ACUERDO No. 02 (Marzo 10 de 2014)

CAPITULO I -
SISTEMA DE ARCHIVOS

Artículo 1. Creación.

Crear el Sistema de Archivos de la Universidad Libre como red articuladora para una unidad de Archivo Nacional Institucional, entendiendo como tal al conjunto de dependencias y elementos de tipo archivístico, administrativo, jurídico y técnico que de forma organizada, estructuran y desarrollan en todos los niveles de la institución, la administración de los archivos de acuerdo con el concepto de Archivo Total desarrollado por el Archivo General de la Nación, AGN.

Artículo 2. Responsabilidad..

Será responsabilidad de la Secretaría General, de los Secretarios Seccionales y de la Dirección Nacional de Gestión Documental, la evaluación periódica del funcionamiento del Sistema, la coordinación, ejecución y control de actividades en torno al acceso y manejo de la información que custodian, para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los archivos y el cumplimiento de la misión de estos como apoyo a la gestión académica y administrativa universitaria. El Secretario General, los Secretarios Seccionales, los Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas, Director, Jefes y Técnicos de Gestión Documental, trabajarán conjuntamente y colaborarán con la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia, valor y labores de los archivos de la institución.

Artículo 3. Serán autoridades en materia de reglamentación Archivística, de Gestión Documental y del Sistema de Archivo las siguientes:

1. A nivel Nacional:

Los Cuerpos Colegiados, la Secretaría General, el Comité Nacional de Archivo y la Dirección de Gestión Documental.

2. A nivel Seccional:

La Presidencia Seccional, la Secretaría Seccional, El Comité de Archivo Seccional y el Coordinador de Gestión Documental.

Artículo 4. Comité Nacional de Archivo. El Comité Nacional de Archivo estará conformado por:

• • El Secretario General quien lo preside.
• • El Jefe de la Oficina Jurídica.
• • El Director Nacional de Planeación.
• • El Coordinador Nacional de Calidad.
• • El Jefe de Sistemas.
• • El Director Nacional de Gestión Documental.

Parágrafo 1. Para los casos en los que se requiera, y con el fin de obtener un mejor criterio para la toma de decisiones, se autorizará hacer extensiva la invitación para que participen en el Comité Nacional de Archivo a los Jefes de otras áreas, quienes tendrán voz, pero no voto.

Parágrafo 2. En todas las sesiones de los Comités, la Auditoría estará presente por invitación de la Secretaría General.

Artículo 5. Funciones del Comité Nacional de Archivo.

Serán funciones del Comité Nacional de Archivo, las siguientes:

1. Ser el órgano asesor de la Honorable Consiliatura y las demás Autoridades Nacionales en materia de Archivos;
2. Representar a la Universidad ante el Archivo General de la Nación;
3. Proponer la actualización y/o modificaciones que requiera el Sistema y Reglamento General de Archivo;
4. Evaluar y aprobar las solicitudes de eliminación documental y hacer los ajustes a las Tablas de Retención Documental y demás herramientas Archivísticas cuando haya lugar.

Artículo 6. Comité Seccional de Archivo. El Comité Seccional de Archivo estará conformado por:

• •El Secretario Seccional quien lo preside
• •El Jefe la Oficina Jurídica
• •El Director Seccional de Planeación
• •El Coordinador de Calidad
• •El Jefe de Sistemas
• •El Coordinador de Gestión Documental

Artículo 7. Funciones del Comité Seccional de Archivo. Serán funciones del Comité Seccional de Archivo, las siguientes:

1. Gestionar las medidas necesarias para desarrollar en el contexto de la Seccional, las políticas y directrices de archivo emanadas del Comité Nacional de Archivo;
2. Tramitar las solicitudes de eliminación documental presentadas por el Centro de Administración Documental de la Seccional;
3. Aprobar la creación de Archivos Satélites en la Seccional que cumplan con las especificaciones técnicas y legales de orden nacional y dictar las medidas necesarias para su desarrollo;
4. Estudiar y proponer al Comité Nacional de Archivo, las modificaciones que sean necesarias a las Tablas de Retención Documental y demás herramientas Archivísticas.

Artículo 8. Administración. Los responsables para garantizar la administración del Sistema de Archivo que permita la creación y desarrollo de un Programa de Gestión Documental en la Institución, serán los siguientes:

➔ Honorable Consiliatura. que tendrá como funciones:

1. Trazar las directrices generales y determinar los proyectos para administrar y gestionar los archivos de la Institución;
2. Autorizar la creación y/o modificación de unidades, grupos de trabajo y cargos para atender los archivos.

