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Protección de Datos - Universidad Libre

Con la entrada en vigencia de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1277 de 2013, cuyo objeto es desarrollar el principio constitucional que tienen todas las personas a: conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida en bases de datos, la Universidad Libre como institución que almacena y recolecta datos personales requiere su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases de datos, o en medios de almacenamiento electrónicos usados por la Universidad. Esta información será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su posición de institución de educación superior, de forma directa o a través de terceros.

 

 

 

SEGURIDAD

POLÍTICAS DE SEGURIDAD

 

1. Base legal y ámbito de aplicación

El derecho a la Protección de los Datos tiene como finalidad permitir a todas las personas conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en archivos o bases de datos. Este derecho constitucional se recoge en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales” (en adelante LEPD); y en el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.”

Cuando el Titular de los datos presta su consentimiento para que estos formen parte de una base de datos de una organización u empresa, pública o privada, ésta se hace responsable del tratamiento de estos datos y adquiere una serie de obligaciones, como son la de tratar dichos datos con seguridad y cautela, velar por su integridad y aparecer como órgano a quien el Titular puede dirigirse para el seguimiento de la información y el control de la misma, pudiendo ejercer los derechos de consultas y reclamos.

Si bien la responsabilidad del tratamiento de los datos recae en la Universidad Libre responsable del tratamiento, sus competencias se materializan en las funciones que corresponden a su personal de servicio. El personal de la Universidad tendrá el acceso, directo o indirecto, a bases de datos que contienen datos personales y han de conocer la normativa de protección de datos, la política de protección de datos de la Universidad y el Manual Interno de Seguridad; y deben cumplir con las obligaciones en materia de seguridad de los datos correspondientes a sus funciones y cargo.

Para velar con el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad, la  UNIVERSIDAD LIBRE nombra a un número de responsables de seguridad encargados de desarrollar, coordinar, controlar y verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad recogidas en el Manual Interno de Seguridad.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento y se encuentra dirigida a todos los usuarios de datos, que son tanto el personal propio como al personal externo de la  UNIVERSIDAD LIBRE.

Todos los usuarios identificados en el Manual Interno de Seguridad están obligados a cumplir con las medidas de seguridad establecidas para el tratamiento de los datos y están sujetos al deber de confidencialidad, incluso después de acabada su relación laboral o profesional con la Unversidad responsable del tratamiento. El deber de confidencialidad, recogido en el artículo 4 literal h) de la LEPD, se formaliza a través de la firma de un acuerdo de confidencialidad suscrito entre el usuario y el responsable del tratamiento.

2. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2.013

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. Principios de la protección de datos

El artículo 4 de la LEPD establece los principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:

  • Principio de legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377 de 2.013 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad, salvo en los siguientes casos que exceptúa el artículo 10 de la LEPD:
    • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    • Datos de naturaleza pública.
    • Casos de urgencia médica o sanitaria.
    • Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
    • El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
    • El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
    • Los derechos que le asisten como Titular.
    • La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento todo personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el Manual Interno de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma.

4. Categorías especiales de datos
4.1. Datos sensibles
Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Según el artículo 6 de la LEPD, se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  • El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

4.2. Derechos de los niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:

  • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor a su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, cumpliendo en todo momento con los principios y obligaciones recogidos en la LEPD y el Decreto 1377 de 2013. En todo caso, el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre los datos de los niños, niñas adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

5. Funciones y obligaciones
5.1. Responsable del tratamiento
Las obligaciones en materia de seguridad de los datos de la UNIVERSIDAD LIBRE son las siguientes:

  • Coordinar e implantar las medidas de seguridad recogidas en el Manual Interno de Seguridad.
  • Difundir el referido documento entre el personal afectado.
  • Mantener el Manual Interno de Seguridad actualizado y revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información, el sistema de tratamiento, la Universidad, el contenido de la información de las bases de datos, o como consecuencia de los controles periódicos realizados. De igual modo, se revisará su contenido cuando se produzca algún cambio que pueda afectar al cumplimiento de las medidas de seguridad.
  • Designar uno o más responsables de seguridad e identificar a los usuarios autorizados para acceder a las bases de datos en el Manual Interno de Seguridad.
  • Cuidar que el acceso mediante sistemas y aplicaciones informáticas se lleve a cabo mediante acceso identificado y contraseña.
  • Autorizar, salvo delegación expresa a usuarios autorizados e identificados en el Manual Interno de Seguridad, la salida de soportes fuera de las Oficinas donde se encuentran las bases de datos; las entradas y salidas de información por red, mediante dispositivos de almacenamiento electrónico o en papel; y el uso de módems y las descargas de datos.
  • Verificar semestralmente la correcta aplicación del procedimiento de copias de respaldo y recuperación de datos.
  • Garantizar la existencia de una lista de usuarios autorizados y perfiles de usuario.
  • Analizar, junto con el responsable de seguridad correspondiente, las incidencias registradas para establecer las medidas correctoras oportunas, al menos cada tres meses.
  • Realizar una auditoría, interna o externa, para verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad en materia de protección de datos, al menos cada dos años.

