Resolución n.º 3 de 1997 (22 de abril)

Resolución n.º 3 de 1997 (22 de abril)

Resolución n.º 03
(Abril 22 de 1997)

«Por la cual se reglamentan las Cajas Menores de las Autoridades Nacionales».

La h. Consiliatura de la Universidad Libre:

CONSIDERANDO:

1. Que se hace necesario agilizar los trámites de correspondencia y gastos de mantenimiento de las Autoridades Nacionales.

2. Que con este propósito es conveniente crear la caja menor de las Autoridades Nacionales.

RESUELVE:

Artículo 1. Crear la Caja Menor para las autoridades Nacionales. Los pagos menores de carácter urgente a partir de la fecha se harán por fondos de la caja menor a cargo de la Secretaria General.

Parágrafo. <Modificado por el artículo único de la Resolución n.º 5 de 1997. El nuevo texto es el siguiente:> El Fondo tendrá una cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales vigentes mensuales, y se autoriza un tope de adquisición hasta del 10% del valor de la caja.

Artículo 2. La persona responsable de la Caja Menor deberá estar debidamente afianzada con una póliza de manejo y cumplimiento en cuantía de diez (10) salarios mínimos mensuales. Otorgada por una compañía de seguros, cuyas primas serán canceladas por la Universidad.

Artículo 3. Serán objeto del pago por Caja Menor todos los gastos y servicios calificados como gastos de funcionamiento. En caso de adquisición de elementos devolutivos la factura correspondiente deberá ser relacionada y enviada a la Sindicatura para que por el Almacén se proceda a hacer su ingreso al inventario de la Universidad. Así mismo no se podrán hacer erogaciones por pagos de personal fijo o temporal o por honorarios.

Artículo 4. Todos los pagos deben ser solicitados por el Presidente, el Rector, los Asistentes, el Censor, el Secretario General, el Revisor Fiscal y el Auditor Interno.

Artículo 5. La Caja Menor se manejará en efectivo hasta cinco (5) salarios mínimos mensuales. El saldo se manejará mediante una cuenta corriente en un Banco local.}

Artículo 6. La apertura de la cuenta corriente bancaria requiere autorización previa por escrito del Presidente y conservará las siguientes características, las cuales se informarán al Banco:

1. Se denominará así: “Nombre del custodio, Caja Menor, Autoridades Nacionales”.
   
2. Será manejada exclusivamente con la firma y sello del responsable.
   
3. No se podrán consignar en la cuenta cheques girados a nombre de la Universidad Libre.
   
4. No se podrán hacer consignaciones en efectivo.
   
5. Los pagos con cheque no podrán exceder la cuantía autorizada en el Parágrafo del Artículo 1o.
   
6. Después de agotado el 60% del fondo se debe solicitar su reembolso ante la Sindicatura como oficina responsable del manejo contable.
   

Artículo 7. La Auditoría Interna verificará el cumplimiento de los requisitos anteriores como condición previa a la refrendación del giro para la constitución o reembolso de la Caja Menor. Así mismo verificará los fondos periódicamente mediante arqueos de Caja y conciliaciones bancarias, sin comunicación previa.

Artículo 8. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a los veintidós (22) días del mes de abril de mil novecientos noventa y siete (1997).