tasa de interés del prestatario). Dicha tasa será determinada por el Gerente Financiero, de acuerdo a las condiciones de la cuenta por pagar. La estimación del valor presente, se realizará para aquellas cuentas por pagar que superen 50 salarios mínimos mensuales vigentes.

ACREEDORES POR ARRENDAMIENTOS, SEGUROS, BIENES Y SERVICIOS EN GENERAL

Los acreedores por arrendamientos operativos se reconocen en la medida en que el bien objeto del contrato es utilizado tomando para ello el valor pactado contractualmente.

Las demás obligaciones con acreedores se reconocen en el momento en que se recibe el bien o la prestación del servicio por parte de estos.

IMPUESTOS POR PAGAR

Los impuestos retenidos se reconocen en el momento de la causación de los respectivos hechos económicos que den lugar a los mismos y su cuantía se determina según las tarifas establecidas en la Ley.

INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS

Corresponden a dineros que recibe la Universidad por concepto de:

      • Convenios
      • Pruebas saber
      • Fondos
      • Otros

En estas cuentas contables se reconocen los dineros recibidos por la Universidad de terceros, para realizar actividades específicas o que serán reintegrados o transferidos a sus dueños en los plazos y condiciones convenidos.

AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS

Estas obligaciones deben reconocerse en el momento en que se reciben los valores por parte del tercero y se adquiere la obligación por algún concepto asociado al valor recibido. Los anticipos y avances recibidos se medirán por el valor efectivamente recibido por parte de la entidad contratante con la cual se firme el convenio o acuerdo.

4.2 MEDICIÓN POSTERIOR

La Universidad deberá identificar desde el reconocimiento inicial, si la cuenta por pagar es de largo o corto plazo para efectos de la medición posterior del pasivo financiero, debido a que las cuentas por pagar corrientes (menos de 30 días) se medirán a su valor nominal, siempre que el efecto del descuento no sea significativo.

Las cuentas por pagar largo plazo serán mensualmente valorados al costo amortizado utilizando el método de la tasa de interés efectiva, esto independiente de la periodicidad con la que se cancelen los intereses, comisiones y se abone al capital de la partida (pactadas con el acreedor); la Universidad procederá a realizar la causación de los intereses y otros costos financieros mensualmente.

Para esto la Universidad deberá realizar un flujo de efectivo estimado para cada cuenta por pagar, donde se tendrán en cuenta todos los costos de transacción atribuibles al pasivo financiero, las proyecciones de las cuotas (interés y abono a capital), y todas las comisiones que el tercero cobre durante el plazo del instrumento; el procedimiento a continuación ilustra cómo se aplica el método de la tasa de interés efectiva por pasivo financiero.

Procedimiento elaboración costo amortizado

Si se evidencia que el efecto del descuento es significativo, la valoración de los flujos de efectivo se realiza utilizando el método del costo amortizado mediante la tasa de interés efectiva.

El procedimiento que se expone a continuación no aplica para cuentas por pagar con tasa de interés fija.

      1. Cuando la tasa de interés pactada entre la Universidad y el tercero, sea igual o esté por encima de la tasa del mercado adecuada para los créditos de la misma clase, no se hallará una tasa de mercado para descontar estas cuentas por pagar, y se procederá hallar la tasa de interés efectiva o TIR, para descontar los flujos futuros de la cuenta por pagar.

Para la valoración por costo amortizado la Universidad procederá así

      • A partir del primer año elaborará una tabla de amortización por cada cuenta por pagar, teniendo en cuenta: el plazo, fecha de inicio, fecha de vencimiento, el tipo de interés a utilizar (si es tasa variable se requiere proyección de tasas futuras) y la forma de pagar capital e intereses.
      • Proyectar las tasas de interés variables futuras (DTF o IPC) hasta la fecha de vencimiento de la partida.
      • Incluir las comisiones y cualquier otro costo financiero pactado, hasta la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar.
      • Hallar los flujos de efectivo proyectados de la cuenta por pagar (incluyendo intereses y capital). Este aplica si el interés pactado corresponde a tasas variables.
      • Hallar con los flujos de efectivo de la cuenta por pagar la TIR (tasa que iguala todos los flujos de efectivo en un período de tiempo específico).
      • Descontar periódicamente (balance general mensual) dichos pagos futuros con la TIR hallada.
      • Actualizar mensualmente dichos flujos de efectivos proyectados. Este aplica si el interés pactado corresponde a tasas variables.