5.2. Responsables de seguridad
La UNIVERSIDAD LIBRE designará como responsable de seguridad de las bases de datos  UN ABOGADO especialista en el tema, para las bases de datos de carácter sensibles como para las bases de datos Automatizadas y no Automatizadas.
El responsable de seguridad tiene las siguientes funciones:

  • Coordinar y controlar la implantación de las medidas de seguridad, y colaborar con el responsable del tratamiento en la difusión del Manual Interno de Seguridad.
  • Coordinar y controlar los mecanismos que permiten acceder a la información contenida en las bases de datos y elaborar un informe mensual sobre dicho control.
  • Gestionar los permisos de acceso a los datos por parte de los usuarios autorizados identificados en el Manual Interno de Seguridad.
  • Habilitar el registro de incidencias a todos los usuarios para que comuniquen y registren las incidencias relacionadas con la seguridad de los datos; así como acordar con el responsable del tratamiento las medidas correctoras y registrarlas.
  • Comprobar, al menos cada tres meses, la validez y vigencia de la lista de usuarios autorizados, la existencia y validez de las copias de seguridad para la recuperación de los datos, la actualización del Manual Interno de Seguridad y el cumplimiento de las medidas relacionadas con las entradas y salidas de datos.
  • Definir el proyecto de auditoría, interna o externa, al menos cada dos años.
  • Recibir y analizar el informe de auditoría para elevar sus conclusiones y proponer medidas correctoras al responsable del tratamiento.
  • Gestionar y controlar los registros de entradas y salidas de documentos o soportes que contengan datos personales

5.3. Usuarios
Todas las personas que intervienen en el almacenamiento, tratamiento, consulta o cualquier otra actividad relacionada con los datos personales y sistemas de información de la UNIVERSIDAD LIBRE deben actuar de conformidad a las funciones y obligaciones recogidas en el presente apartado.
La  UNIVERSIDAD LIBRE cumple con el deber de información con su inclusión de acuerdos de confidencialidad y deber de secreto que suscriben, en su caso, los usuarios de sistemas de identificación sobre bases de datos y sistemas de información, y mediante una circular informativa dirigida a los mismos.
Las funciones y obligaciones del personal de la UNIVERSIDAD LIBRE se definen, con carácter general, según el tipo de actividad que desarrollan dentro de la empresa y, específicamente, por el contenido de este Manual. La lista de usuarios y perfiles con acceso a los recursos protegidos están recogidos en el Manual Interno de Seguridad. Con carácter general, cuando un usuario trate documentos o soportes que contiene datos personales tiene el deber de custodiarlos, así como de vigilar y controlar que personas no autorizadas no puedan tener acceso a ellos.
El incumplimiento de las obligaciones y medidas de seguridad establecidas en este Manual por parte del personal al servicio de la UNIVERSIDAD LIBRE, es sancionable de acuerdo a la normativa aplicable a la relación jurídica existente entre el usuario y la Universidad.
Las funciones y obligaciones de los usuarios de las bases de datos personales bajo responsabilidad de la  UNIVERSIDAD LIBRE son las siguientes:

  • Deber de secreto: Aplica a todas las personas que, en el desarrollo de su profesión o trabajo, acceden a bases de datos personales y vincula tanto a usuarios como a prestadores de servicios contratados; en cumplimiento de este deber, los usuarios de la Universidad no pueden comunicar o relevar a terceras personas, datos que manejen o de los que tengan conocimiento en el desempeño o cargo de sus funciones, y deben velar por la confidencialidad e integridad de los mismos.
  • Funciones de control y autorizaciones delegadas: El responsable del tratamiento puede delegar el tratamiento de datos a terceros, para que actúe como encargado del tratamiento, mediante un contrato de transmisión de datos.
  • Obligaciones relacionadas con las medidas de seguridad implantadas:
  • Acceder a las bases de datos con la solamente con la debida autorización y cuando sea necesario para el ejercicio de sus funciones.
  • No revelar información a terceras personas ni a usuarios no autorizados.
  • Observar las normas de seguridad y trabajar para mejorarlas.
  • No realizar acciones que supongan un peligro para la seguridad de la información.
  • No sacar información de las instalaciones de la organización sin la debida autorización.
  • Uso de recursos y materiales de trabajo: Debe estar orientado al ejercicio de las funciones asignadas. No se autoriza el uso de estos recursos y materiales para fines personales o ajenos a las tareas correspondientes al puesto de trabajo. Cuando, por motivos justificados de trabajo, sea necesaria la salida de dispositivos periféricos o extraíbles, deberá comunicarse al responsable de seguridad correspondiente que podrá autorizarla y, en su caso, registrarla.
  • Uso de impresoras, escáneres y otros dispositivos de copia: Cuando se utilicen este tipo de dispositivos debe procederse a la recogida inmediata de las copias, evitando dejar éstas en las bandejas de los mismos.
  • Obligación de notificar incidencias: Los usuarios tienen la obligación de notificar las incidencias de las que tenga conocimiento al responsable de seguridad que corresponda, quien se encargará de su gestión y resolución. Algunos ejemplos de incidencias son: la caída del sistema de seguridad informática que permita el acceso a los datos personales a personas no autorizadas, el intento no autorizado de la salida de un documento o soporte, la pérdida de datos o la destrucción total o parcial de soportes, el cambio de ubicación física de bases de datos, el conocimiento por terceras personas de contraseñas, la modificación de datos por personal no autorizado, etc.
  • Deber de custodia de los soportes utilizados: Obliga al usuario autorizado a vigilar y controlar que personas no autorizadas accedan a la información contenida en los soportes. Los soportes que contienen bases de datos deben identificar el tipo de información que contienen mediante un sistema de etiquetado y ser inventariados. Cuando la información esté clasificada con nivel de seguridad sensible el sistema de etiquetado solo debe ser comprensible para los usuarios autorizados a acceder a dicha información.
  • Responsabilidad sobre los terminales de trabajo y portátiles: Cada usuario es responsable de su propio terminal de trabajo; cuando esté ausente de su puesto, debe bloquear dicho terminal (ej. protector de pantalla con contraseña) para impedir la visualización o el acceso a la información que contiene; y tiene el deber de apagar el terminal al finalizar la jornada laboral. Asimismo, los ordenadores portátiles han de estar controlados en todo momento para evitar su pérdida o sustracción
  • Uso limitado de Internet y correo electrónico: El envío de información por vía electrónica y el uso de Internet por parte del personal está limitado al desempeño de sus actividades en la empresa.
  • Salvaguarda y protección de contraseñas: Las contraseñas proporcionadas a los usuarios son personales e intransferibles, por lo que se prohíbe su divulgación o comunicación a personas no autorizadas. Cuando el usuario accede por primera vez con la contraseña asignada es necesario que la cambie. Cuando sea necesario restaurar la contraseña, el usuario debe comunicarlo al administrador del sistema.
  • Copias de respaldo y recuperación de datos: Debe realizarse copia de seguridad de toda la información de bases de datos personales de la Universidad.
  • Deber de archivo y gestión de documentos y soportes: Los documentos y soportes deben de ser debidamente archivados con las medidas de seguridad recogidas en el Manual de Políticas y Procedimiento y en el Manual Interno de Seguridad.

