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Acuerdo No. 05 (Julio 29 de 1998)

Acuerdo No. 05 (Julio 29 de 1998)

ACUERDO Nro. 05
(Julio 29 de 1998)

Por el cual se fijan las normas para el proceso presupuestal de la Corporación Universidad Libre.

CONTENIDO

CAPITULO I : ASPECTOS GENERALES

CAPITULO II : ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

CAPITULO III: PREPARACION DEL PRESUPUESTO

CAPITULO IV: ELABORACION Y PRESENTACION

CAPITULO V: APROBACION DEL PRESUPUESTO

CAPITULO VI: EJECUCION DEL PRESUPUESTO

CAPITULO VII: CONTABILIDAD PRESUPUESTAL

CAPITULO VIII: MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO

CAPITULO IX: CONTROL Y EVALUACION

CAPITULO X: AUDITORIA DEL PRESUPUESTO

CAPITULO XI: DISPOSICIONES GENERALES

ESTRUCTURA PRESUPUESTAL DE FUNCIONES Y CENTROS DE COSTO

PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES

GLOSARIO DE CUENTAS PRESUPUESTALES

CASOS PRACTICOS

La Consiliatura de la Universidad Libre, en uso de sus atribuciones reglamentarias y estatutarias,

ACUERDA :

ARTICULO PRIMERO: Adoptar como norma para el manejo del presupuesto en la Corporación Universidad Libre el siguiente manual:

CAPITULO I


ASPECTOS GENERALES

  1. ALCANCE

    El presente Acuerdo contempla las normas básicas generales que se deben cumplir para la preparación, elaboración, aprobación, ejecución y control del Presupuesto de la Corporación.

  2. VIGENCIA

    El periodo presupuestal tendrá una vigencia de un año, que coincide con el año calendario.

  3. DEFINICION

    El presupuesto es una de las herramientas de planeación financiera y control, la cual permite determinar si se cumplen en forma clara y precisa las metas propuestas por la Corporación. En igual forma, ayuda a los diferentes niveles jerárquicos a mejorar su gestión administrativa y financiera.

  4. OBJETIVOS
    1. Objetivo general

      El objetivo general del presupuesto es el de reflejar las metas del período, en concordancia con el plan general de desarrollo académico y administrativo.

    2. Objetivos específicos

      Los objetivos específicos que persigue el presupuesto son los siguientes:

      • Dotar a los organismos de dirección y de administración de la Corporación, de un mecanismo que sirva de instrumento orientador en la adopción de políticas y en la toma de decisiones;

      • Evaluar los ingresos con el fin de establecer la eficiencia y eficacia de las unidades generadoras de ellos;

      • Controlar el gasto e inversiones según lo proyectado y de acuerdo con la disponibilidad prevista de los recursos financieros;

      • Asignar responsabilidades a las autoridades de la Universidad, encargadas de la ordenación del gasto;

      • Servir de elemento de juicio para evaluar la gestión administrativa, con el control y evaluación periódica de la ejecución de los planes previamente establecidos.
  5. COMPOSICION DEL PRESUPUESTO

    El presupuesto tiene dos componentes: Ingresos y, Gastos e Inversión.

    1. Ingresos

      Este presupuesto está determinado por la proyección de los montos económicos que se espera recaudar, de acuerdo con los planes de desarrollo propuestos por las diferentes unidades académicas y administrativas para el periodo correspondiente. Se divide en:

      • Ingresos Operacionales: Son los provenientes del desarrollo de la actividad que se deriva del objeto social de la Corporación;

      • Ingresos No Operacionales: Son los provenientes de actividades diferentes a las que se derivan del objeto social de la Corporación; y,

      • Recursos de Capital: Los recursos de capital pueden tener origen en: a) Disponibilidades en el balance a 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior, o, b) Por la adquisición de compromisos de crédito.
    2. Gastos e Inversión

      Este presupuesto está conformado por la proyección de los gastos necesarios para atender el desarrollo de los proyectos y programas planteados por la Universidad, para el periodo correspondiente. Se divide en:

      • Gastos Operacionales de Administración: Son los gastos ocasionados por el recurso humano del área administrativa, como también los ocasionados en el funcionamiento de la misma área;

      • Gastos Operacionales de Ventas: Son los gastos ocasionados por el recurso humano del área académica en las actividades de docencia, investigación y extensión, como también los gastos ocasionados en el desarrollo de la actividad académica;

      • Gastos No Operacionales: Son los gastos ocasionados en desarrollo de actividades no imputables al giro regular de la Corporación;

      • Inversiones : Son aquellas erogaciones económicas destinadas a la adquisición de activos, tales como: títulos valores, propiedades, planta y equipo y otros activos.

CAPITULO II

ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

  1. INTRODUCCION

    Los Estatutos de la Corporación establecen que el presupuesto se debe estructurar por programas, proyectos y actividades. En cumplimiento de esta disposición y para los efectos del presente Acuerdo, las anteriores denominaciones se tratarán en adelante únicamente como FUNCIONES y CENTROS DE COSTOS.

  2. DEFINICIONES

    Establecida así la concepción presupuestal, en el presente numeral se hará la definición de cada uno de los términos arriba introducidos.

    1. Funciones

      Las funciones hacen referencia en primera instancia al quehacer institucional, visto en términos de docencia, investigación y extensión; a estas funciones cardinales se suman las complementarias para su desarrollo como son las de administración y bienestar institucional; finalmente, al ser la Universidad un ente de cubrimiento nacional, con Seccionales y sedes en todo el país, se adiciona la función denominada estatutariamente autoridades nacionales, con el sentido de la suprema dirección de la academia.

      1. Docencia: Es la función técnica o de producción de la Universidad que presta el servicio educativo en desarrollo de sus objetivos básicos, a través de las facultades y programas académicos de Pregrado y Posgrado.

      2. Investigación: Forma parte de la función de producción en el trabajo creativo y sistemático, a fin de generar nuevo conocimiento y/o creación o adaptación de tecnologías, que en forma especializada corresponde a los Centros de Investigación.

      3. Extensión: También forma parte de la función técnica de la Universidad, en la proyección formal o informal hacia la comunidad, en aspectos culturales, educativos y de capacitación que se ejecutan a través de seminarios, conferencias, simposios, y actividades extracurriculares.

      4. Administración: En esta función se agrupan, de una parte, las actividades operativas de apoyo a las funciones técnicas que competen a la Universidad, que incluye entre otras, las financieras, de seguridad, de conservación y mantenimiento, contables, de mercadeo, etc. De otra parte, se incluyen las actividades netamente administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

      5. Bienestar Institucional: Esta función comprende el conjunto de actividades que se orientan al desarrollo material, físico, psicoafectivo, espiritual y social de la comunidad universitaria.

      6. Autoridades Nacionales: Se define así como una de las funciones, a la estructura organizativa nacional establecida en los Estatutos de la Corporación, que tiene a su cargo el ejercicio de las distintas funciones administrativas, conformada por los siguientes organismos y/o dependencias: Sala General, Consiliatura, Presidencia o Vicepresidencia, Rectoría Nacional, Secretaría General, Tribunal de Honor, Censoria, Revisoría Fiscal, Dirección Nacional de Planeación y Auditoría Interna.

    2. Centros de Costo

      Los centros de costo se refieren específicamente a los organismos, a las unidades académicas y a las unidades administrativas de la estructura organizacional, a quienes compete la ejecución de las funciones de la Universidad y se deben ubicar simultáneamente recursos humanos, financieros, físicos y materiales; la naturaleza y funciones de cada una de ellas se encuentran en los estatutos y en los manuales organizacionales. Su enumeración es como sigue:

      - Sala General - Consiliatura - Presidencia - Rectoría - Secretaría General - Censoria - Revisoría Fiscal - Planeación - Auditoria Interna - Sindicatura - Dirección Bienestar Universitario - Area Salud (B. U.) Area Cultural (B. U.) Area de Desarrollo Humano (B. U.) - Area de Promoción Socioeconómica (B. U.) - Area de Recreación y Deporte (B. U.) - Educación Continuada - Escuela de Capacitación Docente - Cátedra Gerardo Molina - Colegio - Instituto - Facultad Derecho - Facultad Contaduría - Facultad Ingeniería - Facultad Ciencias de la Educación - Facultad Medicina - Facultad Administración de Empresas - Facultad Economía - Facultad Instrumentación Quirúrgica - Facultad Fisioterapia - Facultad Microbiología - Facultad Odontología - Facultad Enfermería - Facultad Extensiones Licenciaturas Semipresenciales - Posgrados Derecho - Posgrados Contaduría - Posgrados Ingeniería - Licenciaturas Semipresenciales - Posgrados Ciencias - Posgrados Salud - Posgrados Administración Agropecuaria.

CAPITULO III

PREPARACION DEL PRESUPUESTO

  1. CONCEPTO

    El sistema de preparación presupuestaria se refiere a la culminación de una serie de decisiones y planeamientos, basados en la visión y misión detallada, que conlleva unos objetivos que lograr y unas políticas y normas que cumplir. Es hacer planes en forma ordenada y sistemática, utilizando un lenguaje contable para poder cuantificarlos, como estimación de los ingresos y de los gastos e inversiones que proyecta desarrollar la Universidad.

    El proceso implica acciones y decisiones que competen a toda la Corporación, las cuales se cumplen por niveles de jerarquía e involucran organismos y unidades administrativas o académicas.

  2. UNIDADES PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDAD CONFORME A ESTATUTOS

    Los niveles de participación y responsabilidad acordes con la normatividad estatutaria son de la siguiente manera:

    1. Sala General

      • Fijar las políticas y prioridades de desarrollo académico, administrativo, científico, financiero, de investigaciones y tecnológico de la Universidad;

      • Vigilar para que los recursos de la Corporación sean administrados correctamente.

    2. Consiliatura

      • Desarrollar las políticas generales de la Universidad fijadas por la Sala General;

      • Estudiar, modificar y aprobar el proyecto del Plan general de Desarrollo Académico, Administrativo, Científico, Financiero, de Investigaciones y Tecnológico de la Universidad;

      • Aprobar la consolidación del Presupuesto Nacional.

    3. Presidencia

      • Liderar el proceso de planeación administrativa y financiera de la Corporación;

      • Ordenar los gastos administrativos y financieros de la Corporación de acuerdo al Presupuesto;

      • Presentar ante la Consiliatura el proyecto de presupuesto anual de ingresos y gastos de la Corporación;

      • Vigilar la correcta ejecución del presupuesto de la Corporación.

    4. Rectoría Nacional

      • Liderar el proceso de planeación académica de la Universidad asegurando la integración de las Seccionales;

      • Presentar ante la Consiliatura el proyecto del Plan de Desarrollo Académico.

    5. Dirección Nacional de Planeación

      • Asesorar al Presidente en la elaboración del presupuesto de la Universidad y al Rector Nacional en la planeación académica, curricular e instruccional;

      • Asesorar a las Autoridades Nacionales en la elaboración y actualización del proyecto de plan de desarrollo académico y administrativo.