La diferencia entre la valoración por costo amortizado y el saldo en libros de las cuentas por pagar corresponderá a un gasto financiero.

      1. Cuando las cuentas por pagar posean una tasa de interés por debajo de la definida en el literal a) o no tengan tasa de interés pactada, se procederá así:
      • La Universidad tomará una tasa similar a la que ofrecería el mercado para una transacción que contenga similares condiciones, de acuerdo a las definiciones del Área de Tesorería, para la fecha correspondiente a la valoración del pasivo financiero (cierre mensual),
      • Proyectar los pagos futuros (incluyendo intereses y capital) que se le realizará al tercero.
      • Descontar mensualmente dichos pagos futuros con la tasa establecida.

La diferencia entre la valoración por costo amortizado y el saldo en libros de las cuentas por pagar corresponderá a un ingreso o gasto financiero.

INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS

Corresponden a valores que serán cancelados según los acuerdos o convenios establecidos, por lo tanto, se reconocen posteriormente a su valor nominal, sin valorarlos al costo amortizado utilizando el método de la tasa de interés efectiva, como se menciona en el numeral anterior.

Estos pasivos están relacionados con dineros de uso restringido, reconocidos en cuentas del activo corriente. De acuerdo con la Sección 11 - Instrumentos Financieros Básicos de NIIF para las pymes, estos dineros restringidos se deben presentar de forma neta con su pasivo respectivo.

RETIRO Y BAJA EN CUENTAS

La Universidad elimina de sus estados financieros una cuenta por pagar sólo cuando la obligación correspondiente se haya extinguido, bien sea por que se haya cancelado, pagado o haya expirado dentro del año siguiente.

Los saldos por impuestos también (por ejemplo, ICA) se podrán eliminar cuando se presenten saldos a favor y se vayan a compensar con otros impuestos por pagar, en este caso se deberá realizar la reclasificación de saldos.

5. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 11 - Instrumentos Financieros Básicos.

XVII. CUENTAS POR COBRAR Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los saldos de cuentas por cobrar que representan derechos a favor de la Universidad.

2. ALCANCE

Esta política aplica para todas las cuentas por cobrar de la Universidad, consideradas en las NIIF para pymes como un activo financiero en la categoría de partidas por cobrar y préstamos de las Secciones 11 y 12, Instrumentos Financieros Básicos y Otros Temas Relacionados con los Instrumentos Financieros, dado que representan un derecho a recibir efectivo u otro activo financiero en el futuro. En consecuencia, incluye:

      1. a) Cuentas por cobrar a estudiantes / entidades.
      2. b) Cuentas por cobrar a empleados.
      3. c) Cuentas por cobrar a particulares.
      4. e) Cuentas por cobrar deudores varios.

Ésta política no aplica para Anticipos y Avances que tienen que ver con la adquisición de Inventarios, Activos intangibles y Propiedades, planta y equipo, en vista de que este rubro corresponde a dineros otorgados en forma anticipada que no representan un derecho para la Universidad a recibir efectivo o algún otro instrumento financiero, por tanto, deben registrarse en la cuenta que mejor refleje la destinación u objeto por el cual fue otorgado el anticipo.

Los otros anticipos se reclasifican a las cuentas contables de:

      1. i) gastos pagados por anticipado, cuando el servicio o la actividad para la que se entrega el anticipo no se ha ejecutado a la fecha de presentación de las cifras a NIIF para pymes;
      2. ii) costo o gasto en el estado de resultados, cuando el servicio o actividad (como viajar en caso de viáticos) ya se ha ejecutado a la fecha de presentación de las cifras a NIIF para pymes y;

iii) Propiedades, planta y equipo, inventario o activos intangibles, cuando el anticipo este destinado para adquisición de éstos.

3. DEFINICIONES

Costo amortizado: el costo amortizado de un activo financiero o de un pasivo financiero corresponde al neto de los siguientes importes:

      1. el importe al que se mide en el reconocimiento inicial el activo financiero o el pasivo financiero,
      2. menos los reembolsos del principal,
      3. más o menos la amortización acumulada, utilizando el método del interés efectivo, de cualquier diferencia existente entre el importe en el reconocimiento inicial y el importe al vencimiento,
      4. menos, en el caso de un activo financiero, cualquier reducción (reconocida directamente o mediante el uso de una cuenta correctora) por deterioro del valor o incobrabilidad.

Método de la tasa de interés efectiva: es un método de cálculo del costo amortizado de un activo o un pasivo financiero (o de un grupo de activos financieros o pasivos financieros) y de distribución del ingreso o gasto por intereses a lo largo del período correspondiente.