 

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POLÍTICAS WEB

MANUAL DE POLÍTICAS WEB

 

1. Base legal y ámbito de aplicación 
La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17, literal k), y 18, literal, f),de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales” (en adelante LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.                   
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.                   

2. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2.013

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.    
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.       
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.   
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.         
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.    
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.         
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.           
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. Autorización de la política de tratamiento          

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de la  UNIVERSIDAD LIBRE en los términos y condiciones recogidos en la misma.         
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:   

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.   
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.       
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.         

4. Responsable del tratamiento          

El Responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es la  UNIVERSIDAD LIBRE, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

  • Dirección: Calle 8 No 5-80 ciudad de Bogotá D.C..
  • Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.         
  • Teléfono: 3821076

5. Tratamiento y finalidades de las bases de datos          

La  UNIVERSIDAD LIBRE, en el desarrollo de su actividad Institucional, llevará a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.        

La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la Universidad y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

Tabla I. Bases de datos y finalidades

Base de datos Físicas

Finalidad Interna

Finalidad Superintendencia de Industria y Comercio<

I Prospecto Hoja De Vida Empleados

Gestionar todo lo relativo con los datos personales de posibles candidatos y contratista para selección de personal    de la   Universidad Libre.

Recursos Humanos – Gestión de personal             

I Empleados Activos e Inactivos

Gestionar todo lo relativo con los datos personales del empleado y/o contratista de la Universidad Libre teniendo en cuenta el tratamiento y custodia de información como: Hojas de vida, incapacidades médicas, registros y demás certificaciones expedidas de acuerdo a la relación del trabajador con el empleador.

Recursos Humanos – Control de horario                 
Recursos Humanos – Formación de personal         
Recursos Humanos – Gestión de personal             
Recursos Humanos – Gestión de trabajo temporal      
Recursos Humanos – Prestaciones sociales              
Recursos Humanos – Prevención de riesgos laborales 
Recursos Humanos – Promoción y gestión de empleos
Recursos Humanos – Promoción y selección de personal Información de empleados

 I Beneficiarios

Gestionar todo lo relativo con los datos personales del grupo familiar de los empleados, para realizar las afiliaciones correspondientes a EPS, caja de compensación o actividades recreativas y/o relacionadas con los diferentes beneficiarios.

Recursos Humanos – Prestaciones sociales                              
Finalidades varias – Custodia y gestión de información de bases de datos

I Prospecto Estudiantes

Realizar la gestión del tratamiento y recolección de la información de posibles candidatos para ingresar a los diferentes programas de pregrado, posgrado, educación continua, formación empresarial y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la    Universidad Libre.

Publicidad y prospección comercial - prospección comercial
Marketing.

I Estudiantes

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: becas, encuestas psicológicas, actividades culturales, deportivas, democráticas, programas de educación, entrevistas y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y la  Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Becas y ayudas a estudiantes
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativo
Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

I Visitantes

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes visitantes que ingresan a la Universidad Libre.

 

Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios

I Proveedores Y Convenios

Gestiona todo lo relativo con los datos personales referentes a la actividad de la empresa, tales como servicios o productos que ofrecen cada uno de los proveedores y/o convenios a la   Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y Contratistas

I Extensión Y Proyección Social

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que hagan parte de los programas de extensión y proyección social de la   Universidad Libre

Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales asistencia social. Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confecciones o comunidades religiosas y asociaciones fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro

I Internacional

Gestiona el tratamiento y almacenamiento de los datos de los estudiantes y profesores que desean realizar intercambio y/o diferentes actividades académicas de carácter Internacional.

Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior         

I Consultorio Jurídico

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que ingresan al consultorio jurídico de la   Universidad Libre

Trabajo y bienestar Social – Prestaciones de asistencia social

I Estudiantes Colegio

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: programas de educación, cultura y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y a la   Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa
Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

Base de datos Físicas

Finalidad Interna

Finalidad Superintendencia de Industria y Comercio

I Prospecto Estudiantes Colegio

Realizar la gestión del tratamiento y recolección de la información de posibles candidatos para ingresar a los diferentes programas de educación continua, formación empresarial y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la   Universidad Libre.