    6. Consejo Directivo

      • Fijar los objetivos y metas conforme la visión y la misión de la Universidad, de acuerdo con el Plan de Desarrollo aprobado;

      • Estudiar, modificar y aprobar el proyecto del plan Seccional de desarrollo académico y administrativo con sus respectivos presupuestos;

      • Aprobar con sujeción al plan Seccional de desarrollo, el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos.

    7. Presidencia Delegada Seccional

      • Dirigir, de acuerdo con el Rector Seccional, el proceso de planeación de la Seccional;

      • Presentar, ante el Consejo Directivo, el anteproyecto de plan administrativo y financiero de la Seccional;

      • Presentar ante el Consejo Directivo, el proyecto anual de presupuesto de ingresos y gastos de la Seccional;

      • Ordenar los gastos administrativos y financieros de la Seccional de acuerdo con el presupuesto.

    8. Rectoría Seccional

      • Dirigir, de común acuerdo con el Delegado del Presidente, la planeación de la Seccional;

      • Dirigir el proceso de planeación académica, curricular e instruccional de la Seccional;

      • Presentar ante el Consejo Directivo, conjuntamente con el Delegado del Presidente, el proyecto de presupuesto anual de ingresos y gastos de la Seccional.

      Por tanto, en cumplimiento de lo establecido en los Estatutos de la Universidad y con el objeto de fijar competencias y responsabilidades, a partir de la expedición del presente Acuerdo se seguirá el siguiente procedimiento:

      • Las unidades académicas deberán preparar y presentar su proyecto de presupuesto a la Rectoría Seccional para análisis, evaluación y aprobación preliminar; y,

      • Las unidades administrativas deberán preparar y presentar su proyecto de presupuesto a la Presidencia Delegada para análisis, evaluación y aprobación preliminar.

      Posterior a la aprobación preliminar del presupuesto de cada dependencia académica o administrativa, los mismos serán remitidos a la Sindicatura, dependencia que efectuará su ajuste y consolidación para presentación al Consejo Directivo.

  3. UNIDADES PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDAD CONFORME AL PROCESO OPERATIVO
    1. Unidades Administrativas

      • Preparar su Presupuesto, haciendo la estimación relativa a los planes y programas específicos de acción, por actividades, costos, recursos humanos y físicos requeridos, que previamente habrá coordinado con la Dirección Seccional de Planeación, haciendo la programación trimestral del período presupuestal. Cada unidad administrativa participa activamente a través del diligenciamiento de los formularios suministrados por la Sindicatura, en los cuales se incluirán previamente cifras proyectadas con base en el comportamiento histórico trimestral de: gastos de personal, impuestos, seguros, servicios públicos, útiles, papelería y fotocopias, elementos de aseo y cafetería, aseo y vigilancia.

    2. Unidades Académicas

      • Preparar su Presupuesto, haciendo la estimación relativa a los planes y programas específicos de acción, por actividades, costos, recursos humanos y físicos requeridos, que previamente habrá coordinado con la Dirección Seccional de Planeación, haciendo la programación trimestral del período presupuestal. Cada unidad académica participa activamente a través del diligenciamiento de los formularios suministrados por la Sindicatura, en los cuales se incluirán previamente cifras proyectadas con base en el comportamiento histórico trimestral en gastos de personal.

    3. Sindicaturas Seccional y Sede Principal

      Asesorar y capacitar a las Unidades Académicas y Administrativas en la elaboración del presupuesto, en especial en el diligenciamiento de los formularios, con el fin de ajustar la información a las políticas y técnicas previamente fijadas por la Universidad;

      • Analizar, en coordinación con la Dirección Seccional de Planeación, el proyecto de presupuesto de las unidades académicas y administrativas, y ajustarlo al monto probable de recursos disponibles;

      • Preparar el proyecto de presupuesto anual, trimestralizado de la Seccional y remitirlo al Presidente Delegado y al Rector Seccional, para su posterior presentación para estudio y aprobación por parte del Consejo Directivo de la Seccional;

      • Analizar y proponer los ajustes necesarios al Presupuesto de la Seccional;

      • Ejercer el control financiero y económico del presupuesto de la Seccional y presentar trimestralmente al Presidente Delegado y al Rector Seccional informes de ejecución presupuestal.

    4. Dirección Seccional de Planeación

      • Coordinar la elaboración del plan de acción de las unidades académicas y administrativas, con base en los objetivos y metas definidos por el Consejo Directivo, teniendo en cuenta la evaluación de los planes de acción ya ejecutados o en desarrollo;

      • Asesorar al Delegado del Presidente y al Rector Seccional en la determinación de pautas generales para la asignación de recursos, con base en las previsiones de ingresos y en las políticas y metas fijadas a corto plazo.

    5. 3.5 Comisión de Presupuesto del Consejo Directivo

      • Estudiar que el proyecto de presupuesto se ajuste al plan Seccional de desarrollo académico y administrativo y a las normas y técnicas presupuestales y recomendar su aprobación al Consejo Directivo.

    6. Sindicatura Sede Principal

      • Elaborar el Presupuesto Consolidado de la Corporación, con base en los presupuestos Seccionales aprobados por los Consejos Directivos;

      • Presentar a la Consiliatura informes de ejecución del Presupuesto Consolidado.

CAPITULO IV

ELABORACION Y PRESENTACION DEL PRESUPUESTO

  1. ELABORACION DEL PRESUPUESTO
    1. Formulación del proyecto de Unidades

      Cada Unidad Académica y Administrativa con base en su propio planeamiento, proyectará las cifras presupuestales para el período de que se trate, y lo remitirá para visto bueno, las primeras, a la Rectoría Seccional y las segundas, a la Presidencia Delegada, a más tardar el 30 de Julio.

    2. Formulación del Proyecto Seccional

      Con base en el visto bueno de la Rectoría Seccional y la Presidencia Delegada a los proyectos presentados a su consideración, la Sindicatura en coordinación con la Dirección Seccional de Planeación, procederá a clasificar la información, analizar los datos y posteriormente a formular un proyecto de Presupuesto de Ingresos,

      Gastos e Inversión de la Seccional, el cual enviará a la Presidencia Delegada y a la Rectoría Seccional.

    3. Ajustes a los proyectos de las Unidades Académicas y Administrativas

      Cuando los requerimientos, necesidades y los proyectos planteados por las dependencias académicas o administrativas sean superiores a los ingresos previstos, la Sindicatura y la Dirección Seccional de Planeación deben proceder a establecer prioridades en los egresos, tanto en la programación del presupuesto como en su ejecución, en el siguiente orden: Gastos de Personal, Pasivos, Inversión y por último Gastos de funcionamiento.

  2. PRESENTACION DEL PRESUPUESTO

    El Presidente Delegado conjuntamente con el Rector Seccional, a más tardar el 30 de Agosto, presentarán el Proyecto de Presupuesto al Consejo Directivo, para que este organismo proceda a su estudio y posterior aprobación.

CAPITULO V

APROBACION DEL PRESUPUESTO

  1. PRESUPUESTO SECCIONAL

    Los Consejos Directivos deberán aprobar el Presupuesto Seccional a más tardar el 30 de Septiembre.

    El Secretario Seccional deberá remitirlo de inmediato a la Sindicatura de la Sede Principal.

  2. PRESUPUESTO CONSOLIDADO

    La Sindicatura Sede Principal procederá a consolidar el presupuesto de la Universidad y lo presentará a la Presidencia antes del 10 de Octubre. La Presidencia una vez revisado el presupuesto consolidado, lo llevará a consideración de la Consiliatura a más tardar el 15 de Octubre. El Presupuesto Consolidado hace su tránsito en la Consiliatura, para que finalmente este cuerpo colegiado lo apruebe a más tardar el 15 de Noviembre.

    El Secretario General enviará inmediatamente al Delegado del Presidente y al Rector Seccional, el presupuesto que fue aprobado para dicha Seccional y al Síndico de la Sede Principal el presupuesto aprobado para ésta y el Presupuesto Consolidado.

    Cada Unidad Académica y Administrativa será notificada conjuntamente por el Delegado del Presidente y el Rector Seccional, del presupuesto que le fue aprobado y las instrucciones a que haya lugar en la reformulación de planes o en la ejecución presupuestal.

  3. PRESUPUESTO AJUSTADO

    Antes del 30 de Abril del siguiente año, la Sindicatura Seccional presentará el presupuesto ajustado por intermedio del Presidente Delegado al Consejo Directivo para su aprobación, teniendo en cuenta el resultado del ejercicio del año inmediatamente anterior y con base en los resultados presentados en el primer trimestre del año en curso.

    El Secretario Seccional deberá enviar a la Presidencia Delegada el presupuesto ajustado aprobado por el Consejo Directivo, quien a su vez lo remitirá a la Sindicatura Sede Principal que será la encargada de ajustar el Presupuesto Consolidado conforme a las modificaciones hechas a los Presupuestos Seccionales.

    La Sindicatura Sede Principal enviará al Presidente de la Corporación el presupuesto ajustado consolidado para que sea presentado a la Consiliatura para su aprobación final.

    El Secretario General comunicará a los Presidentes Delegados sobre la aprobación del presupuesto ajustado de la Seccional quien a su vez con el Rector Seccional informará a cada Unidad Académica y Administrativa, junto con las instrucciones si hay lugar al ajuste de planes o de la ejecución presupuestal.

CAPITULO VI

EJECUCION DEL PRESUPUESTO

6.1. CAPTACION DE RECURSOS

Corresponde a la Sindicatura, por medio de las entidades financieras y por la tesorería de la Universidad, efectuar los recaudos provenientes de la actividad académica y otros conceptos.

6.2. ORDENACION DEL GASTO

La ejecución de gastos e inversión se ejercerá por la Consiliatura, el Consejo Directivo y el Presidente; y consiste en el reconocimiento y ordenación de las acreencias a cargo de la Corporación, teniendo en cuenta las facultades establecidas por estatutos y las normas reglamentarias.

Los Administradores de las Unidades Académicas y Administrativas (Decanos, Directores de Instituto, Jefes de Oficina, División o Sección, etc.), serán responsables de que tanto Ingresos, como Gastos e Inversión se ejecuten de acuerdo con lo aprobado.

La Sindicatura presentará al Presidente Delegado y este al Consejo Directivo dentro de los primeros 15 días siguientes a cada trimestre calendario, informe comparativo de lo comprometido frente a lo proyectado, con copia a la Dirección Seccional de Planeación. También deberá remitir copia a la Sindicatura de la Sede Principal en el mismo plazo.

CAPITULO VII

CONTABILIDAD PRESUPUESTAL

La contabilidad presupuestal estará a cargo de la Sindicatura y corresponde a todos los registros inherentes a la aprobación del presupuesto y sus modificaciones, a la ejecución de los Ingresos, de los Gastos y de las Inversiones.

Para efecto del registro presupuestal se utilizará el sistema de causación, que consiste en:

Los ingresos deben reconocerse en el período en que se realiza la venta o se presta el servicio con el fin de generar cifras de resultados más confiables. De esta manera, las ventas, ingresos y ganancias se consideran causados:

  • Cuando se trata de actos que deban constar por escritura pública o documento privado en fecha de otorgamiento.