Tasa de interés efectiva: es la tasa de descuento que iguala exactamente los flujos de efectivo por cobrar o por pagar estimados a lo largo de la vida esperada del instrumento financiero (o, cuando sea adecuado, en un período más corto) con el importe neto en libros del activo financiero o pasivo financiero. Para calcular la tasa de interés efectiva, una entidad estimará los flujos de efectivo teniendo en cuenta todas las condiciones contractuales del instrumento financiero (por ejemplo, pagos anticipados, opciones de compra o similares), pero no tendrá en cuenta las pérdidas crediticias futuras.

Según el método del interés efectivo:

      1. el costo amortizado de un activo financiero es el valor presente de los flujos de efectivo por cobrar futuros descontados a la tasa de interés efectiva, y
      2. el gasto por intereses (ingresos) en un período es igual al importe en libros del activo financiero al principio de un período multiplicado por la tasa de interés efectiva para el período.

El cálculo incluirá todas las comisiones y puntos de interés pagados o recibidos por las partes del contrato, que integren la tasa de interés efectiva (ver la Sección 23 Ingresos de actividades ordinarias), así como los costos de transacción y cualquier otra prima o descuento. Se presume que los flujos de efectivo y la vida esperada de un grupo de instrumentos financieros similares pueden ser estimados con fiabilidad. Sin embargo, en aquellos casos en que esos flujos de efectivo o la vida esperada de un instrumento financiero (o de un grupo de instrumentos financieros) no puedan ser estimados con fiabilidad, la entidad utilizará los flujos de efectivo contractuales a lo largo del período contractual completo del instrumento financiero (o grupo de instrumentos financieros).

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

Esta política aplica para los siguientes deudores o activos financieros:

CUENTAS POR COBRAR POR VENTAS DE BIENES

Corresponden a derechos contractuales por venta de bienes.

CUENTAS POR COBRAR POR SERVICIOS PRESTADOS

Corresponden a derechos contractuales por la prestación de servicios de educación superior, formal, no formal e informal y a entidades con las cuales se tienen convenios, asesorías y arrendamientos entre otros.

CUENTAS POR COBRAR A EMPLEADOS

Corresponden a los derechos a favor de la Universidad que son descontados por nómina y no generan el cobro de intereses como por ejemplo prestamos por calamidad, educación por parte de la Universidad. Las cuentas por cobrar a empleados son autorizadas por la Presidencia Delegada. Estas serán otorgadas de acuerdo a la capacidad de descuento del empleado, sin exceder los montos y plazos según regulación interna.

En ocasiones como las nombradas a continuación, la Universidad, otorgará crédito a sus empleados que implica una operación de financiación como los de vivienda.

CUENTAS POR COBRAR DEUDORES VARIOS

Corresponden a cuentas por cobrar diferentes a los ya enunciados tales como, cuentas por cobrar de terceros y pagos por cuenta de terceros, entre otros.

4.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL

Como principio general, la Universidad reconoce un activo financiero – cuenta por cobrar, el mes en que fueron entregados los bienes o prestados los servicios mediante estimación realizada sobre los ingresos relacionados, independientemente de la fecha en que se elaboren las facturas o se genere documento soporte. El monto a reconocer será su valor nominal original establecido de acuerdo con las tarifas legalmente fijadas y los acuerdos contractuales solo cuando se convierta en una parte según las cláusulas contractuales del instrumento, esto es que tenga el derecho contractual a recibir efectivo en el futuro. Al reconocer inicialmente un activo financiero, la Universidad lo mide al precio de la transacción, excepto si el acuerdo constituye, una transacción de financiación.

- Acuerdos que constituyen una transacción de financiación:

La Universidad mide el activo financiero al valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado para un instrumento de deuda similar. No será necesario que la entidad calcule el valor presente de los pagos futuros cuando las transacciones de compra o venta se lleven a cabo en términos comerciales normales y se reconocerán éstas empleando el precio de transacción (valor pactado entre las partes) como una simplificación práctica, ya que es poco probable que el efecto del descuento sea significativo.

Los siguientes son acuerdos de la Universidad que constituyen una transacción con financiación y se señala las tasas de mercado que deberán ser empleadas en el reconocimiento inicial:

      • Créditos a empleados:
      • Préstamos para vivienda.
      • Créditos a estudiantes: Se entenderá una transacción de financiación cuando es aprobado el crédito directo con la Universidad, incluyendo los estudiantes del Colegio.
      • Crédito de libranza

La Universidad considera que el instrumento de deuda similar debe ser semejante en lo que respecta a la moneda de transacción, plazo de financiación, calificación crediticia del prestatario, tasa de interés que el deudor específico, en circunstancias normales, pagaría sobre dicho tipo de transacción de financiación y otros factores.