Publicidad y prospección comercial - prospección comercial
Marketing.

I Padre De Familia O Acudiente Colegio /tutores o representante legal

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes padres de familia, acudientes, tutores, representantes legales de los estudiantes del Colegio Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de clientes

Miembros De Sala  

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes Miembros de sala de la   Universidad Libre.

Finalidades varias – Procedimientos administrativos

I Visitantes

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes visitantes que ingresan a la Universidad Libre.

 

Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios

I Proveedores Y Convenios

Gestiona todo lo relativo con los datos personales referentes a la actividad de la empresa, tales como servicios o productos que ofrecen cada uno de los proveedores y/o convenios a la   Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y Contratistas

I Extensión Y Proyección Social

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que hagan parte de los programas de extensión y proyección social de la   Universidad Libre

Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales asistencia social. Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confecciones o comunidades religiosas y asociaciones fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro

I Internacional

Gestiona el tratamiento y almacenamiento de los datos de los estudiantes y profesores que desean realizar intercambio y/o diferentes actividades académicas de carácter Internacional.

Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior         

I Consultorio Jurídico

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que ingresan al consultorio jurídico de la   Universidad Libre

Trabajo y bienestar Social – Prestaciones de asistencia social

I Estudiantes Colegio

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: programas de educación, cultura y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y a la   Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa
Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

I Prospecto Estudiantes Colegio

Realizar la gestión del tratamiento y recolección de la información de posibles candidatos para ingresar a los diferentes programas de educación continua, formación empresarial y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la   Universidad Libre.

Publicidad y prospección comercial - prospección comercial
Marketing.

I Padre De Familia O Acudiente Colegio /tutores o representante legal

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes padres de familia, acudientes, tutores, representantes legales de los estudiantes del Colegio Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de clientes

Miembros De Sala  

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes Miembros de sala de la   Universidad Libre.

Finalidades varias – Procedimientos administrativos

Base de datos Automatizadas

Finalidad Interna

Finalidad Superintendencia de Industria y Comercio<

Bolsa De Empleo Pagina

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento, y transferencia de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que hacen parte de la Bolsa de empleo que maneja la   Universidad Libre.

Recursos Humanos – Gestión de personal             

II Empleados Activos e Inactivos

Gestionar todo lo relativo con los datos personales automatizados del empleado y/o contratista de la  Universidad Libre teniendo en cuenta el tratamiento y custodia de información como: Hojas de vida, incapacidades médicas, registros y demás certificaciones expedidas de acuerdo a la relación del trabajador con el empleador

Recursos Humanos – Formación de personal         
Recursos Humanos – Gestión de personal             
Recursos Humanos – Gestión de trabajo temporal      
Recursos Humanos – Prestaciones sociales             
Recursos Humanos – Prevención de riesgos laborales 
Recursos Humanos – Promoción y gestión de empleos
Recursos Humanos – Promoción y selección de personal Información de empleados

II Prospecto Estudiantes

Realizar la gestión del tratamiento y recolección de la información de posibles candidatos para ingresar a los diferentes programas de pregrado, posgrado, educación continua, formación empresarial y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la   Universidad Libre.

Publicidad y prospección comercial - prospección comercial
Marketing.

II Estudiantes

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: becas, encuestas psicológicas, actividades culturales, deportivas, democráticas, programas de educación, entrevistas y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y   Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Becas y ayudas a estudiantes
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa
                                                                      Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

II Visitantes

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes visitantes que ingresan a la Universidad Libre.

Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios

II Proveedores Y Convenios

Gestiona todo lo relativo con los datos personales referentes a la actividad de la empresa, tales como servicios o productos que ofrecen cada uno de los proveedores y/o convenios a la   Universidad Libre

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y Contratistas

II Extensión Y Proyección Social

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que hagan parte de los programas de extensión y proyección social de la   Universidad Libre

Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales asistencia social. Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confecciones o comunidades religiosas y asociaciones fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro

II Internacional

Gestiona el tratamiento y almacenamiento de los datos de los estudiantes y profesores que desean realizar intercambio y/o diferentes actividades académicas de carácter Internacional.

Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior         

 Consultorio Dermatología

Gestiona el tratamiento y almacenamiento de los datos de los estudiantes, profesores, personal externo que se acercan al consultorio y utilizan los servicios de este.

Salud

II Estudiantes Colegio

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: programas de educación, cultura y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y a la  Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa
                                                                 Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

II Padre De Familia O Acudiente

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes padres de familia, acudientes, tutores, representantes legales de los estudiantes del Colegio Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de clientes

Biométrica Biblioteca

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los estudiantes que hacen solicitud de préstamo de libros o cualquier material necesario que este en la Biblioteca de la  Universidad Libre.

Finalidades varias – Registro de entrada y salida de documentos

Cámaras

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que ingresan a la    Universidad Libre.

Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios

Biblioteca Personal Externo

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que solicitan préstamos externos en la biblioteca de la  Universidad Libre.

Finalidades varias – Registro de entrada y salida de documentos

6. Datos de navegación  

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página Web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.       
Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.        
Estos datos se utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página Web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.       

7. Cookies o Web bugs   

Este sitio Web no utiliza cookies o Web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página Web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página Web. Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.              

8. Derechos de los Titulares     

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.     

  • Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.       
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.       
  • Por estipulación a favor de otro y para otro. 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.                   
Los derechos del Titular son los siguientes:    

  • Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.        
  • Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:        
  • Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  • Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.       
  • Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.      
  • Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.   
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.  
  • Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.   

9. Atención a los Titulares de datos  

LA UNIVERSIDAD LIBRE será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Ante el. Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

10. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular          

10.1. Derecho de acceso o consulta     
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:        

  • Al menos una vez cada mes calendario.      
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LA UNIVERSIDAD LIBRE solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.          
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a LA UNIVERSIDAD LIBRE enviado al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., indicando en el Asunto, “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección Calle 8 No 5-80de la ciudad de Bogotá D.C.. La solicitud deberá contener los siguientes datos:          

  • Nombre y apellidos del Titular.         
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.   
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. 
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.       
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.    

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:        

  • Visualización en pantalla.      
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado.        
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.         
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la UNIVERSIDAD LIBRE.          

Una vez recibida la solicitud, la UNIVERSIDAD LIBRE resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.       
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.                

10.2. Derechos de quejas y reclamos   
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a la  UNIVERSIDAD LIBRE enviado al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. indicando en el Asunto, “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección Calle 8 No 5-80  de la ciudad de Bogotá D.C.. La solicitud deberá contener los siguientes datos:          

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.          
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.       
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.   

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.         
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.  
La UNIVERSIDAD LIBRE resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Medidas de seguridad         

La UNIVERSIDAD LIBRE, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.         
Por otra parte, la UNIVERSIDAD LIBRE, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaja, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.      
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por la  UNIVERSIDAD LIBRE que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas II, III, IV y V).


Tabla II. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

Gestión de documentos y soportes

Control de acceso

Incidencias

Personal

Manual Interno de Seguridad

1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
5. Inventario de soportes.

1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado

1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.

1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos
2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
3.  Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas

1. Elaboración e implementación del Manual de obligatorio cumplimiento para el personal.
2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del tratamiento.

 

Tabla III. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

Bases de datos no automatizadas

Bases de datos automatizadas

Archivo

Almacenamiento de documentos

Custodia de documentos

Identificación y autenticación

Telecomunicaciones

1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares.

1.  Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.

1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.

1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.
                                                                                                2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.

1. Acceso a datos mediante redes seguras.


Tabla IV. Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

Bases de datos automatizadas y no automatizadas

Bases de datos automatizadas

Auditoría

Responsable de seguridad

Manual Interno de Seguridad

Gestión de documentos y soportes

Control de acceso

Identificación y autenticación

Incidencias

1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada dos meses.
                                              2. Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
                                                   3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
                                                  4.  Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
                                              5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad.

1.  Designación de uno o varios responsables de seguridad.
                                              2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad.
                                                  3. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad.

1. Controles periódicos de cumplimiento

1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega

1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información.

1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados.

1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente.
                                                  2. Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación.


Tabla V. Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos

Bases de datos no automatizadas

Bases de datos automatizadas

Control de acceso

Almacenamiento de documentos

Copia o reproducción

Traslado de documentación

Gestión de documentos y soportes

Control de acceso

Telecomunicaciones

1. Acceso solo para personal autorizado.                                                                 
2. Mecanismo de identificación de acceso.
3. Registro de accesos de usuarios no autorizados.

1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.

1. Solo por usuarios autorizados.
2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.

1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos.

1. Sistema de etiquetado confidencial.
2. Cifrado de datos.
3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando salgan fuera.

1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede.
2. Control del registro de accesos por el responsable de seguridad. Informe mensual.
3. Conservación de los datos: 2 años.

1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas.

12. Transferencia de datos a terceros países

  • De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:                                                                                                   
  •  Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial."                                                                  

"En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales."

13. Vigencia                                                           

Las bases de datos responsabilidad de la  UNIVERSIDAD LIBRE serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. La  UNIVERSIDAD LIBRE procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

 

 

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PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE

  1. Base legal y ámbito de aplicación
  2. Definiciones.
  3. Autorización de la política de tratamiento.
  4. Modo de obtener la autorización
    1. Prueba de la autorización
    2. Autorización menor de edad (adolescentes)
    3. Autorización mayor de edad
    4. Autorización a través de la página web.
  5. Responsable del tratamiento
  6. Tratamiento y finalidades de las bases de datos
  7. Derechos de los titulares
  8. Atención a los titulares de las bases de datos
  9. Procedimientos para ejercer los derechos del titular
    1. Derecho de acceso o consulta
    2. Derechos de quejas y reclamos
    3.    
  10. Medidas de seguridad
  11. Transferencia de datos a terceros países
  12. Vigencia

 

1. Base legal y ámbito de aplicación

La UNIVERSIDAD LIBRE, como Institución de Educación Superior, se ha comprometido desde su origen según lo establecido por el Estado Colombiano , a la prestación de un servicio de calidad, para ser garantía de desarrollo del País. La Institución se reconoce como una comunidad de personas y saberes, que apoyada en una concepción cristiana del hombre y del mundo, busca, descubre, comunica y conserva la verdad acrecentando el saber superior para contribuir al progreso de la sociedad.

Desde su fundación, en un clima de libertad y profundo respeto por la persona, la Universidad propicia la formación integraly personalizada de los miembros de la comunidad Universitaria y su desarrollo en todos los órdenes: académico-cultural, espiritual, de salud y de convivencia; trabaja para difundir, en su ámbito interno y externo, una cultura que promueva la dignidad trascendente de la persona humana.