  • Cuando existan modalidades que tipifiquen una venta, así no se haya perfeccionado la transferencia de la propiedad.

  • En los demás casos en la fecha del documento en que conste el nacimiento del derecho de cobro.

Esta misma norma dispone que los costos y gastos se deben reconocer en el período corriente en el que se incurren, independientemente de su fecha de pago.

La norma de la causación se identifica claramente con el de la realización. “Sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos en uno u otro caso razonablemente cuantificables”.

1. REGISTRO PRESUPUESTAL

Para llevar un registro ordenado del presupuesto, que pueda utilizarse posteriormente para estudios y evaluación, es preciso definir los conceptos que participan en el proceso:

  • Imputación: Es el registro que identifica a qué función, centro de costo y rubro corresponde determinada operación o desembolso;

  • Fecha de registro: Corresponde al día, mes y año en que se hace el registro del documento soporte;

  • Detalle: Descripción breve del concepto por el cual se efectúa el ingreso, gasto e inversión, por ejemplo, beneficiario o acreedor de dicha erogación, número y especificación del documento;

  • Presupuesto inicial: Monto inicialmente aprobado para cada rubro presupuestal;

  • Adición: Incremento a la apropiación inicial o apertura de un nuevo renglón;

  • Reducción: Disminución a la apropiación inicial;

  • Reserva presupuestal: Corresponde al registro del monto total de un compromiso presupuestal adquirido generalmente a través de un contrato u orden de compra, siempre y cuando se ejecute dentro del mismo periodo presupuestal. Caso contrario, se constituirá reserva exclusivamente por el monto proporcional del periodo y lo restante afectará el presupuesto del periodo siguiente;

  • Traslados: Son todas aquellas apropiaciones adicionales para completar un rubro insuficiente;

  • Total Apropiado: Corresponde al Presupuesto inicial, más la adición, menos la reducción, más o menos los traslados.

CAPITULO VIII

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO

El presupuesto debe tener la flexibilidad necesaria para que puedan ajustarse las partidas cuando son insuficientes, o asignarse nuevos si ello lo amerita.

  1. CLASES DE MODIFICACIONES

    Las modificaciones al presupuesto podrán ser como se establece a continuación.

    1. Cambios de Nombre a Rubros

      Consiste en el cambio de denominación de los rubros del presupuesto, en ingresos, gastos o inversión, previa aprobación de la Consiliatura.

    2. Traslados Presupuestales

      Son los movimientos débitos o créditos, que se hacen a los rubros presupuestados con el fin de aumentarlos o disminuirlos, de acuerdo con la ejecución presupuestal y necesidades planteadas.

      El efecto final sobre el total del presupuesto, es neutro.

      El Presidente podrá aprobar traslados únicamente dentro de un mismo Centro de Costo, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

      • Solicitud del responsable de la Unidad Académica o Administrativa, en la que justifique el traslado, y a la vez se compromete a no requerir nuevamente partida alguna para el rubro de donde se traslado;

      • Cuando se trate de una Unidad Académica, debe llevar la aprobación del Rector Seccional.

      El Consejo Directivo podrá aprobar traslados entre diferentes Centros de Costos, con el cumplimiento de las condiciones anteriores y a solicitud del Presidente Seccional.

    3. 1.3. Adiciones o disminuciones

      Se entiende por adiciones o disminuciones del Presupuesto aquellas operaciones que aumentan o disminuyen apropiaciones del Presupuesto de gastos, como resultado de aumentos o disminuciones en el Presupuesto de Ingresos. Estas adiciones solo las podrá aprobar el Consejo Directivo. Además, la creación o supresión de rubros que apruebe la Consiliatura.

  2. REQUISITOS PARA EFECTUAR MODIFICACIONES
    1. En Adiciones

      • Identificación del Proyecto que se pretende adicionar;

      • Cantidad apropiada inicialmente para dicho proyecto;

      • Movimiento real frente a lo presupuestado;

      • Valor de la adición solicitada, indicando la procedencia de los nuevos recursos.

    2. En Traslados

      • Solicitud del Jefe de la Unidad Académica o Administrativa donde justifique la necesidad del traslado, y la declaración de una mayor disponibilidad, o la no utilización de la partida que se desea trasladar;

      • Justificar la insuficiencia de la apropiación que se desea incrementar;

      • Constancia de la Sindicatura sobre la existencia de saldo en los rubros de donde se solicita el traslado.

  3. PROHIBICIONES

    1. No se podrán hacer traslados del Presupuesto de Inversión al Presupuestos de Gastos.

    2. No se podrá adicionar el Presupuesto antes del recaudo de los ingresos que van a servir de base para ello, o antes de la aprobación del crédito cuando este sea la base de la adición.

    3. No se podrán autorizar gastos financiados con recursos del crédito si dichos recursos no han ingresado.

      Todas las modificaciones o ajustes al presupuesto aprobado en cada Seccional, deberán ser comunicadas inmediatamente a la Sindicatura de la Sede Principal.

CAPITULO IX

CONTROL Y EVALUACION DEL PRESUPUESTO

  1. CONTROL DEL PRESUPUESTO

    El control presupuestario es un conjunto de medidas oportunas, adoptadas para evitar errores y desviaciones, que permitan una mayor confiabilidad en la toma de decisiones, a través de cifras precisas.

    El control presupuestario tiene como objeto medir qué tan eficiente ha sido el proceso de ejecución del presupuesto.

    El control se ejerce sobre los aspectos financieros y programáticos para vigilar la viabilidad presupuestal de los unos y el cumplimiento de los otros.

    El control de gestión académica le corresponde al Rector Seccional. El control de gestión administrativa corresponde al órgano de control interno.

    En cuanto al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas de manera particular, el control estará a cargo de las autoridades administrativas y académicas, de acuerdo con los presupuestos de cada unidad.

  2. EVALUACION DEL PRESUPUESTO

    La evaluación del presupuesto es un proceso donde se compara lo programado con lo ejecutado, para determinar el grado de cumplimiento del mismo.

    Para ello es necesario hacer un análisis comparativo periódicamente, con el fin de detectar el grado de cumplimiento del presupuesto en las diferentes unidades administrativas y académicas, averiguar las causas y buscar los posibles correctivos para las variaciones.

    La responsabilidad de la evaluación presupuestal corresponde a la Sindicatura.

CAPITULO X

AUDITORIA DEL PRESUPUESTO

El control de las actividades y del logro de objetivos corresponde en primera instancia al Presidente y al Rector Nacional, al Delegado del Presidente y al Rector Seccional.

Los anteriores están apoyados en esta tarea por la Auditoría Interna, la cual ejerce el control financiero y programático de las actividades presupuestales de todas las unidades académicas y administrativas de la Universidad, conforme con lo establecido en los Estatutos y demás normatividad sobre la materia.

El control del presupuesto debe estar ligado a la misión y objetivos institucionales y al sistema de planeación de la Corporación, de tal manera que su evaluación se constituya en una medición de la gestión de los administradores, y por ende deberá incluir por lo menos:

  • Auditoría de objetivos y metas propuestas;

  • Evaluación del diagnóstico interno y externo;

  • Evaluación financiera del presupuesto de acuerdo con los planes operativos.

Además, la Auditoria Interna deberá presentar trimestralmente al Delegado del Presidente y al Rector Seccional, informe de la gestión de control interno realizada.

CAPITULO XI

DISPOSICIONES GENERALES

No se podrá afectar el presupuesto de la Corporación con obligaciones que no hayan sido previstas y estipuladas dentro del presupuesto aprobado y/o en sus posteriores modificaciones.

Forman parte integral del presente Acuerdo y por tanto son de forzosa aplicación en la Universidad los conceptos, procedimientos y demás que aparecen en los documentos denominados “ESTRUCTURA PRESUPUESTAL DE FUNCIONES Y CENTROS DE COSTO, “PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES”, “GLOSARIO DE CUENTAS PRESUPUESTALES”, Formularios y CASOS PRACTICOS, que a continuación se señalan y que aparecen relacionados en los anexos 1 al 20.:

ESTRUCTURA PRESUPUESTAL DE FUNCIONES Y
CENTROS DE COSTO

  • FUNCIONES
    • 01 - AUTORIDADES NACIONALES
    • 02 - DOCENCIA
    • 03 - INVESTIGACION
    • 04 - EXTENSION
    • 05 - ADMINISTRACIÓN
    • 06 - BIENESTAR INSTITUCIONAL
  • CENTROS DE COSTO
    • 001 - Sala General
    • 002 - Consiliatura
    • 003 - Presidencia
    • 004 - Rectoría
    • 005 - Secretaria General
    • 007 - Censoría
    • 008 - Revisoría Fiscal
    • 009 - Dirección de Planeación
    • 010 - Auditoría Interna
    • 011 - Sindicatura
    • 013 - Dirección Bienestar Universitario
    • 014 - Área Salud (B. U.)
    • 015 - Área Cultural (B. U.)
    • 016 - Área de Desarrollo Humano (B. U.)
    • 017 - Área de Promoción Socioeconómica (B. U.)
    • 018 - Área de Recreación y Deporte (B. U.)
    • 019 - Educación Continuada
    • 032 - Escuela de Capacitación Docente
    • 033 - Cátedra Gerardo Molina
    • 100 - Colegio
    • 101 - Instituto
    • 105 - Facultad Enfermería
    • 106 - Facultad Admón. Agropecuaria
    • 110 - Facultad Derecho
    • 111 - Facultad Contaduría
    • 112 - Facultad Ingeniería
    • 113 - Facultad Ciencias de la Educación
    • 114 - Facultad Medicina
    • 115 - Facultad Admón. de Empresas
    • 116 - Facultad Economía
    • 117 - Facultad Instrumentación Quirúrgica
    • 118 - Facultad Fisioterapia
    • 119 - Facultad Microbiología
    • 120 - Facultad Odontología
    • 121 - Extensiones Posgrados Derecho
    • 122 - Extensiones Licenciaturas Semipresenciales
    • 123 - Extensiones Posgrados Contaduría
    • 124 - Extensiones Posgrados Ciencias
    • 125 - Extensiones Posgrados Administración
    • 150 - Posgrados Derecho
    • 165 - Posgrados Contaduría
    • 170 - Posgrados Ingeniería
    • 175 - Licenciaturas Semipresenciales
    • 176 - Posgrados Ciencias
    • 177 - Posgrados Administración Agropecuaria
    • 180 - Posgrados Salud

PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES

12 INVERSIONES TITULOS VALORES
1205 ACCIONES
120560 Enseñanza
 
1210 CUOTAS PARTES DE INTERES SOCIAL
121060 Enseñanza
 
1295 OTRAS INVERSIONES
129505 Aportes en Cooperativas
129510 Derechos en clubes sociales
129595 Diversas
 
15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
 
1504 TERRENOS
150405 Urbanos
150410 Rurales
 
1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
151605 Edificios
151695 Otros
 