Las cuentas por cobrar que sí generen una financiación se medirán al valor presente de los flujos futuros de dicha deuda descontados con la TIR de dichos flujos:

- Si la cuenta por cobrar no tiene tasa de interés pactada: El cálculo de los intereses periódicos se hará de acuerdo a la tasa de interés promedio entre la de captación y/o colocación manejadas por la Universidad.

- Si la cuenta por cobrar tiene tasa de interés pactada: El cálculo de intereses periódicos se hará con esta tasa siempre que no difiera significativamente (más de un 10%) de la tasa de interés promedio entre la de captación y/o colocación manejadas por la Universidad, en el caso de que la tasa difiera en más de este porcentaje, el cálculo se realizará con la tasa promedio de captación y/o colocación manejadas por la Universidad.

La tasa de interés promedio de colocación o captación de la Universidad será determinada teniendo en cuenta:

      • Tasa de Colocación: corresponde al promedio de las tasas de interés ofrecidas por las entidades financieras para las inversiones que posea la Universidad, al cierre del mes anterior. Se utilizará la tasa de colocación cuando el valor total de las inversiones (CDT, Fideicomisos, Carteras Colectivas, etc.), supere el valor de las obligaciones financieras de la Universidad.
      • Tasa de Captación: Corresponde al promedio de las tasas de interés cobradas por las entidades financieras para los diferentes créditos y similares que posea la Universidad, al cierre del mes anterior. Se utilizará la tasa de captación cuando el valor total de las obligaciones financieras superen el saldo de las inversiones de la Universidad.

Adicionalmente, la Sección 11 también permite emplear el precio de transacción, para reconocer las cuentas comerciales por cobrar a corto plazo, debido a que es poco probable que el efecto del descuento al valor presente sea significativo.

Según lo establecido en la Sección 11, las cuentas por cobrar que se ajustan a los criterios detallados en el párrafo 11.9 se miden, tras el reconocimiento inicial, empleando un modelo de costo amortizado (véase el párrafo 11.14(a)).

4.2. MEDICIÓN POSTERIOR

Todos los activos financieros cuyo plazo pactado supere los 180 días (6 meses), se miden posteriormente a su reconocimiento utilizando el método de la tasa de interés efectiva, mediante el costo amortizado. Las cuentas por cobrar no se descontarán si el plazo es inferior a 60 días.

Las cuentas por cobrar a corto y largo plazo (180 días) incluyendo las cuentas sin tasa de interés establecido, se pueden medir por el importe de la factura o recibo de pago original o por el valor de la deuda, si el efecto del descuento no es significativo.

Si se evidencia que el efecto del descuento es significativo, la valoración de los flujos de efectivo se realiza utilizando el método del costo amortizado mediante la tasa de interés efectiva. La diferencia entre la valoración por costo amortizado y el saldo en libros de las cuentas por cobrar corresponderá a un ingreso o gasto financiero. Dicha valoración se hará de la siguiente manera:

      1. a) Determinar los flujos de efectivo mensuales (salidas y entradas) de la cuenta por cobrar (incluyendo pago de intereses, abonos de capital y costos de transacción iniciales y posteriores). Hallar la TIR - Tasa Interna de Retorno (Tasa que iguala todos los flujos de efectivo en un período de tiempo específico) de los flujos de efectivo de la cuenta por cobrar.
      2. b) Descontar mensualmente dichos cobros futuros con la TIR – Tasa Interna de Retorno hallada. Para esto la tasa debe estar en términos periódicos mensuales.
      3. c) Si la tasa de interés es variable se deberá actualizar mensualmente dichos flujos de efectivos proyectados.

MEDICIÓN POSTERIOR VENTAS DE BIENES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS

El ingreso por este concepto sólo se puede reconocer con base a las condiciones del contrato de venta. Es decir, se reconoce el ingreso cuando la Universidad ha transferido los riesgos y beneficios de la venta al cliente.

El ingreso por concepto de servicios sólo se puede reconocer con base al grado de avance de los contratos. Los costos relacionados se reconocerán habitualmente en el resultado del período, en el que se ejecute el trabajo con el que están relacionados.