Es así como, con base en esta filosofía y en búsqueda de salvaguardar las garantías constitucionales consagradas en, artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17, literal k), y 18, literal f), de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de bDatos Personales” (en adelante LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”,  en concordancia con el capítulo 26 del decreto 1074 de 2015 mediante el cual se reglamentó parcialmente la ley “1581 del 2012.              

2. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD, el artículo 3 del Decreto 1377 de 2.013 y el capítulo 25 del Decreto 1074.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.     
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.          
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.          
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.      
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.   
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.          
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.     
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.       
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.   
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. Autorización de la política de tratamiento          
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de LA UNIVERSIDAD LIBRE, en los términos y condiciones recogidos en la misma.

4. Modo de obtener la autorización
Se entenderá que la autorización cumple con los   requisitos según lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y de igual manera de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1., del Decreto 1074 del 2015, cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Se conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

4.1. Prueba de la autorización
La Universidad dispondrá de los medios tecnológicos o físicos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal.

4.2. Autorización menor de edad (Adolescentes) 
El tratamiento de los datos de contacto para los y las adolescentes (hombre, mujer 12-18 años) exclusivamente con la finalidad de brindarles información sobre los programas que maneja la UNIVERSIDAD LIBRE podrá autorizarse por el adolescente, sin embargo, para fines de registro y demás se obtendrá la autorización de manera conjunta por los padres (acudientes, representantes legales, curadores etc.) y de ser posible con los correspondientes titulares.  La firma de los padres constituirá la autorización legal y la suscripción por parte del estudiante menor de edad lo cual representará su consentimiento sobre la autorización otorgada por los padres y/o acudientes.  

4.3. Autorización mayor de edad:
La  UNIVERSIDAD LIBRE implementará en la matrícula un texto, formato y/o autorización en la cual el estudiante y/o aspirante tendrá la posibilidad de incluir su potestad de autorizar a sus padres o acudientes para que soliciten información relacionada con sus datos personales y/o cualquier otra información relacionada con notas, certificaciones académicas y documentos similares.

De igual manera, se incluirá un espacio en el cual el estudiante/aspirante autorice de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados directamente con la actividad educativa de Educación superior.

4.4. Autorización a través de la página web
Esta autorización se hará a través de la página web http://www.unilibre.edu.co/.  , en donde los titulares de Derecho registran sus datos privados y sensibles de manera inequívoca, autorizando el tratamiento y transferencia de sus datos privados y sensibles con la finalidad que sean tratados con fines académicos, bienestar universitario, prácticas empresariales, biblioteca, becas, relaciones nacionales y internacionales, participación en eventos o concursos (académicos, democráticos, culturales, recreativos, deportivos), congresos y/o seminarios, relacionamiento de egresados y graduados, atención en centro médico, difusión de información a través de los medios de comunicación de la universidad, temas publicitarios, comerciales, investigativos, estadísticos, de mercadeo, y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y Estatutos de la Universidad  de conformidad con la política de tratamiento de protección de datos  a la cual podré tener acceso en la página web http://www.unilibre.edu.co/.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:   

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.         
  • Datos de naturaleza pública.      
  • Casos de urgencia médica o sanitaria. 
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.      
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.   
  • A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
  • Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
  • Las que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
  • Las que contengan información periodística y otros contenidos editoriales
  • Las bases de datos con información financiera, crediticia, comercial y de servicios, y de los censos de población y vivienda.

5. Responsable Del Tratamiento         

El Responsable del Tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es la UNIVERSIDAD LIBRE, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

  • Dirección: Calle 8 No 5-80 en la ciudad de Bogotá D.C.
  • Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
  • Teléfono: 3821076      

6. Tratamiento y finalidades de las bases de datos          

La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la Universidad y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

Tabla I. Bases de datos y finalidades

Base de datos Físicas

Finalidad Interna

Finalidad Superintendencia de Industria y Comercio<

I Prospecto Hoja De Vida Empleados

Gestionar todo lo relativo con los datos personales de posibles candidatos y contratista para selección de personal    de la   Universidad Libre.

Recursos Humanos – Gestión de personal             

I Empleados Activos e Inactivos

Gestionar todo lo relativo con los datos personales del empleado y/o contratista de la Universidad Libre teniendo en cuenta el tratamiento y custodia de información como: Hojas de vida, incapacidades médicas, registros y demás certificaciones expedidas de acuerdo a la relación del trabajador con el empleador.

Recursos Humanos – Control de horario                 
Recursos Humanos – Formación de personal         
Recursos Humanos – Gestión de personal             
Recursos Humanos – Gestión de trabajo temporal      
Recursos Humanos – Prestaciones sociales              
Recursos Humanos – Prevención de riesgos laborales 
Recursos Humanos – Promoción y gestión de empleos
Recursos Humanos – Promoción y selección de personal Información de empleados

 I Beneficiarios

Gestionar todo lo relativo con los datos personales del grupo familiar de los empleados, para realizar las afiliaciones correspondientes a EPS, caja de compensación o actividades recreativas y/o relacionadas con los diferentes beneficiarios.

Recursos Humanos – Prestaciones sociales                              
Finalidades varias – Custodia y gestión de información de bases de datos

I Prospecto Estudiantes

Realizar la gestión del tratamiento y recolección de la información de posibles candidatos para ingresar a los diferentes programas de pregrado, posgrado, educación continua, formación empresarial y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la    Universidad Libre.