1520 MAQUINARIA Y EQUIPO
152001 Equipo
152002 Maquinaria
 
1524 EQUIPO DE OFICINA
152405 Muebles y Enseres
152410 Equipos
152495 Otros
 
1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION
152805 Equipos de procesamiento de datos
152810 Equipos de telecomunicaciones
152815 Equipos de radio
152825 Líneas telefónicas
152895 Otros
 
1532 EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO
153205 Medico
153210 Odontológico
153215 Laboratorio
153220 Instrumental
153295 Otros
 
1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE
154005 Autos, camionetas y camperos
154015 Buses y busetas
154095 Otros
 
1556 ACUEDUCTOS, PLANTA Y REDES
155628 Plantas de generación diesel, gasolina y petróleo
155695 Otros
 
1560 ARMAMENTO Y VIGILANCIA
 
1568 VIAS DE COMUNICACIÓN
156805 Pavimentación y patios
156810 Vías
 
18 OTROS ACTIVOS
 
1805 BIENES DE ARTE Y CULTURA
180505 Obras de Arte
180510 Bibliotecas
180515 Elementos de Museo
180520 Monumentos
180525 Instrumentos Musicales
180530 Elementos Coreográficos
180595 Otros
 
4 INGRESOS
 
41 OPERACIONALES
 
4160 ENSEÑANZA
 
416005 ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA EDUCACION
41600501 Inscripciones
41600502 Matriculas
41600503 Supletorios y Diferidos (Evaluación Diferida)
41600504 Habilitaciones
41600505 Diplomas y Actas de Grado
41600506 Derechos de Grado
41600507 Certificados y Constancias
41600508 Cursos de Preparatorios
41600509 Cursos de Vacaciones y Remediales (Nivelac. Académica)
41600510 Validaciones
41600511 Nivelaciones de Materias
41600512 Pensiones
41600513 Educación Dirigida
41600514 Preparatorios
41600515 Cursos de Pregrado
41600516 Cursos Preicfes
41600517 Cursos Preuniversitarios
416095 ACTIVIDADES CONEXAS
41609501 Derechos de laboratorio
41609502 Contratos de servicios Técnicos
41609503 Asesorías y Consultorías
41609504 Tutorías
41609505 Cursos de computadoras
41609506 Cursos de Complementación y Actualización
41609507 Simposios
41609508 Conferencias
41609509 Seminarios y Talleres
41609510 Publicaciones, libros y revistas
41609595 Otros
 
4175 DEVOLUCIONES
417505 A estudiantes
4180 BECAS (DB.)
418005 A estudiantes
 
42 NO OPERACIONALES
 
4210 FINANCIEROS
421005 Intereses
421010 Reajuste Monetario - Upac (Corrección Monetaria)
421050 Comisiones cheques otras plazas
421055 Multas y Recargos
421060 Sanciones cheques devueltos
421095 Otros
 
4220 ARRENDAMIENTOS
422010 Construcciones y Edificaciones
422015 Maquinaria y Equipo
422020 Equipo de Oficina
422035 Equipo de Computación y comunicación
422530 Equipo Médico y científico
 
4225 COMISIONES
422540 Derechos de Autor
422595 Otros
 
423510 De transporte
423570 Al personal
42357001 Afiliación al servicio médico
42357002 Consulta médica
42357003 Laboratorio clínico
42357004 Certificados médicos
42357005 Actividades culturales
42357006 Actividades de recreación y deporte
423595 Otros
 
4245 UTILIDAD EN VENTA PROPIEDAD PLANTA Y E.
424504 Terrenos
424516 Construcciones y edificaciones
424520 Maquinaria y Equipo
424524 Equipo de Oficina
424528 Equipo de computo y comunicación
424532 Equipo Medico y científico
424540 Flota y equipo de transporte
 
4255 INDEMNIZACIONES
425505 Por siniestro
425515 Lucro cesante Cías. de Seguros
425520 Daño emergente Cías. de Seguros
425525 Por pérdidas de mercancías
425540 Por incapacidades del Iss.
425595 Otros
 
4295 DIVERSOS
429505 Aprovechamiento
429507 Auxilios
429509 Subvenciones
429567 Utiles, papelería y fotocopias
429583 Llamadas telefónicas
429595 Otros
42959501 Aportes de las Seccionales
42959502 Cuota de Admón. de Colegios
42959503 Recargo matrícula extraordinaria
 
5 GASTOS
 
51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN
 
5105 GASTOS DE PERSONAL
510503 Salario Integral
510506 Sueldos
510515 Horas Extras y Recargos
510521 Viáticos
510527 Auxilio de Transporte
510530 Cesantías
510533 Intereses sobre Cesantías
510536 Prima de Servicios
510539 Vacaciones
510542 Primas Extralegales
510545 Auxilios
510548 Bonificaciones
510551 Dotaciones y Suministros a Trabajadores
510554 Seguros de vida
510557 Cuotas partes Pensiones de Jubilación
510559 Pensiones de Jubilación
510560 Indemnizaciones Laborales
510563 Capacitación al Personal
510566 Gastos Deportivos y de Recreación
510568 Aportes a Administradoras de Riesgos Profesionales A.R.P
510569 Aportes a Entidades Promotoras de salud E.P.S.
510570 Aportes a Fondos de Pensiones
510572 Aportes a Cajas de Compensación Familiar
510575 Aportes al I.C.B.F.
510578 Aportes al Fondo Patrimonial SENA
510581 Aportes Sindicales
510584 Gastos Médicos y Drogas
510595 Otros
 
5110 HONORARIOS
511010 Revisoria Fiscal
511015 Auditoría Externa
511020 Avalúos
511025 Asesoría Jurídica
511030 Asesoría Financiera
511035 Asesoría Técnica
511095 Otros Servicios Profesionales
 
5115 IMPUESTOS
511505 Industria y Comercio
511510 De Timbre
511515 A la Propiedad Raíz
511525 De Valorización
511540 De Vehículos
511595 Otros
 
5120 ARRENDAMIENTO
512010 Construcciones y Edificaciones
512015 Maquinaria y Equipo
512040 Flota y Equipo de Transporte
512095 Otros
 
5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES
512505 Contribuciones
512510 Afiliaciones y Sostenimiento
 
5130 SEGUROS
513005 Manejo
513010 Cumplimiento
513025 Incendio
513030 Terremoto
513035 Sustracción y Hurto
513080 Lucro Cesante
513085 Transporte de Mercancía
513095 Otros
 
5135 SERVICIOS
513505 Aseo y Vigilancia
513510 Temporales
513515 Asistencia Técnica
513520 Procesamiento electrónico de datos
513525 Acueducto y Alcantarillado
513530 Energía Eléctrica
513535 Teléfono
513540 Correo, Portes y Telegramas
513545 Fax y Telex
513550 Transporte, fletes y acarreos
513555 Gas
513560 Publicidad, propaganda y promoción
513595 Otros
 
5140 GASTOS LEGALES
514005 Notariales
514015 Trámites y Licencias
514095 Otros
 
5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
514510 Construcciones y Edificaciones
514515 Maquinaria y Equipo
514520 Equipo de Oficina
514525 Equipo de computación y comunicaciones
514530 Equipo Médico - Científico
514540 Flota y Equipo de Transporte
514560 Acueducto, plantas y redes
514565 Armamento y vigilancia
514595 Otros
 
5150 ADECUACIÓN E INSTALACIÓN
515005 Instalación Eléctrica
515010 Arreglos ornamentales y decoración
515015 Reparaciones Locativas
515095 Otros
 
5155 GASTOS DE VIAJE
515505 Alojamiento y Manutención
515515 Pasajes Aéreos
515520 Pasajes Terrestres
515595 Otros
 
5195 DIVERSOS
519505 Comisiones
519510 Libros, suscripciones, periódicos y revistas
519515 Música ambiental
519520 Gastos de Representación y Relaciones Públicas
519525 Elementos de Aseo y Cafetería
519530 Útiles, papelería y fotocopias
519535 Combustibles y lubricantes
519545 Taxis y buses
519550 Estampillas
519555 Microfilmación
519560 Casino y Restaurante
519565 Parqueaderos
519570 Indemnizaciones por daños a terceros
519595 Otros
 
52 OPERACIONALES DE VENTAS (Académicos)
 
5205 GASTOS DE PERSONAL
520503 Salario Integral
520506 Sueldos
520515 Horas Extras y Recargos
520521 Viáticos
520527 Auxilio de Transporte
520530 Cesantías
520533 Intereses sobre Cesantías
520536 Prima de Servicios
520539 Vacaciones
520542 Primas Extralegales
520545 Auxilios
520548 Bonificaciones
520551 Dotaciones y Suministros a Trabajadores
520554 Seguros de vida
520557 Cuotas partes Pensiones de Jubilación
520559 Pensiones de Jubilación
520560 Indemnizaciones Laborales
520563 Capacitación al Personal
520566 Gastos Deportivos y de Recreación
520568 Aportes a Administradoras de Riesgos Prof. (A.R.P.)
520569 Aportes a Entidades Promotoras de Salud E.P.S.
520570 Aportes a Fondos de Pensiones
520572 Aportes a Cajas de Compensación Familiar
520575 Aportes al I.C.B.F.
520578 Aportes al Fondo Patrimonial SENA
520581 Aportes Sindicales
520584 Gastos Médicos y Drogas
520595 Otros
 
5210 HONORARIOS
521010 Revisoria Fiscal
521015 Auditoría Externa
521020 Avalúos
521025 Asesoría Jurídica
521030 Asesoría Financiera
521035 Asesoría Técnica
521095 Otros Servicios Profesionales
 
5215 IMPUESTOS
521505 Industria y Comercio
521510 De Timbre
521515 A la Propiedad Raíz
521525 De Valorización
521540 De Vehículos
521595 Otros
 
5220 ARRENDAMIENTO
522010 Construcciones y Edificaciones
522015 Maquinaria y Equipo
522040 Flota y Equipo de Transporte
522095 Otros
 
5225 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES
522505 Contribuciones
522510 Afiliaciones y Sostenimiento
 
5230 SEGUROS
523005 Manejo
523010 Cumplimiento
523025 Incendio
523030 Terremoto
523035 Sustracción y Hurto
523080 Lucro Cesante
523085 Transporte de Mercancía
523095 Otros
 
5235 SERVICIOS
523505 Aseo y Vigilancia
523510 Temporales
523515 Asistencia Técnica
523520 Procesamiento electrónico de datos
523525 Acueducto y Alcantarillado
523530 Energía Eléctrica
523535 Teléfono
523540 Correo, Portes y Telegramas
523545 Fax y Telex
523550 Transporte, fletes y acarreos
523555 Gas
523560 Publicidad, propaganda y promoción
523595 Otros
 
5240 GASTOS LEGALES
524005 Notariales
524015 Trámites y Licencias
524095 Otros
 
5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
524510 Construcciones y Edificaciones
524515 Maquinaria y Equipo
524520 Equipo de Oficina
524525 Equipo de computación y comunicaciones
524530 Equipo Médico - Científico
524540 Flota y Equipo de Transporte
524560 Acueducto, plantas y redes
524565 Armamento y vigilancia
524595 Otros
 