Igualmente, no es procedente reconocer un deterioro de valor sobre estas cuentas por cobrar, por el hecho de que la Universidad no realice oportunamente la facturación. Sólo se reconoce una pérdida por deterioro de valor en una cuenta por cobrar cuando la Universidad tenga evidencia objetiva de que no espera recuperar éstas.

MEDICIÓN POSTERIOR OTROS DEUDORES

El ingreso por este concepto sólo se puede reconocer con base a las condiciones en que surge el derecho. Es decir, se reconoce el ingreso cuando la Universidad ha transferido los riesgos y beneficios que derivan dicho derecho.

CUENTA POR COBRAR INTERESES DE MORA

La Universidad reconocerá una cuenta por cobrar por intereses de mora, siempre que tenga el derecho legal a recibir efectivo por este concepto, y que sea probable que se generen beneficios económicos futuros.

Generalmente, la probabilidad del recaudo de estos intereses está ligada a la probabilidad del recaudo de la cuenta del principal.

Cuando la probabilidad del recaudo del principal sea baja o nula, la cuenta por cobrar por concepto de intereses por mora solo deberá ser reconocida cuando el usuario acepte cancelarlos. Por lo tanto, se reconocerán como ingreso en el momento de su recaudo independiente de su facturación.

La base de medición del cálculo de los intereses de mora se efectuará aplicando al saldo vencido de la deuda (sin incluir los intereses de mora que deba), la tasa de interés de mora pactada o establecida en los acuerdos contractuales durante el período del vencimiento de la deuda.

Se establecerán intereses de mora de acuerdo a las tasas de mercado.

RETIRO Y BAJA EN CUENTAS

En la Universidad, una cuenta por cobrar será retirada del Balance General, cuando el deudor cancele la factura y cancele las obligaciones correspondientes.

Igualmente, una cuenta por cobrar podrá también ser retirada, cuando una vez efectuados los análisis pertinentes, se considera irrecuperable. En este caso, se debe retirar la proporción o la totalidad de la cuenta según los resultados del análisis que sobre su recuperabilidad presente la aplicación de la política contable de deterioro de valor de cuentas por cobrar bajo NIIF para PYMES.

El tratamiento contable de las cancelaciones que hagan los deudores a las cuentas por cobrar deterioradas, se amplía en la política contable de deterioro de valor de cuentas por cobrar bajo NIIF para PYMES.

DETERIORO

El Departamento de Cartera de la Universidad, analizará anualmente los siguientes eventos que corresponden a la evidencia objetiva de que una cuenta por cobrar o un grupo de ellas están posiblemente deterioradas. Indicios:

      1. a) Dificultades financieras significativas del deudor; entendiéndose que estén en liquidación, concordato, reestructuración e intervención.
      2. b) Infracciones de las cláusulas contractuales, tales como incumplimientos o moras en el pago
      3. c) La Universidad, por razones económicas o legales relacionadas con dificultades financieras del deudor, le otorga concesiones o ventajas que no habría otorgado bajo otras circunstancias;
      4. d) Pase a ser probable que el deudor entre en quiebra o en otra forma de reorganización financiera.
      5. e) Los datos observables que indican que ha habido una disminución medible en los flujos futuros estimados de efectivo de un grupo de activos financieros desde su reconocimiento inicial, aunque la disminución no pueda todavía identificarse con activos financieros individuales incluidos en el grupo, tales como condiciones económicas adversas nacionales o locales o cambios adversos en las condiciones del sector.

Si se cumple uno (1) de los indicadores mencionados anteriormente, existirá evidencia de que la cuenta por cobrar o las cuentas por cobrar han perdido valor y se procederá a reconocer la pérdida correspondiente, tal y como se indica en el reconocimiento y medición.

La Universidad evaluará primero si existe evidencia objetiva de deterioro del valor para las cuentas por cobrar, con base en el siguiente procedimiento:

      • Análisis individual: Esta evaluación será efectuada a aquellas cuentas por cobrar que sean individualmente significativas. La Universidad, considerará una cuenta por cobrar de forma individual significativa cuando ésta sea superior a 2 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV), en donde además esta debe haber sido deteriorada durante el año conforme a los porcentajes que la universidad tiene establecidos así: de 91 a 180 días 20%, de 181 a 360 días el 30% y más de 361 días el 50% faltante para que la cuenta por cobrar quede cubierta en un 100% de deterioro.