➔Secretaría General, que tendrá como funciones:

1. Velar por la organización y mantenimiento de los Archivos en la Institución;
2. Presidir el Comité Nacional de Archivo;
3. Garantizar el cumplimiento de los programas y políticas establecidas en materia de Archivos;
4. Verificar la coherencia y articulación del Sistema de Archivos a nivel nacional.

➔Dirección Nacional de Gestión Documental, que tendrá como funciones:

1. Vigilar el desarrollo de las políticas y funcionamiento del Sistema de Archivo;
2. Emitir guías y circulares de trabajo;
3. Presentar los proyectos de normas para el desarrollo de las políticas documentales ante las Autoridades Nacionales correspondientes y ante al Comité Nacional de Archivo;
4. Avalar las solicitudes de eliminación documental presentadas por los Centros de Administración Documental de cada Seccional;
5. Elaborar y someter a consideración de la Secretaria General la ejecución de planes, programas y proyectos en materia de Gestión Documental;
6. Propiciar las relaciones interinstitucionales;
7. Recopilar y difundir la normatividad externa en materia archivística y actualizar la interna;
8. Asegurar la coordinación entre los planes de desarrollo, proyectos y programas de los Centros de Administración Documental de las Seccionales;
9. Aprobar en todos los niveles las metodologías de trabajo de archivos; apoyar la capacitación constante en materia Archivística para los encargados de los Archivos;
10. Vigilar el cumplimiento del desarrollo de las funciones de los Coordinadores de Gestión Documental;
11. Apoyar la elaboración de los presupuestos anuales en las Seccionales y consolidar el presupuesto nacional para el desarrollo de proyectos;
12. Coordinar y organizar las actividades de la Gestión Documental en las Seccionales, a través de los Coordinadores;
13. Estandarizar y normalizar el proceso de Gestión Documental para conservar la unicidad de criterios del Sistema de Archivo;
14. Reunir las observaciones presentadas por los Coordinadores de Gestión Documental y llevarlas ante el Comité Nacional de Archivo.

➔Coordinación de Gestión Documental, que tendrá como funciones:

1. Coordinar la ejecución de los programas y proyectos que en materia de archivos se elaboren para la Seccional;
2. Ejecutar las labores en materia de conservación y acceso de los fondos documentales del Archivo bajo su custodia;
3. Elaborar el plan de trabajo y presupuesto anual del Archivo Seccional y socializarlo con la Dirección Nacional de Gestión Documental;
4. Efectuar la eliminación de documentos previa aprobación del Comité Nacional de Archivo;
5. Asesorar en temas relacionados con la Gestión Documental a las dependencias u oficinas productoras de la Seccional;
6. Garantizar el servicio de préstamo y consulta de documentos;
7. Coordinar las transferencias documentales;
8. Aplicar las políticas generales de Archivo de la Institución;
9. Servir de secretario del Comité de Archivo;
10. Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el cumplimiento de sus funciones.

➔Técnicos de Gestión Documental, que tendrán como funciones:

1. Proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento de los Centros de Administración Documental, Archivos Centrales e Históricos;
2. Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias;
3. Facilitar en préstamo los documentos que sean requeridos para consulta y que reposen en el Centro de Administración Documental o Archivo Central e Histórico;
4. Ejecutar procesos de clasificación, organización, descripción, selección, descarte y eliminación documental;
5. Rendir informe anual o, cuando así se requiera, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el período.

➔Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas, que tendrá como funciones:

1. Colaborar con la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia, valor y labores del archivo de gestión;
2. Velar por la adecuada administración del Archivo de Gestión de acuerdo a las políticas internas;
3. Garantizar el cumplimiento de las transferencias documentales estipuladas en las Tablas de Retención Documental;
4. Solicitar modificaciones y ajustes en la Tabla de Retención Documental (TRD) de su área;
5. Acordar la estructura documental que prevea los parámetros normativos, y que a su vez permita la máxima productividad;
6. Definir el nivel de confiabilidad y restricción de los documentos;
7. Gestionar y verificar con sus respectivos equipos de trabajo y usuarios, el cumplimiento de las especificaciones de gestión para cada serie y tipo de documentos;
8. Autorizar el acceso a otros usuarios para la consulta de los documentos de carácter reservado;
9. Garantizar el cumplimiento de las prescripciones y políticas de Gestión Documental en sus Archivos de Gestión, Satélites y Especiales.