5250 ADECUACIÓN E INSTALACIÓN
525005 Instalación Eléctrica
525010 Arreglos ornamentales y decoración
525015 Reparaciones Locativas
525095 Otros
 
5255 GASTOS DE VIAJE
525505 Alojamiento y Manutención
525515 Pasajes Aéreos
525520 Pasajes Terrestres
525595 Otros
 
5295 DIVERSOS
529505 Comisiones
529510 Libros, suscripciones, periódicos y revistas
529515 Música Ambiental
529520 Gastos de Representación y Relaciones Públicas
529525 Elementos de Aseo y Cafetería
529530 Útiles, papelería y fotocopias
529535 Combustibles y lubricantes
529545 Taxis y buses
529550 Estampillas
529555 Microfilmación
529560 Casino y Restaurante
529565 Parqueaderos
529570 Indemnizaciones por daños a terceros
529595 Otros
 
53 NO OPERACIONALES
 
5305 FINANCIEROS
530505 Gastos Bancarios
530510 Reajuste Monetario Upac (corrección monetaria)
530515 Comisiones
530520 Intereses
530595 Otros
 
5315 GASTOS EXTRAORDINARIOS
531505 Costas y procesos judiciales
531510 Actividades culturales y cívicas
531515 Costos y gastos de ejercicios anteriores
531520 Impuestos asumidos
531595 Otros
 
5395 GASTOS DIVERSOS
539505 Demandas Laborales
539510 Demandas por incumplimiento de contratos
539515 Indemnizaciones
539520 Multas, sanciones y litigios
539525 Donaciones
539535 Amortización de bienes entregados en comodato
539595 Otros
53959501 Aportes a Autoridades Nacionales
53959502 Aportes por cuota de administración (contabilidad de Colegio)

GLOSARIO DE CUENTAS PRESUPUESTALES

  1. INGRESOS

    Agrupa las cuentas que representan los4 beneficios operativos y financieros que percibe la Corporación, en el desarrollo del giro normal de su actividad educativa en un periodo determinado.

    1. INGRESOS OPERACIONALES

      Se incluyen bajo este concepto todos los que tienen el carácter de regulares y que provienen de la contraprestación de algún servicio de los que ofrece la Corporación.

      1. ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA EDUCACION

        Son aquellos ingresos que provienen de la prestación del servicio de formación intelectual, entre ellos:

        • Inscripciones. Corresponde al valor estimado de los pagos que efectúan los aspirantes por concepto de derechos correspondientes a solicitudes de admisión, para cualquiera de los programas que ofrece la Universidad.

        • Matricula. Corresponde al valor estimado de los pagos que efectúan los estudiantes por concepto de derechos de matricula, tanto en Pregrado como en Posgrado.

        No aplican en este concepto los valores correspondientes al pago de derechos de opciones de grado, tales como “Curso de Pregrado”, “Proyecto de Grado” o “Monografía”, ni los correspondientes a extensión universitaria y educación continua, p.e., los de la Cátedra Gerardo Molina.

        • Suletorios y Diferidos (Evaluación Diferida). Son los ingresos que se reciben de los estudiantes que no presentan la evaluación final en la fecha programada.

        • Diplomas y Actas de grado. Se refiere a los recaudos esperados por pago de copias de diplomas y actas de grado.

        • Derechos de Grado. Se refiere a los recaudos esperados por concepto de diploma, acta, registro y ceremonia.

        • Certificados y constancias. Se refiere a los recaudos provenientes de la expedición de todo tipo de certificaciones y constancias sobre matricula y resultados académicos.

        • Cursos de Preparatorios. Son los ingresos esperados por valor de los cursos de actualización para presentar preparatorios.

        • Cursos de vacaciones y remediales (nivelación académica). Se refiere a los recaudos que se espera percibir por concepto de Trabajo Tutorial o Curso de Vacaciones, a fin de complementar el logro de los objetivos de aprendizaje que no fueron alcanzados por el estudiante durante el curso regular de una asignatura.

        • Validaciones. Valores que reciba la Universidad por practicar esta clase de evaluación a los estudiantes.

        • Nivelación de materias. Los valores percibidos de aquellos estudiantes que no ven el semestre o el año completo y que toman una o dos materias únicamente.

        • Pensiones. Corresponde a las mensualidades que pagan los estudiantes del Colegio.

        • Educación Dirigida. Hace referencia al valor que pagan los estudiantes de Colegio, cuya jornada se extiende mas allá del horario normal de labores escolares; incluye la asistencia en las tareas o trabajos pendientes para el alumno.

        • Preparatorios. Ingresos provenientes de los pagos académicos por esta opción de grado.

        • Cursos de Pregrado. Corresponde a los ingresos percibidos por estudiantes que seleccionan esta opción para acceder al grado profesional.

        • Cursos Preicfes. Se incluyen los valores recibidos por concepto de cursos que se dictan para la preparación para presentar las pruebas de Estado o pruebas del Icfes.

        • Cursos Preuniversitarios. Son los ingresos por los cursos de preparación para aspirantes a ingresar a la Universidad.

        • Otros. Los ingresos por actividades educativas no incluidas en las anteriores.

      2. ACTIVIDADES CONEXAS

        Son aquellos ingresos que se derivan de la actividad educativa, entre ellos :

        • Derechos de laboratorio. Incluye los valores recibidos por la utilización de los laboratorios de la Universidad, ya sea por los estudiantes matriculados o por empresas u otras universidades.

        • Contratos de Servicios Técnicos. Registra el valor de los ingresos causados o recibidos por servicios técnicos o profesionales prestados por la Universidad a terceros y que corresponden al desarrollo de servicios educativos adicionales.

        • Asesorías y Consultorías. Registra el valor de los ingresos causados o recibidos por asesorías o consultorías prestados por la Universidad a terceros y que corresponden al desarrollo de servicios educativos profesionales.

        • Cursos de complementación y actualización. Son los ingresos provenientes de la realización de cursos de capacitación en temas específicos, a solicitud de entidades o empresas o por iniciativa propia de la Universidad. Estos pueden ser: Simposios, seminarios, talleres, conferencias, cátedras, etc.

        • Otros. Los ingresos por actividades conexas no incluidas en las anteriores.

    2. INGRESOS NO OPERACIONALES

      Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a las del objeto social o giro normal de los negocios de la Universidad.

      1. FINANCIEROS

        Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad por concepto de rendimientos de capital, a través de actividades diferentes a las educativas y conexas, entre ellas:

        • Intereses. Son los ingresos generados por intereses corrientes y /o de mora por la financiación de matrícula y los derivados de los rendimientos devengados por las inversiones.

        • Reajuste monetario - Upac. Son los ingresos obtenidos por la corrección monetaria de las cuentas de ahorro y depósitos a término fijo en UPAC,

        • Multas y recargos. Las multas son los ingresos provenientes de las sanciones aplicadas a estudiantes, de conformidad con reglamentos. Los recargos son los provenientes de la matrícula extemporánea.

        • Sanciones cheques devueltos. Son los provenientes de aplicar lo estipulado en el Código de Comercio a los cheques sin fondos que terceros acreditan a la Universidad por cualquier concepto.

        • Otros. Los ingresos por actividades financieras no incluidas en las anteriores.

      2. ARRENDAMIENTOS

        Son los recursos que se perciben por concepto de alquiler o arrendamiento de las propiedades, planta y equipo de la Corporación a terceros y que no corresponden al desarrollo de la actividad educativa.

      3. COMISIONES

        Registra el valor de los ingresos no operacionales que la universidad obtiene a titulo de comisiones originadas en derechos de autor que ella genere o que le sean cedidos.

      4. SERVICIOS

        Registra los ingresos causados o recibidos por la prestación de servicios diferentes a los del giro normal de la actividad, por ejemplo: transporte escolar, o los servicios prestados al personal estudiantil.

      5. UTILIDAD EN VENTA DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

        Son los recursos provenientes de utilidad en la venta de terrenos, construcciones y edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, equipo de computación y comunicaciones, equipo medico y científico, flota y equipo de transporte, etc.

      6. INDEMNIZACIONES

        Registra el valor de los ingresos recibidos por la Corporación por concepto de indemnizaciones por siniestros ocurridos, tales como: siniestros, lucro cesante, daño emergente, perdida de mercancías, incapacidades y otros.

      7. DIVERSOS

        Registra el valor de los ingresos recibidos por la Corporación por conceptos diferentes a los especificados en las cuentas anteriores, tales como: aprovechamientos, auxilios, llamadas telefónicas, aportes de las Seccionales, cuotas de administración de Colegios y recargo matricula extraordinaria.

        • Aprovechamientos. Son los ingresos recibidos por concepto de venta de chatarra e inservibles, empaques reutilizables, papelería usada y otros, en general, elementos para reciclar.

        • Auxilios. Registra los ingresos por concepto de auxilio recibidos por la Corporación, provenientes de particulares o empresas estatales o privadas.

        • Llamadas telefónicas. Corresponde a los ingresos por concepto de llamadas a larga distancia hechas de manera personal y particular y que no tienen relación con el desarrollo de las actividades propias de la Universidad.

        • Otros. Son los ingresos diversos no incluidos en los conceptos anteriores, entre estos tenemos:

        • Aportes de las Seccionales. Registra el valor estatutario recibido de las Seccionales, con destino al sostenimiento de las Autoridades Nacionales.

        • Cuota de administración de Colegio. Registra el valor recibido de los Colegios, por el usufructo de las instalaciones, servicios públicos, laboratorios y demás espacios y recursos de la Universidad.

        • Recargo matricula extraordinaria. Registra el mayor valor que deben pagar los alumnos que no se matriculan dentro de las fechas establecidas por la Universidad.
    3. RECURSOS DE CAPITAL

      Incluye el resultado obtenido en el ejercicio contable inmediatamente anterior mas los recursos de crédito; estos últimos se refieren a los prestamos a mediano y largo plazo previamente aprobados por el Consejo Directivo de la Seccional o por la Consiliatura, y cuyo ingreso se produce dentro de la vigencia. En caso que se trate de un déficit en el resultado del ejercicio anterior, se registrara en el presupuesto de ingresos con signo negativo.

  2. GASTOS

    Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre la Universidad en el desarrollo del giro normal de su actividad en un periodo.

    1. GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN :

      Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal de la Universidad y registra

      1. GASTOS DE PERSONAL

        Registra los gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el Reglamento Interno de la Universidad y las Convenciones Colectivas. Hacen parte de esta cuenta los siguientes conceptos :

        • Salario Integral. Se podrá aplicar a quienes devenguen mas de 10 salarios mínimos mensuales y pacten con el empleador el pago de una sola suma convenida que comprenda además de la retribución ordinaria de servicios, el pago periódico de otros factores salariales y prestaciones, incluida la cesantía, a que tenga derecho el trabajador.

        • Sueldos. Comprende el pago de la asignación establecida para retribuir a los empleados y profesores que figuran en la nómina, por la prestación de sus servicios personales.