Las cuentas que de forma individual no sean significativas, serán objeto de un análisis colectivo agrupándolas así:

      • Análisis colectivo: Si la Universidad determina que no existe evidencia objetiva de deterioro del valor para una cuenta por cobrar que haya sido evaluada de forma individual, la incluirá en un grupo con similares características de riesgo de crédito, y evaluará su deterioro de valor de forma colectiva.

MEDICIÓN Y RECONOCIMIENTO

El valor de la pérdida se mide como la diferencia entre el valor en libros del activo y el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido), descontados con la tasa de interés efectiva original del activo financiero (es decir, la tasa de interés efectiva computada en el momento del reconocimiento inicial).

El valor presente de los flujos de efectivo futuros será determinado de acuerdo con la probabilidad de pago y la fecha esperada de pago del saldo, los cuales deberán ser suministrados por el Departamento de Contabilidad al cierre mensual.

Casos Especiales:

      1. Cuando una entidad inicie un proceso de reestructuración conforme lo dispuesto por ley, o sea intervenida por su correspondiente entidad de vigilancia y control, sus cuentas por cobrar (cartera corriente vencida) deben deteriorarse al ciento por ciento (100%).
      2. Para las deudas (cartera corriente vencida) sobre las cuales se les inicie un proceso de reestructuración o sean declaradas en liquidación, deberá deteriorarse de manera inmediata el ciento por ciento (100%).

El valor en libros del activo financiero se reduce mediante una subcuenta del rubro de cuentas por cobrar que se denomina deterioro de cuentas por cobrar, de carácter crédito. El importe de la pérdida se reconocerá contra un gasto o costo en el resultado del período.

5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN

La presentación en los estados financieros y las revelaciones en las notas relacionadas con los saldos deudores, se efectuará atendiendo las siguientes consideraciones:

      • Los saldos deben ser reconocidos y presentados en forma separada de acuerdo con su origen y naturaleza. El origen está relacionado con el tipo de deudor (estudiantes, particulares, empleados, autoridades tributarias, deudores oficiales, y cualquier otro deudor determinado en el Balance General) y la naturaleza está relacionada con el hecho económico que genera el saldo deudor (venta de bienes, prestación de servicios, entre otros).
      • Para los saldos originados en préstamos debe revelarse el deudor, las tasas de interés y las garantías recibidas.
      • Se deben revelar en forma separada (corriente y no corriente) los saldos que se espera recaudar dentro de un año o a más de un año. Si existen saldos a recaudar a más de un año, se deben revelar los saldos que se espera recuperar en los primeros cinco años (por año).
      • Se debe revelar el movimiento de la cuenta de deterioro de valor. Esta cuenta deberá ser presentada como un menor valor de los saldos deudores.
      • Se deben revelar los saldos deudores castigados en el período.
      • Se deben revelar los saldos deudores pignorados o entregados en garantía.
      • Se deben revelar las prácticas contables para el reconocimiento de la pérdida de valor de los saldos deudores.
      • Se debe revelar la gestión del riesgo crediticio.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 11 - Instrumentos Financieros Básicos. Sección 12 - Otros Temas Relacionados con los Instrumentos Financieros. Sección 27 Deterioro del valor de los activos.

XVIII. CAMBIOS EN POLÍTICAS CONTABLES, ESTIMACIONES Y CORRECCIÓN DE ERRORES

1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los cambios en políticas y estimaciones contables, así como la corrección de errores en los estados financieros de la Universidad.

2. ALCANCE

La Universidad aplicará esta política contable para la contabilización de cambios en estimaciones contables, corrección de errores de períodos anteriores y para la selección y aplicación de políticas contables.

3. DEFINICIONES

      • Políticas contables: son los principios, bases, acuerdos reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros.

      • Un cambio en una estimación contable: es un ajuste en el importe en libros de un activo o de un pasivo, o en el importe del consumo periódico de un activo, que se produce tras la evaluación de la situación actual del elemento, así como de los beneficios futuros esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes. Los cambios en las estimaciones contables son el resultado de nueva información o nuevos acontecimientos y, en consecuencia, no son correcciones de errores.

      • Materialidad (o importancia relativa): Las omisiones o inexactitudes de partidas son materiales o tienen importancia relativa si pueden, individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, enjuiciada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido. La magnitud o la naturaleza de la partida, o una combinación de ambas, podría ser el factor determinante.

      • Errores de períodos anteriores: son las omisiones e inexactitudes en los estados financieros de una entidad, para uno o más períodos anteriores, resultantes de un fallo al emplear o de un error al utilizar información fiable que:

      1. Estaba disponible cuando los estados financieros para tales períodos fueron formulados; y

      1. Podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de aquellos estados financieros.

Dentro de estos errores se incluyen los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos, así como los fraudes.