Publicidad y prospección comercial - prospección comercial
Marketing.

I Estudiantes

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: becas, encuestas psicológicas, actividades culturales, deportivas, democráticas, programas de educación, entrevistas y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y la  Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Becas y ayudas a estudiantes
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativo
Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

I Visitantes

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes visitantes que ingresan a la Universidad Libre.

 

Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios

I Proveedores Y Convenios

Gestiona todo lo relativo con los datos personales referentes a la actividad de la empresa, tales como servicios o productos que ofrecen cada uno de los proveedores y/o convenios a la   Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y Contratistas

I Extensión Y Proyección Social

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que hagan parte de los programas de extensión y proyección social de la   Universidad Libre

Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales asistencia social. Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confecciones o comunidades religiosas y asociaciones fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro

I Internacional

Gestiona el tratamiento y almacenamiento de los datos de los estudiantes y profesores que desean realizar intercambio y/o diferentes actividades académicas de carácter Internacional.

Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior         

I Consultorio Jurídico

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que ingresan al consultorio jurídico de la   Universidad Libre

Trabajo y bienestar Social – Prestaciones de asistencia social

I Estudiantes Colegio

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: programas de educación, cultura y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y a la   Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa
Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

Base de datos Físicas

Finalidad Interna

Finalidad Superintendencia de Industria y Comercio

I Prospecto Estudiantes Colegio

Realizar la gestión del tratamiento y recolección de la información de posibles candidatos para ingresar a los diferentes programas de educación continua, formación empresarial y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la   Universidad Libre.

Publicidad y prospección comercial - prospección comercial
Marketing.

I Padre De Familia O Acudiente Colegio /tutores o representante legal

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes padres de familia, acudientes, tutores, representantes legales de los estudiantes del Colegio Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de clientes

Miembros De Sala  

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes Miembros de sala de la   Universidad Libre.

Finalidades varias – Procedimientos administrativos

I Visitantes

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes visitantes que ingresan a la Universidad Libre.

 

Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios

I Proveedores Y Convenios

Gestiona todo lo relativo con los datos personales referentes a la actividad de la empresa, tales como servicios o productos que ofrecen cada uno de los proveedores y/o convenios a la   Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y Contratistas

I Extensión Y Proyección Social

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que hagan parte de los programas de extensión y proyección social de la   Universidad Libre

Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales asistencia social. Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confecciones o comunidades religiosas y asociaciones fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro

I Internacional

Gestiona el tratamiento y almacenamiento de los datos de los estudiantes y profesores que desean realizar intercambio y/o diferentes actividades académicas de carácter Internacional.

Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior         

I Consultorio Jurídico

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que ingresan al consultorio jurídico de la   Universidad Libre

Trabajo y bienestar Social – Prestaciones de asistencia social

I Estudiantes Colegio

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: programas de educación, cultura y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y a la   Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa
Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

I Prospecto Estudiantes Colegio

Realizar la gestión del tratamiento y recolección de la información de posibles candidatos para ingresar a los diferentes programas de educación continua, formación empresarial y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la   Universidad Libre.

Publicidad y prospección comercial - prospección comercial
Marketing.

I Padre De Familia O Acudiente Colegio /tutores o representante legal

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes padres de familia, acudientes, tutores, representantes legales de los estudiantes del Colegio Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de clientes

Miembros De Sala  

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes Miembros de sala de la   Universidad Libre.

Finalidades varias – Procedimientos administrativos

Base de datos Automatizadas

Finalidad Interna

Finalidad Superintendencia de Industria y Comercio

Bolsa De Empleo Pagina

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento, y transferencia de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que hacen parte de la Bolsa de empleo que maneja la   Universidad Libre.

Recursos Humanos – Gestión de personal             

II Empleados Activos e Inactivos

Gestionar todo lo relativo con los datos personales automatizados del empleado y/o contratista de la  Universidad Libre teniendo en cuenta el tratamiento y custodia de información como: Hojas de vida, incapacidades médicas, registros y demás certificaciones expedidas de acuerdo a la relación del trabajador con el empleador

Recursos Humanos – Formación de personal         
Recursos Humanos – Gestión de personal             
Recursos Humanos – Gestión de trabajo temporal      
Recursos Humanos – Prestaciones sociales             
Recursos Humanos – Prevención de riesgos laborales 
Recursos Humanos – Promoción y gestión de empleos
Recursos Humanos – Promoción y selección de personal Información de empleados

II Prospecto Estudiantes

Realizar la gestión del tratamiento y recolección de la información de posibles candidatos para ingresar a los diferentes programas de pregrado, posgrado, educación continua, formación empresarial y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la   Universidad Libre.

Publicidad y prospección comercial - prospección comercial
Marketing.

II Estudiantes

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: becas, encuestas psicológicas, actividades culturales, deportivas, democráticas, programas de educación, entrevistas y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y   Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Becas y ayudas a estudiantes
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa
                                                                      Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

II Visitantes

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes visitantes que ingresan a la Universidad Libre.

Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios

II Proveedores Y Convenios

Gestiona todo lo relativo con los datos personales referentes a la actividad de la empresa, tales como servicios o productos que ofrecen cada uno de los proveedores y/o convenios a la   Universidad Libre

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y Contratistas

II Extensión Y Proyección Social

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que hagan parte de los programas de extensión y proyección social de la   Universidad Libre

Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales asistencia social. Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confecciones o comunidades religiosas y asociaciones fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro

II Internacional

Gestiona el tratamiento y almacenamiento de los datos de los estudiantes y profesores que desean realizar intercambio y/o diferentes actividades académicas de carácter Internacional.