        • Horas Extras y Recargo Nocturno. De una parte, es el pago por el trabajo suplementario del personal de nómina, es decir, el que se realiza fuera de la jornada ordinaria y en días sábados, domingos y festivos; de otra, el pago por el trabajo que se realiza después de las seis de la tarde o las dieciocho horas hasta las seis de la mañana o las seis horas.

        • Viáticos. Comprende el valor asignado a empleados de planta de la Universidad, que se desplazan fuera de su lugar de residencia en razón de comisión de trabajo. Básicamente, es el reconocimiento para los gastos de alojamiento y manutención.

        • Auxilio de Transporte. Es el pago a los trabajadores que tengan derecho a él, de conformidad con las disposiciones laborales vigentes.

        • Cesantías. Es el pago de lo estipulado en la Ley, para la relación laboral. Corresponde a un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracciones de año.

        • Intereses sobre Cesantías. Es el pago de la prestación social establecida por Ley para empleados vinculados laboralmente y corresponde al 12% del valor de las cesantías que cada trabajador tenga acumulado al 31 de diciembre de cada año o proporcionalmente por fracción de año.

        • Prima de Servicios. Es el pago establecido en la Ley que corresponde a un mes de salario, pagadero 50% en el mes de junio y 50% en el mes de diciembre, a quienes hayan trabajado por lo menos 90 días calendario dentro del semestre.

        • Vacaciones. Es el pago de un descanso remunerado establecido por la Ley. Corresponde a quince (15) días hábiles consecutivos a quien haya prestado sus servicios durante un (1) año y proporcional por fracción superior a seis meses.

        • Primas Extralegales. Esta cuenta está constituida por aquellos conceptos pactados en Convención Colectiva, como son :

        • Prima de Alimentación. Es el pago de un auxilio a los empleados para contribuir a su manutención.

        • Prima de Navidad. Es un pago a los empleados de la Universidad con ocasión de la Navidad, en términos de un número de días de salario. Se paga a quienes tengan vigente el contrato de trabajo a 30 de noviembre.

        • Prima de Vacaciones. Es un pago a los empleados de la Universidad con ocasión del disfrute de vacaciones, en términos de un número de días de salario, por año laborado o proporcional al tiempo de servicio en el respectivo año. Se paga cuando el trabajador sale a disfrutar vacaciones, siempre y cuando tenga vigente el contrato de trabajo.

        • Prima de Antigüedad. Es un pago a que tiene derecho el personal docente y administrativo, de conformidad al tiempo de vinculación a la Universidad. Mensual para los docentes y una vez cada quinquenio para los administrativos.

        • Prima de Escalafón. Es un pago mensual a que tiene derecho el personal docente, de conformidad con su ubicación en el Escalafón Docente que establece el Reglamento respectivo.

        • Prima de Excelencia. Es un pago mensual en porcentaje sobre el sueldo básico, a que tienen derecho los profesores que queden situados dentro del rango de los mejor calificados en la “Evaluación Docente”.

        • Auxilios. Son las erogaciones o valores en que incurre la Universidad o reconoce al empleado docente y/o administrativo, en desarrollo de lo pactado en la Convención Colectiva, bajo las denominaciones: Auxilio de Educación, Auxilio de Maternidad, Auxilio de Defunción y Auxilio de Anteojos.

        • Bonificaciones. Aquellas a que por mera liberalidad de la Universidad se hagan acreedores profesores o empleados administrativos, por disposición de la Consiliatura.

        • Gastos de Representación. Remuneración especial para efectos de la representación pública de la Universidad, que es competencia de algunos cargos Directivos, de acuerdo con las disposiciones de la Consiliatura. Se pagan al Presidente, al Rector Nacional, a Delegados Personales del Presidente y a Rectores Seccionales.

        • Dotación y Suministros a Trabajadores. Consiste en el suministro de uniformes al personal administrativo, en los términos de la Convención Colectiva.

        • Seguro de Vida. Corresponde al pago de la prima por contratos o pólizas de accidentes personales o seguro de vida, del personal directivo que estipule la Consiliatura.

        • Cuotas partes de Pensiones de jubilación. Corresponde a la provisión mensual del gasto, con destino al pago de futuras pensiones, según cálculo actuarial.

        • Pensiones de Jubilación. Corresponde al pago mensual a los pensionados de la Universidad incluyendo la mesada adicional que se les reconoce en junio y en diciembre.

        • Indemnizaciones Laborales. Corresponde al pago que la Ley estipula a los empleados despedidos sin justa causa.

        • Capacitación al Personal. Corresponde a las erogaciones en que incurre la Corporación, cuando con sus propios recursos o a través de terceros, desarrolla actividades y programas destinados a mejorar los conocimientos, actitudes y aptitudes de los docentes y empleados de la Universidad, con el objeto de incrementar la productividad, seguridad y eficacia del trabajo que desempeñan. Comprende entre otros, los programas de socialización, inducción, entrenamiento, reentrenamiento y capacitación propiamente dicha.

        • Gastos Deportivos y de Recreación. Son aquellos en que incurre la Universidad en desarrollo de actividades deportivas y de recreación dirigidas a sus docentes, empleados y estudiantes. Entre otros, las celebraciones del Día de la Secretaria, del Profesor, de los Niños, de Navidad, Campeonatos, Olimpiadas, Torneos, etc.

        • Aportes a Administradoras de Riesgos Profesionales, A.R.P. Son los pagos que la Universidad realiza a las empresas administradoras de riesgos profesionales de acuerdo a las disposiciones legales (hoy, Ley 100).

        • Aportes a Entidades Promotoras de Salud, E.P.S. Son los pagos o aportes que la Universidad realiza en calidad de cuota patronal a las empresas promotoras de salud, de acuerdo a las disposiciones legales (hoy, Ley 100). Estos pagos pueden ser al Instituto de Seguros Sociales o a las EPS.

        • Aportes a Fondos de Pensiones. Son los pagos o aportes que la Universidad realiza, en calidad de cuota patronal, a los fondos de pensiones o al Instituto de Seguros Sociales, de acuerdo a las disposiciones legales (hoy, Ley 100).

        • Aportes a Cajas de Compensación Familiar. Hace referencia a una contribución establecida por ley, para financiar los programas de asistencia social y subsidio familiar, y corresponde al 4% del valor devengado por los empleados.

        • Aportes al I.C.B.F. Hace referencia a una contribución establecida por ley, y corresponde al 3% del valor devengado por los empleados.

        • Aportes al Fondo Patrimonial Sena. Hace referencia a una contribución establecida por ley, para financiar los programas de capacitación técnica y corresponde al 2% del valor devengado por los empleados.

        • Aportes Sindicales. Corresponde al auxilio que la Universidad paga a los Sindicatos, así como también cualquier tipo de ayuda que la Universidad conceda a éstos, como pasajes, viáticos, etc.

        • Gastos Médicos y Drogas. Son los ocasionados por el servicio médico estudiantil de primeros auxilios. Incluye los gastos por la compra de drogas, insumos, medicamentos básicos y elementos para curaciones.

        • Otros. Registra el valor correspondiente a los gastos de personal no incluidos en las cuentas anteriores.

      2. HONORARIOS

        Retribución percibida por personas naturales o jurídicas, que prestan sus servicios profesionales sin que medie un contrato laboral. Podrán ser honorarios, entre otros, por : Auditoría Externa, Avalúos, Asesoría Jurídica, Asesoría Financiera, Asesoría Técnica y Otros. Cuando se trate de contratos con profesores, se deberá llevar en la cuenta 5210, es decir en el grupo de los Gastos Operacionales de Ventas, que son los académicos.

      3. IMPUESTOS

        Registra el valor de los impuestos o tasas de carácter obligatorio a favor del Estado, a cargo de la Universidad. Entre ellos, Industria y Comercio, De Timbre, A la Propiedad Raíz, Derechos sobre Instrumentos Públicos, De Valorización, De Vehículos y otros.

      4. ARRENDAMIENTOS

        Registra el valor de los gastos originados en servicios de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles para el desarrollo del objeto social. Podrán ser por arriendos de: Construcciones y Edificaciones, Maquinaria y Equipo, Flota y Equipo de Transporte.

      5. CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES

        Registra el valor de los gastos por concepto de contribuciones, aportes, afiliaciones, cuotas de sostenimiento, que se pagan a entidades por pertenecer a ellas o disfrutar del servicio de las mismas, p.e., a asociaciones académicas, gremiales y clubes sociales.

      6. SEGUROS

        Registra el valor de las erogaciones por concepto de primas y demás gastos ocasionados por seguros contratados para la seguridad económica de los bienes de la Universidad, entre ellos, Manejo, Cumplimiento, Incendio y Rayo, Terremoto, Sustracción y Hurto, Lucro Cesante, Transporte de Mercancía, Seguro Obligatorio en Accidentes de Tránsito y otros.

      7. SERVICIOS

        Registra el valor de los gastos en que incurre la Universidad cuando recibe o contrata servicios con terceros, tales como:

        • Aseo y Vigilancia. Incluye lavandería.

        • Temporales. Para trabajos especializados o eventualmente reemplazos de personal de planta administrativa.

        • Asistencia técnica. Para asuntos específicos cuando con su personal de planta no es dable resolverlos.

        • Procesamiento electrónico de datos. Básicamente se refiere a transcripción de datos y digitalización de planos por la carencia de equipos, software o personal.

        • Acueducto y Alcantarillado. Se refiere al servicio público de acueducto y alcantarillado.

        • Energía y Eléctrica. Se refiere al servicio público de energía eléctrica y alumbrado.

        • Teléfono. Se refiere al servicio de telecomunicaciones local, nacional o internacional, fijo o móvil.

        • Correo, portes y telegramas. Corresponde a los gastos ocasionados por el servicio de correo, mensajería urbana nacional e internacional, y telegramas.

        • Fax y telex. Corresponde al gasto por concepto de contratación del servicio de fax o telex.

        • Transporte, fletes y acarreos. Se refiere a los gastos de transporte terrestre urbano, intermunicipal o interdepartamental de estudiantes o bienes.

        • Publicidad, propaganda y promoción. Se refiere a los gastos por creación y diseño, artes finales, anuncios o avisos publicitarios en medios impresos, radio, televisión, cine, vídeo y audiovisuales, objetos con mensajes y otros, que haga la Universidad por concepto de mensajes institucionales, mercadeo de sus programas y servicios académicos, promoción social y proyección de imagen.

        • Otros. Servicios que no están incluidos en los conceptos anteriores.

      8. GASTOS LEGALES

        Registra el valor de los gastos causados en el cumplimiento de disposiciones legales de carácter obligatorio, tales como: Notariales, trámites y licencias, otros.

      9. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

        Registra los gastos ocasionados por concepto de conservación y reparaciones, por sus propios medios o a través de terceros a: Construcciones y edificaciones, Maquinaria y equipo, Equipo de oficina, Equipo de computación y comunicaciones, Equipo médico - científico, Flota y equipo de transporte, Acueducto, plantas y redes, Armamento de vigilancia, otros. Incluye la compra de repuestos, materiales y suministros utilizados en dicho propósito.