      • La aplicación retroactiva: consiste en aplicar una nueva política contable a transacciones, otros sucesos y condiciones, como si ésta se hubiera aplicado siempre

      • Re-expresión retroactiva: consiste en corregir el reconocimiento, medición e información a revelar de los importes de los elementos de los estados financieros, como si el error cometido en períodos anteriores no se hubiera cometido nunca.

      • La aplicación de un requisito será impracticable: cuando una entidad no pueda aplicarlo tras efectuar todos los esfuerzos razonables para hacerlo. Para un período anterior en particular, es impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente o realizar una re-expresión retroactiva para corregir un error si:

      1. Los efectos de la aplicación o de la re expresión retroactiva no son determinables;
      2. La aplicación o la re expresión retroactivas implican establecer suposiciones acerca de cuáles hubieran podido ser las intenciones de la gerencia en ese período;
      3. La aplicación o la re expresión retroactivas requieren estimaciones de importes significativos, y que sea imposible distinguir objetivamente información de tales estimaciones que:

      1. Suministre evidencia de las circunstancias que existían en la fecha o fechas en que tales importes fueron reconocidos, medidos o fue revelada la correspondiente información; y
      2. Hubiera estado disponible cuando los estados financieros de los períodos anteriores fueron autorizados para su emisión.

      • Aplicación prospectiva: de un cambio en una política contable y del reconocimiento del efecto de un cambio en una estimación contable consiste, respectivamente, en:

      1. la aplicación de la nueva política contable a las transacciones, otros sucesos y condiciones ocurridos tras la fecha en que se cambió la política; y
      2. el reconocimiento del efecto del cambio en la estimación contable para el período corriente y los períodos futuros afectados por dicho cambio.

4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL

4.1 POLÍTICAS CONTABLES

La Universidad debe aplicar las mismas políticas contables dentro de cada período contable (año contable), así como de un período a otro, excepto si se presentase algún cambio en una política contable, con el fin de lograr comparabilidad en los Estados Financieros a lo largo del tiempo, y poder identificar tendencias en su situación financiera, desempeño financiero y flujos de efectivo.

La Universidad cambiará una política contable sólo si tal cambio:

      • Es requerido por una Norma o Interpretación, emitida por IASB.
      • Lleva a que los Estados Financieros de la Universidad suministren información más fiable y relevante sobre los efectos de las transacciones, otros eventos o condiciones que afecten la situación financiera, el desempeño financiero o los flujos de efectivo de la Universidad.
      • Los cambios en las Políticas Contables serán aprobados por la H Consiliatura.

Reconocimiento y Medición

La Universidad contabilizará un cambio en una política contable de forma retroactiva, lo cual implica ajustar los saldos iníciales de cada componente afectado del Fondo Social neto desde el período contable en el cual se cambiará la política contable, siempre y cuando sea viable; es decir, desde el período más antiguo que sea conveniente, revelando en las notas a los Estados Financieros, información acerca de los demás valores comparativos para cada período anterior presentado, como si la nueva política contable se hubiese estado aplicando siempre.

La aplicación retroactiva a un período anterior no será viable a menos que sea posible determinar el efecto acumulado tanto sobre los saldos de apertura como sobre los de cierre del balance correspondiente a ese período.

Si la Universidad considera que no es óptimo determinar los efectos del cambio de una política contable en cada período específico, o no es posible determinar el efecto acumulado en uno o más períodos anteriores para los que se presente información, la Universidad aplicará la nueva política contable a los saldos iníciales de los activos y pasivos al principio del período más antiguo para el que la aplicación retroactiva sea viable y efectuará el correspondiente ajuste, el cual se llevará contra los saldos iníciales de cada componente afectado del Fondo social neto, en la cuenta de excedentes retenidos del período más antiguo sobre el que se presente información.

4.2 CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES

La Universidad realiza estimaciones razonables sobre algunas partidas de los Estados Financieros que no pueden ser medidos con precisión, tales como:

      • Deterioro de valor de los activos financieros, tales como: inversiones y cuentas por cobrar.
      • Vidas útiles y valores residuales de propiedades, planta y equipo, activos intangibles y otros activos objeto de depreciación o amortización.

Si se produjeron cambios en las circunstancias en que se basa la estimación, es posible que ésta necesite revisión, como consecuencia de nueva información obtenida.