Educación y cultura – Enseñanza Universitaria o superior         

 Consultorio Dermatología

Gestiona el tratamiento y almacenamiento de los datos de los estudiantes, profesores, personal externo que se acercan al consultorio y utilizan los servicios de este.

Salud

II Estudiantes Colegio

Realizar la gestión de custodia y tratamiento de la información para trámites administrativos, como: programas de educación, cultura y cualquier otra actividad relacionada con la relación existente entre el estudiante y a la  Universidad Libre.

Educación
Educación y cultura – Deportes
Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa
                                                                 Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de cobros y pagos

II Padre De Familia O Acudiente

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes padres de familia, acudientes, tutores, representantes legales de los estudiantes del Colegio Universidad Libre.

Gestión contable, fiscal y administrativa -Gestión de clientes

Biométrica Biblioteca

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los estudiantes que hacen solicitud de préstamo de libros o cualquier material necesario que este en la Biblioteca de la  Universidad Libre.

Finalidades varias – Registro de entrada y salida de documentos

Cámaras

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que ingresan a la    Universidad Libre.

Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios

Biblioteca Personal Externo

Gestionar todo lo relativo con el tratamiento y almacenamiento de los datos personales de los diferentes titulares de derecho que solicitan préstamos externos en la biblioteca de la  Universidad Libre.

Finalidades varias – Registro de entrada y salida de documentos

7. Derechos de los Titulares     
De acuerdo con lo previsto en el artículo 8 de la LEPD y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.         

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.    
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro.    

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.                   
Los derechos del Titular son los siguientes:    

  • Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.        
  • Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:         
  • Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
  • Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.       
  • Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.   
  • Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.   
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD. 
  • Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.     

8. Atención a los Titulares de datos  
Será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos, correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

9. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular 
9.1. Derecho de acceso o consulta       
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:         

  • Al menos una vez cada mes calendario.      
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.         
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a la  UNIVERSIDAD LIBRE, enviado al correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección Calle 8 No 5-80 en la ciudad de Bogotá D.C. La solicitud deberá contener los siguientes datos:          

  • Nombre y apellidos del Titular.          
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.   
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.  
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.        
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.     

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:        

  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado.  
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.    
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la  UNIVERSIDAD LIBRE.     

Una vez recibida la solicitud, la  UNIVERSIDAD LIBRE, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.       
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.                

9.2. Derechos de quejas y reclamos

  • Nombre y apellidos del Titular.         
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.     
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.    
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.       
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.   

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.         
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.  
La UNIVERSIDAD LIBRE, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 

10. Medidas de seguridad         

La UNIVERSIDAD LIBRE, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.         
Por otra parte, la  UNIVERSIDAD LIBRE, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaja la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.      

11. Transferencia de datos a terceros países                                                                    
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la LEPD exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de: 

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del Responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales." 

12. Vigencia
Las bases de datos responsabilidad de la  UNIVERSIDAD LIBRE, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. La  UNIVERSIDAD LIBRE, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde septiembre  de 2017.

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SOLICITUDES

DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con lo previsto en el artículo 8 de la LEPD y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.         

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.    
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro.    

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.                   
Los derechos del Titular son los siguientes:    

  • Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.        
  • Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:         
  • Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
  • Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.       
  • Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.   
  • Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.   

           
NOTA: para más información consultar el link de PROCEDIMIENTOS.

FORMULARIO DE ACCESO O CONSULTA

FORMULARIO DE QUEJAS O RECLAMOS

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AUTORIZACIÓN WEB

CLAÚSULA DE AUTORIZACIÓN PÁGINA WEB

De conformidad con lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios  1377 de 2013, y 1074 del 2015, se informa al titular que los datos consignados en el presente formulario serán incorporados en una base de datos,  responsabilidad de la  UNIVERSIDAD LIBRE, siendo tratados , con fines académicos, bienestar universitario, prácticas empresariales, biblioteca, becas, relaciones nacionales, internacionales, participación en eventos o concursos (académicos, democráticos, culturales, recreativos, deportivos), congresos y/o seminarios,  egresados y graduados, atención en centro médico, difusión de información a través de los medios de comunicación de la Universidad, temas publicitarios, investigativos, estadísticos, mercadeo, y en general para las actividades que se enmarquen dentro del objeto social y estatutos de la Universidad de conformidad con la política de tratamiento de protección de datos a la cual tendrá acceso en la página web http://www.unilibre.edu.co/protecciondedatos.

Usted puede ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos, mediante escrito dirigido a la UNIVERSIDAD LIBRE al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., solicitando el derecho que desea instaurar o a través de correo postal remitido a la dirección, sede Candelaria Calle 8 No. 5-80 Bogotá D.C.

COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

AVISO DE PRIVACIDAD PARA COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la UNIVERSIDAD LIBRE ha implementado mecanismos para contar con la autorización de cada uno de los titulares de la información que reposa en sus bases de datos y archivos físicos.

Los titulares de los datos podrán ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos, mediante escrito dirigido a la UNIVERSIDAD LIBRE a la dirección de correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., indicando en el asunto, el derecho que desea ejercer; o mediante correo ordinario remitido a la dirección, Calle 8 No 5-80en la ciudad de Bogotá D.C.

Para mayor información consulte la política de tratamiento de datos personales en http://www.unilibre.edu.co/protecciondedatos

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