      10. ADECUACION E INSTALACION

        Registra los gastos ocasionados por concepto de ampliación, adecuación e instalación de oficinas, salones, corredores, etc.; tales como : Instalación eléctrica, Arreglos ornamentales y decoración, Reparaciones Locativas, otros.

      11. GASTOS DE VIAJE

        Registra las erogaciones ocasionadas por concepto de los gastos en que incurren los empleados de la Universidad, que se desplazan fuera de su sede habitual en comisión oficial. Son los destinados a cubrir: Alojamiento y manutención, pasajes aéreos y terrestres, llamadas telefónicas oficiales, fotocopias, portes de correo, fax y telegramas.

      12. DIVERSOS

        Registra los gastos operacionales ocasionados por conceptos diferentes a los especificados en las cuentas anteriores. Estos podrán ser :

        • Comisiones. Pagos que se deben efectuar por concepto de servicios bancarios, tales como: comisiones por cheques de otras plazas, por cheques de gerencia; también se incluyen las comisiones que se paguen a intermediarios en la realización de un negocio.

        • Libros, Suscripciones, Periódicos y revistas. - Libros: Incluye los gastos por concepto de compra de libros de consulta por parte de las dependencias administrativas, diferentes a los que usan en la docencia e investigación. - Suscripciones : Comprende los gastos por concepto de renovación y pago de nuevas suscripciones a periódicos, revistas, boletines informativos, etc. - Periódicos y revistas : Los gastos generados por concepto de la elaboración de periódicos, revistas y boletines de la Universidad.

        • Música ambiental. Comprende los gastos generados por el suministro de música ambiental en las diferentes instalaciones de la Universidad.

        • Elementos de aseo y cafetería. Se incluye en este concepto aquellos gastos que son necesarios para el desarrollo de la actividad de aseo, desinfección y limpieza a las instalaciones, como también los necesarios para atender los requerimientos de cafetería para la atención de los empleados de la Universidad.

        • Útiles, papelería y fotocopias. En esta cuenta se incluyen todos los útiles de papelería y de escritorio necesarios para el desarrollo de las labores de las diferentes oficinas; también el valor correspondiente a los servicios de fotocopiado, encuadernación y empaste, con los medios de la Universidad o a través de terceros.

        • Combustibles y Lubricantes. Comprende los gastos por compra de toda clase de combustibles y lubricantes utilizados para vehículos automotores, plantas eléctricas, motores, maquinaria y equipos.

        • Taxis y buses. Comprende los gastos que asuma la Universidad por concepto de transporte urbano de empleados y docentes.

        • Estampillas. Son los gastos que se pagan por este concepto y otros adhesivos, ya sea por iniciativa de la Corporación o las que forzosamente deba adquirir.

        • Microfilmación. Corresponde al gasto generado en el procesamiento de documentos, registros, actas, etc., por razones de seguridad o para automatizar el proceso, sea en microfilm, discos compactos, discos ópticos u otros medios.

        • Casino y restaurante. Corresponde a todos los gastos destinados al suministro de almuerzos, comidas y refrigerios a personal directivo, académico, administrativo e invitados especiales a reuniones de trabajo que efectúen órganos colegiales y las autoridades nacionales o seccionales de la Universidad, dentro o fuera de sus instalaciones.

        • Parqueaderos. Se refiere a los gastos que se pagan por la utilización de parqueaderos ajenos a la Universidad.

        • Indemnizaciones por daños a terceros. Corresponde al gasto generado en el reconocimiento y pago a terceros por indemnización a un daño causado.

        • Otros. Se refiere a otros gastos operacionales que no se encuentran incluidos en los anteriores conceptos y que, teniendo relativa importancia en el funcionamiento de la Corporación, es necesaria su identificación en los gastos.

          • Elementos deportivos. Corresponde a los elementos exclusivos para la práctica de deportes, como son uniformes, balones, raquetas, mallas, etc.

          • Elementos eléctricos y electrónicos. Son los gastos causados por la compra de elementos requeridos para el buen funcionamiento de artículos eléctricos o electrónicos.

          • Material didáctico. Se refiere a todo el material necesario para el desarrollo de las actividades académicas, incluye además, ayudas audiovisuales.

          • Drogas. Se refiere a las drogas que se requieren para el desarrollo de actividades de la medicina, aplica para las facultades de medicina.

          • Elementos de computador. Corresponde al gasto generado en la adquisición de material utilizado en computadores e impresoras, como son: cintas para impresora, disquetes, mouse, filtro, etc.

          • Elementos de imprenta. Corresponde al gasto generado en la adquisición de material utilizado en publicaciones, como son: toner para fotocopiadoras, papel para fotocopiar, etc.

          • Elementos de Laboratorio. Corresponde al valor de los elementos que se requieren para el funcionamiento de los laboratorios que funcionan en la Universidad; estos pueden ser para laboratorios odontológicos, físicos, químicos, clínicos, etc.

          • Elementos de Fotografía y audiovisuales. Corresponde al valor de los elementos que se requieren para carnetización, filmaciones, fotografía, audiovisuales, etc.

          • Repuestos en general. Son los repuestos utilizados en la reparación de equipos, muebles, maquinaria, vehículos, etc., y que tienen un valor significativo.

          • Diplomas. Se refiere a los gastos ocasionados para la preparación y diseño de los diplomas, incluye, papelería para diplomas, elaboración y caligrafía.

          • Premios y distinciones. Corresponde al gasto generado en la realización de eventos culturales, deportivos, etc., y que dan lugar a una premiación. Además, las distinciones que otorga la Universidad pueden ser originadas en el reconocimiento especial a personas que se han destacado en diferentes actividades.

          • Herramientas. Registra el gasto por la adquisición de herramientas utilizadas en el desarrollo de actividades de mantenimiento y reparaciones.

          • Eventos especiales. Registra el gasto por concepto de la realización de eventos de tipo social que realiza la Universidad, como por ejemplo, homenajes, reconocimientos, etc.

    2. NO OPERACIONALES

      Comprende las sumas por concepto de gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social de la Universidad. Se incorporan conceptos tales como: Financieros, Extraordinarios y Diversos.

      1. FINANCIEROS

        Registra el valor por la ejecución de diversas transacciones con el objeto de ordenar recursos para el cumplimiento de las actividades de la Universidad o solucionar dificultades momentáneas de fondos.

        • Gastos Bancarios. Registra los gastos ocasionados en las cuentas de ahorro o cuentas corrientes, que pueden ser por concepto de chequeras, remesas, cheques de otras plazas, etc.

        • Reajuste monetario - UPAC. Registra el valor del gasto por corrección monetaria en los créditos u obligaciones financieras obtenidos por la Universidad.

        • Comisiones. Registra el gasto que se paga por comisiones, por ejemplo, por la intermediación en un negocio.

        • Intereses. Registra el gasto por este concepto, ocasionado en la financiación de operaciones o transacciones comerciales.

        • Otros. Registra los gastos financieros que no están incluidos en las cuentas anteriores.

      2. GASTOS EXTRAORDINARIOS

        Registra el valor de los gastos en que incurre la Universidad para atender operaciones diferentes a las del giro ordinario de sus actividades y que no corresponden a los conceptos enunciados en las cuentas anteriores, tales como :

        • Costas y procesos judiciales. Registra los gastos generados por este concepto en procesos de tipo judicial.

        • Actividades culturales y cívicas. Hace referencia a los gastos generados en la realización de actividades o eventos de tipo cultural o cívico, como por ejemplo, jornadas culturales, día del preso, danzas, teatro, etc.

      3. GASTOS DIVERSOS

        Registra los gastos no operacionales por conceptos diferentes a los especificados anteriormente. Estos podrán ser:

        • Demandas laborales. Registra los gastos ocasionados por demandas laborales, incluye todos los conceptos que le sean reconocidos al empleado, es decir, sueldos, prestaciones, indemnizaciones.

        • Demandas por incumplimiento de Contratos. Registra el valor del gasto por el no cumplimiento de contratos con terceros.

        • Multas, sanciones y litigios. Registra el valor correspondiente a gastos por multas, sanciones impuestas a la Corporación, así como los litigios perdidos por la Universidad.

        • Donaciones. Registra el gasto cuando se produzcan estas operaciones en la Corporación.

        • Otros. Registra los otros gastos no operacionales que no están incluidos en los conceptos anteriores. Entre estos tenemos:

          • Aportes a Autoridades Nacionales. Registra el valor del gasto por concepto de aporte a la Sede Principal, con destino al sostenimiento de las Autoridades Nacionales. Corresponde al 3% de los ingresos académicos, habiendo descontado los obtenidos por las extensiones de programas de otras seccionales.

          • Cuota de administración. Registra el valor que deben pagar los Colegios por usufructuar las instalaciones y demás recursos de la Universidad. Es un gasto exclusivo de los Colegios.
  3. INVERSION

    Esta representado por todos los desembolsos que se efectúen para la adquisición de títulos valores, de propiedades, planta y equipo o de otros activos que signifiquen un incremento del capital de la Universidad.

    1. TITULOS VALORES

      Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, con la finalidad de establecer relaciones económicas con otras entidades.
      • 3.1.5. ACCIONES

        Registra el valor de las inversiones realizadas por la Corporación en sociedades por acciones y/o asimiladas, incluye todas las sumas incurridas en su adquisición.

      • 3.1.6. CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL

        Registra el valor de las inversiones realizadas en sociedades de responsabilidad limitada y/o asimiladas.

      • 3.1.7. OTRAS INVERSIONES

        Registra el valor de las inversiones realizadas en un tipo de sociedad diferente a las anteriores, como son:

        • Aportes en Cooperativas. Corresponde al valor aportado o invertido en Cooperativas.

        • Derechos en clubes sociales. Corresponde al valor aportado o invertido en clubes sociales.

        • Diversas. Corresponde al valor en inversiones diferentes a las anteriores.

    2. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

      Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea la Universidad, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el apoyo que prestan en la prestación de servicios, no destinados a la venta en el curso normal de los negocios .

      Hacen parte del costo del bien los costos capitalizables por adiciones, reparaciones y mejoras que extiendan la vida útil del activo y demás costos que se generen para la puesta en marcha del bien.

      1. TERRENOS

        Registra el valor de los predios donde están las diferentes edificaciones de propiedad de la Universidad, así como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio de la misma. Forman parte de esta cuenta : Terrenos Urbanos y Terrenos Rurales.

      2. CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

        Registra el costo de adquisición o construcción de inmuebles de propiedad de la Universidad, destinados para el desarrollo del objeto social.

        Incluye también el valor de las adiciones, reparaciones y mejoras que sean capitalizables. Hacen parte de esta cuenta : Edificios, Oficinas, Cafeterías, Casetas y campamentos, parqueaderos, garajes y depósitos.

      3. MAQUINARIA Y EQUIPO

        Registra el costo histórico de la maquinaria y equipo adquirida por la Universidad. También incluye los valores por mejoras y otros cargos capitalizables. Hacen parte de esta cuenta : Maquinaria y Equipos

      4. EQUIPO DE OFICINA

        Registra el costo del mobiliario mecánico y electrónico de propiedad de la Universidad, utilizado para el desarrollo de sus operaciones. Esta conformada por : Muebles y Enseres, Equipos de oficina.