➔Artículo 9. Planta de Personal. Corresponde a las Autoridades Nacionales y en especial a la Secretaria General, garantizar que el personal que administra y lidera la Gestión Documental en la institución sea competente, idóneo y capacitado. Por lo anterior, se crea la planta de personal así:

Seccional	Cargos Requeridos
Nivel Nacional	Director (a) Nacional de Gestión Documental
Bogotá	(1) Coordinador de Gestión Documental (2) Técnicos de Gestión Documental (1) Auxiliar de Gestión Documental
Barranquilla	(1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental
Cali	(1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental
Cúcuta	(1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental
Pereira	(1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental
Socorro	(1) Técnico de Gestión Documental
Cartagena	(1) Técnico de Gestión Documental





Cargo	Perfil
Director (a) Nacional de Gestión Documental	FORMACIÓN ACADEMICA: ➔ PROFESIÓN: Profesional en Bibliotecología y Archivística, Ciencias de la Información, Sistemas de Información y Documentación. ➔ POSGRADO: Especialista en áreas administrativas y gerenciales o gerencia de documentos o gestión del conocimiento y la información EXPERIENCIA: ➔ AÑOS DE EXPERIENCIA: 5 años ➔ AREAS DE EXPERIENCIA: Dirección y/o coordinación de proyectos en administración documental, archivos y organización de fondos acumulados, diseño de servicios para unidades de información, coordinación equipos de trabajo, capacitador. ➔ SECTOR: Empresa pública o privada ➔ COMPETENCIAS: Liderazgo, comunicación oral y escrita, planeación, organización, orientación al cliente, habilidades gerenciales
Coordinador de Gestión Documental	FORMACIÓN ACADEMICA: ➔ PROFESIÓN: Profesional en Bibliotecología y Archivística, Ciencias de la Información, Sistemas de Información y Documentación o Profesional en Ingeniería Industrial EXPERIENCIA: ➔ AÑOS DE EXPERIENCIA: 3 años ➔ AREAS DE EXPERIENCIA: Administración de Archivos, coordinación de proyectos de archivo, implementación de programas de gestión documental, prestación de servicios en unidades de información. ➔ SECTOR: Empresa pública o privada ➔ COMPETENCIAS: Liderazgo, planeación, organización, orientación al cliente, atención al detalle, innovación, creatividad.
Técnicos de Gestión Documental	FORMACIÓN ACADEMICA: ➔ TECNICO: Técnico en Archivo certificado o estudiante mínimo de tercer (3) semestre de las carreras de Bibliotecología, Archivística, Ciencias de la Información y Documentación. EXPERIENCIA: ➔ AÑOS DE EXPERIENCIA: 2 años ➔ AREAS DE EXPERIENCIA: Organización documental, servicios de información, gestión documental, archivos. ➔ COMPETENCIAS: Organización, proactividad, atención al cliente.





CAPITULO II

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Articulo 10. Noción. El reglamento General de Archivos es el régimen de responsabilidades y acciones que le corresponde asumir a todos los estamentos y empleados frente a los documentos y la información; se aplica a todos los archivos y empleados de la Universidad.

Articulo 11. Alcance y Contenido. El Archivo universitario comprende todos los documentos atinentes a la actividad de la Universidad, producidos por ella o por terceros de naturaleza pública o privada, que se encuentran bajo su custodia, los recibidos en donación, legado o encargo; su manejo se guiará por el ciclo vital del documento entendido como las etapas sucesivas desde su producción o recepción en las dependencias y oficinas, conservación temporal hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico.

Articulo 12. Clasificación de los Archivos. Los Archivos serán clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura de la Institución y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en series y sub series. Se deberán formar archivos según sus fases o edades: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos

Articulo 12. Clasificación de los Archivos. Los Archivos serán clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura de la Institución y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en series y sub series. Se deberán formar archivos según sus fases o edades: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos

Artículo 13. Programa de Gestión Documental. Se realizará de forma planeada con sujeción a los lineamientos financieros de la institución, al Plan Integral de Desarrollo Institucional (PIDI), a las políticas, principios y Reglamento General de Archivos.