Los valores de las estimaciones pueden ser modificadas por la administración dependiendo las necesidades o requerimientos estatales.

Reconocimiento y medición

En la medida que un cambio en una estimación contable de lugar a cambios en activos y pasivos, o se refiera a una partida de Fondo Social neto, deberá ser reconocido y ajustando el valor en libros de la correspondiente partida de activo, pasivo o Fondo Social neto en el período en que tiene lugar el cambio; es decir, se reconocerá de forma prospectiva, el cual se aplica a las transacciones, otros eventos y condiciones, desde la fecha del cambio en la estimación.

Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de política contable y un cambio en una estimación contable, el cambio se tratará como si fuera un cambio en una estimación contable.

4.3 ERRORES DE PERÍODOS ANTERIORES

En la Universidad pueden surgir errores al reconocer, valorar, presentar o revelar la información de los elementos de los Estados Financieros.

Reconocimiento y medición

Los errores potenciales del período corriente, descubiertos en este mismo período, se corregirán antes de que los Estados Financieros sean aprobados por la Gerencia o máximo órgano administrativo.

Los errores descubiertos en un período posterior, se corregirán de forma retroactiva, en los últimos Estados Financieros aprobados antes de haber descubierto el error, re-expresando la información comparativa para el período o períodos anteriores en los que se originó el error. Está re-expresión deberá ser ampliada en una nota especial en los Estados Financieros próximos.

Sin embargo, si para la Universidad no es posible de forma fiable determinar los efectos en cada período específico o el efecto acumulado del error, deberá re-expresar los saldos iníciales de los activos, pasivos y Fondo Social neto para los períodos más antiguos, en los cuales tal re-expresión retroactiva sea practicable y efectuará el correspondiente ajuste, el cual se llevará contra los saldos iníciales de cada componente afectado del Fondo Social neto, en la cuenta de excedentes Retenidos del período más antiguo sobre el que se presente información.

5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN

POLÍTICAS CONTABLES

Cuando en la Universidad la aplicación de una Norma o Interpretación, ó un cambio voluntario en una política contable tenga efecto en el período corriente o en alguno anterior salvo que fuera impracticable determinar el valor del ajuste, o bien pudiera tener efecto sobre períodos futuros o cuando realice un cambio voluntario, la Universidad debe revelar:

      • El título de la Norma o Interpretación que generó el cambio en la política contable.
      • La naturaleza del cambio en la política contable.
      • El valor del ajuste para el período corriente y para cada período anterior presentado, en la medida en que sea practicable.
      • Las circunstancias que conducen a que la aplicación retroactiva sea impracticable para un período concreto, o para períodos anteriores sobre los que se presente información.

ESTIMACIONES CONTABLES

La Universidad revelará la naturaleza y valor de cualquier cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el período corriente, o que se espere vaya a producirlos en períodos futuros.

En el caso de que el valor del efecto en períodos futuros por la estimación sea impracticable, la Universidad deberá revelar este hecho en sus Estados Financieros.

ERRORES DE PERÍODOS ANTERIORES

La Universidad revelará la siguiente información cuando se presenten errores de períodos anteriores en sus Estados Financieros:

      • La naturaleza del error del período anterior.
      • El valor del ajuste para cada período anterior presentado, en la medida que sea viable.
      • Las circunstancias que conducen a que la aplicación retroactiva es impracticable para un período concreto, o para períodos anteriores sobre los que se presenten información contable.

6. REFERENCIA NORMATIVA

Sección 10 - Políticas contables, estimaciones y errores.

XIX. MATERIALIDAD

1. OBJETIVO

Establecer de forma razonable la materialidad a tener en cuenta en los estados financieros de la Universidad.

2. DEFINICIONES

MATERIALIDAD

Las omisiones o inexactitudes de partidas tienen importancia relativa cuando pueden, individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios
sobre la base de los estados financieros. La importancia relativa dependerá de la magnitud y de la naturaleza de la omisión o inexactitud, enjuiciada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido. El factor determinante podría ser la magnitud de la partida, su naturaleza o una combinación de ambas.

POLÍTICA CONTABLE

La materialidad de la cuantía se determinó para La Universidad libre de acuerdo con el párrafo 3.15 de las NIIF para pymes Definiendo como patrón el Total de Activos multiplicándolo por un porcentaje del 0.5%.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D. C. a los 15 días del mes de noviembre de 2016.

JORGE ALARCÓN NIÑO
Presidente Nacional

 

FLORO HERMES GÓMEZ PINEDA
Secretario General

 

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