        • Muebles y Enseres. Registra el valor correspondiente al costo de la adquisición de muebles, divisiones modulares, escritorios, sillas, sillería docentes y estudiantes, archivadores, y demás utensilios o instrumentos necesarios para dar una adecuada presentación o mejoramiento de las condiciones en el lugar de trabajo.

        • Equipos de oficina. Registra el valor correspondiente al costo de la adquisición de elementos utilizados en las instalaciones administrativas, como son: cosedoras, perforadoras, sumadoras, calculadoras, etc.

      5. EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION

        Registra el costo del equipo de computo y comunicación adquiridos por la Universidad, para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematización y/o comunicación. Hacen parte de esta cuenta :

        • Equipo de Procesamiento de Datos. Se refiere al costo de adquisición de los equipos de computo, con todas sus partes, que incluye CPU y su contenido, monitores, teclados, mouse, impresora, cables, reguladores de voltaje.

        • Equipos de Telecomunicaciones. Se refiere al costo de adquisición de equipos de comunicaciones, que pueden ser: proyectores, retroproyectores, televisores, VHS, Betamax, equipos de sonido, grabadoras, radios, citófonos, fax, teléfonos.

        • Equipos de Radio. Hace referencia a los equipos de radio, utilizados para comunicación, como por ejemplo radios portátiles.

        • Líneas Telefónicas. Se refiere a la adquisición de nuevas líneas telefónicas para la universidad, esto incluye cableado, instalación, etc.

        • Otros. Se refiere a otros equipos de cómputo y/o comunicaciones no incluidos en los anteriores.

      6. EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO

        Registra el costo de los equipos y elementos médico-cientifícos cuya vida útil exceda de un año, adquiridos por la Universidad. Incluye también los costos ocasionados para su puesta en marcha.

        Hacen parte de esta cuenta : los equipos Medico, Odontológico, Laboratorio, Instrumental y otros equipos similares.

      7. FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

        Registra el costo de las unidades de transporte, equipos de movilización y maquinaria de propiedad de la Universidad, destinados al transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades. También se incluyen los costos capitalizables. La conforman : Autos, camionetas y camperos Camiones, volquetas y furgones, Buses y busetas.

      8. ACUEDUCTO, PLANTAS Y REDES

        Registra el costo incurrido por la Universidad en la adquisición o construcción de acueductos, plantas y redes, necesarios en la actividad del objeto social. Instalaciones para agua y energía.

      9. VIAS DE COMUNICACION

        Registra el costo en que incurre la Corporación por la construcción de vías de comunicación, como son pavimentación, patios, vías de acceso vehicular o peatonal.

    3. OTROS ACTIVOS
      1. BIENES DE ARTE Y CULTURA

        Registra el costo de adquisición de las obras de arte, artesanías, libros y otros con el propósito de fomentar la actividad cultural. Forman parte de esta cuenta : Obras de arte, bibliotecas, elementos de museo, monumentos, instrumentos musicales, elementos coreográficos y otros.

CASOS PRACTICOS

  • EN INGRESOS

    Para el presupuesto de 1999, una facultad que tiene periodo académico anual y además calendario A y B, espera recibir el siguiente numero de alumnos:

    CALENDARIO PERIODO NO. ALUMNOS VLOR. MATRICULA TOTAL MATRICULAS/99
    B JULIO/98-JUNIO/99 30 $800. $12’000.
    A ENERO-DIC/99 120 $1’000. $120’000.
    B JULIO/99-JUNIO/2000 60 $1´000 $30’000.

    Esta información deberá presentarse en el formulario así:

    PROYECCION MATRICULAS - MENSUALIZADA - 1999
    CALENDARI. ENER. FEBRE. MARZ. ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOS. SEPT. OCT. NOV. DIC. TOTAL
    B (98/99) 2’000 2’000 2’000 2’000 2’000 2’000 12’000
    A 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 120’000.
    B (99/2000) 5’000 5’000 5’000 5’000 5’000 5’000 30’000
    TOTALES 12’000 12’000 12’000 12’000 12’000 12’000 15’000 15’000 15’000 15’000 15’000 15’000 162’000

    La ejecución se registra conforme a los ingresos del periodo. Por ejemplo, si asumimos que matricularon 96 alumnos para cursar calendario A y 48 para calendario B de julio/98 a junio/2000, tendremos :

    EJECUCION MATRICULAS - MENSUALIZADA - 1999
    CALENDARI. ENER. FEBRE. MARZ. ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOS. SEPT. OCT. NOV. DIC. TOTAL
    B (98/99) 2’000 2’000 2’000 2’000 2’000 2’000 12’000
    A 8’000 8’000 8’000 8’000 8’000 8’000 8’000 8’000 8’000 8’000 8’000 8’000 96’000.
    B (99/2000) 4’000 4’000 4’000 4’000 4’000 4’000 24’000
    TOTALES 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 10’000 12’000 12’000 12’000 12’000 12’000 12’000 132’000

    En conclusión, tanto la proyección como la ejecución corresponderán a ingresos causados en el periodo presupuestal, independientemente del momento en que se reciban.

  • EN GASTOS

    Para adelantar la proyección anual de los gastos de personal se requiere que la oficina Relaciones Industriales suministre a la Sindicatura la información discriminada por centro de costo, basada en la situación actual, adicionada con los nuevos requerimientos de cada unidad, por ejemplo, La facultad de Contaduría, solicita a Relaciones Industriales incluir en la nomina una secretaria, esta procederá a hacer sus cálculos sobre la nomina actual mas los requerimientos, sobre sueldos, prestaciones sociales legales y extralegales, aportes parafiscales, etc.

    Con base en esta información la Sindicatura incorpora estas cifras mensualizadas en los formularios que serán enviados a cada unidad para su diligenciamiento.

    Para la ejecución de estos gastos de personal, Relaciones Industriales informara a Presupuesto las cifras de la provisión mensual por rubros y centro de costo.

    EJEMPLO: CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES - HONORARIOS:

    El valor del contrato es de $6’000., con una duración de seis (6) meses que van del 10 mayo/99 al 9 de noviembre/99.

    Primero que todo es necesario aclarar que para legalizar el contrato, deberá contarse con la disponibilidad presupuestal en su totalidad. Seguidamente se procederá a realizar la operación de reserva presupuestal por $6’000., ya que su ejecución (causación) se registrara mes a mes por $1’000. Hasta concluir el lapso del contrato. En el libro de reservas o compromisos presupuestales, se registrara así:

    RESERVA PRESUPUESTAL - HONORARIOS
    AÑO 1999

    FECHA DETALLE RESERVAS RESERVAS
    ACUMULADAS    		 SALDO
    Enero 1/99 Presupuesto aprobado para la vigencia 10.000
    Mayo 10/99 Contrato No.20, Pedrito Pérez 6.000 6.000 4.000

    De igual manera la ejecución presupuestal se registrara así:

    EJECUCION PRESUPUESTAL - HONORARIOS
    AÑO 1999

    FECHA DETALLE RESERVAS RESERVAS
    ACUMULADAS    		 SALDO
    Enero 1/99 Presupuesto aprobado para la vigencia 10.000
    Mayo 30/99 Contrato No.20, Pedrito Pérez, causac. 20 días del mes de mayo. 667 667 9.333
    Junio 30/99 Contrato No.20, causación de junio 1.000 1.667 8.333
    Julio 31/99 Contrato No.20, causación de julio 1.000 2.667 7.333
    Agosto 31/99 Contrato No.20, causación de agosto 1.000 2.667 4.333
    Septie. 30/99 Contrato No.20, causación septiembre 1.000 4.667 4.333
    Octubre 31/99 Contrato No.20, causación de octubre 1.000 5.667 4.333
    Novie. 30/99 Contrato No.20, causación 9 días nov. 333 6.000 4.333

    Utilizando el mismo ejemplo de contrato de prestación de servicios profesionales, pero con un lapso que cubre dos periodos presupuestales, el contrato va del 20 de octubre de 1999 al 19 de abril del año 2000 y tiene un valor de $12´000. Así tendremos:

    RESERVA PRESUPUESTAL - HONORARIOS
    AÑO 1999

    FECHA DETALLE RESERVAS RESERVAS
    ACUMULADAS    		 SALDO
    Septiembre 30/99 $15´000
    Octubre 20/99 Contrato No. 050 Juan Díaz $4´667 $24´667 $15´000

    EJECUCION PRESUPUESTAL - HONORARIOS
    AÑO 1999

    FECHA DETALLE RESERVAS RESERVAS
    ACUMULADAS    		 SALDO
    Septie. 30/99 Contrato No. 050 Juan Díaz $15´000
    Octubre 31/99 Causación contrato No. 050, causación de octubre $667 $16´667 $14´333
    Noviem. 30/99 Causación contrato No. 050, causación 9 días nov. $2´000 $18´667 $12´333
    Diciembre 30/99 Causación contrato No. 050, causación 9 días nov. $2´000 $20´667 $10´333

    Esto quiere decir que durante 1999 se ejecutó por este contrato la suma de $4´667, quedando el saldo de $7´333 para ser ejecutado con el presupuesto del año 2000. Para el efecto cuando Cuentas por Pagar tramite el pago del mes de Enero del 2000, deberá contar previamente con la disponibilidad presupuestal respectiva. Presupuesto, por su parte deberá registrar la reserva correspondiente para este contrato por $7´333, en los primeros días de Enero del mismo año.

    La contabilización de las operaciones anteriores será así:

    RESERVA PRESUPUESTAL - HONORARIOS
    AÑO 2000

    FECHA DETALLE RESERVAS RESERVAS
    ACUMULADAS    		 SALDO
    Enero 1/2000 Presupuesto aprobado presente vigencia $50´000
    Enero 1/2000 Contrato No. 050, Juan Díaz $7´333 $7´333 $42´667

    EJECUCION PRESUPUESTAL - HONORARIOS
    AÑO 2000

    FECHA DETALLE RESERVAS RESERVAS
    ACUMULADAS    		 SALDO
    Enero 1/2000 Presupuesto aprobado para la vigencia $50´000
    Enero 30/2000 Contrato No. 050, causación de Enero. $2´000 $2´000 $48´000
    Febr. 30/2000 Contrato No. 050, causación de Febrero $2´000 $4´000 $46´000
    Marzo 30/2000 Contrato No. 050, causación de Marzo $2´000 $6´000 $44´000
    Abril 30/2000 Contrato No.50 causación 19 días de Abril $1´333 $7´333 $42´667

    Este ejemplo corresponde a un solo contrato, pero obviamente durante el período se ejecutarán varios, lo cual hace necesario que la causación se presente discriminadamente por cada uno de ellos.

Artículo Segundo: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación, regula íntegramente la materia en la Universidad y deroga todas las normas anteriores al respecto.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días del mes de julio de mil novecientos noventa y ocho (1998).


 
 

(Original firmado)
LUIS FRANCISCO SIERRA REYES
Presidente de la Corporación

(Original firmado)
NICOLAS ENRIQUEZULETA HINCAPIE
Secretario General


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