Acuerdo 4 de 1999 (3 de marzo)

DEROGADO POR EL ACUERDO N.º 5 DE 2008

Acuerdo 4 de 1999
(3 de marzo)

“Por el cual se modifica el Acuerdo n.º 03 del 25 de febrero de 1997, Reglamento de contratación, compras y pagos”, el cual quedará así:

La Consiliatura de la Universidad Libre en uso de sus facultades estatutarias y especialmente las consagradas en el numeral 1º del Artículo 25.

C O N S I D E R A N D O:

Que se hace necesario unificar los procedimientos de contratación, compras, pagos.

ACUERDA:

TITULO I

DE LA CONTRATACIÓN, LAS COMPRAS Y LOS PAGOS

ARTICULO 1º: De los principios que deben regir la contratación.

• Son principios que deben observarse en todo contrato que celebre la Universidad Libre, en su Sede Principal y en las Secciónales, los de economía, transparencia, responsabilidad, selección objetiva y publicidad.
• En virtud del principio de economía, los contratos se adelantarán en el menor tiempo posible y al menor costo, evitando exigencias o requisitos diferentes a los contemplados en la Ley, el Estatuto orgánico y este Reglamento.
• De conformidad con el principio de transparencia, la contratación se hará mediante autorización de los Consejos Directivos o la Consiliatura o mediante licitación, salvo en los casos contemplados en este acuerdo.
• Según el principio de responsabilidad, quienes comprometan contractualmente a la Universidad responderán por sus acciones y omisiones y deberán indemnizar los daños que se causen en razón de ellas.
• El principio de selección objetiva consiste en que la escogencia de los contratistas se hará teniendo en cuenta la oferta más favorable a la Corporación, según su misión y sus fines, sin tener en cuenta factores subjetivos tales como el afecto, el parentesco, la amistad o el interés.
• El principio de publicidad permitirá que las decisiones y actuaciones administrativas sean conocidas por la comunidad universitaria a través de sus voceros en los órganos de dirección.

ARTICULO 2º: De las personas que pueden contratar a nombre de la Universidad. Están autorizados para contratar en nombre de la Universidad:

• El Presidente de la Universidad, por sí solo, cuando la cuantía no exceda de 100 salarios mínimos mensuales y de acuerdo con el presupuesto anual en ejecución.

• El Presidente de la Universidad, con la autorización de la Consiliatura, cuando la cuantía exceda de 100 salarios mínimos mensuales y de acuerdo con el presupuesto anual en ejecución.

• Cuando se trate de contratos en que tenga interés la Sede Principal o alguna de las Secciónales, el Consejo Directivo deberá aprobar, previamente, la adjudicación.

• El Delegado Personal del Presidente en la Sede Principal y en las Secciónales, cuando la cuantía no exceda de 50 salarios mínimos mensuales y de acuerdo con el presupuesto anual en ejecución.

• -El Delegado Personal del Presidente en la Sede Principal y en las Secciónales, con autorización del consejo Directivo, cuando la cuantía exceda de 50 salarios mínimos mensuales sin pasar de 100.

PARAGRAFO I: Los Delegados Personales del Presidente actuarán mediante poder general conferido por éste.
PARAGRAFO II.- Para determinar la cuantía del contrato, se tendrá siempre en cuenta el valor total del mismo, aún cuando se ejecute en forma parcial y sucesiva.
PARAGRAFO III: Los contratos de obra que superen los 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes tendrán la vigilancia de un interventor.
PARAGRAFO IV: Cuando se trate de convenios o contratos que sólo reporten beneficios o ingresos, sin que impliquen erogación económica para la Universidad, el Presidente puede celebrarlos sin autorización de la Consiliatura.

ARTICULO 3º: Son deberes de los contratistas.

1.  Conocer y someterse a las normas de contratación que rijan en la Universidad.
2. Cumplir con el objeto del contrato en forma pronta y debida en las condiciones pactadas.
3. Acatar las órdenes que se le impartan y que no contradigan el objeto del contrato.
4.  Prestar las garantías que el contratante exija en cada caso.

ARTICULO 4º: Forma del contrato. Deberán constar por escrito todos los contratos cuya cuantía supere los 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes que se celebren en la Sede Principal y en las Secciónales. Estos deberán elaborarse en tres ejemplares con destino a la Auditoría Interna, la Sindicatura y el Contratista; deberán enumerarse por la Sindicatura en riguroso orden de suscripción, y radicarse en un libro especial donde será archivado el original.
Cuando la cuantía sea inferior a los 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes, podrá procederse mediante orden de compra, o su equivalente que sufrirá el mismo trámite interno que el contrato, y se tramitará el pago según lo previsto en el artículo 14.

ARTICULO 5º: Codificaciones: La Sindicatura, y la Jefatura de Personal o la Unidad Administrativa que hagan sus veces, llevarán para cada contrato, orden de pago o suministro que registren un expediente en el cual se codifiquen los documentos que señalen su desarrollo, ejecución y liquidación.

ARTICULO 6º: De las inhabilidades para contratar con la Universidad: Están inhabilitados para contratar con la Universidad:

• Quienes lo estén por mandato legal, judicial o Estatutario.
• Quienes se encuentren en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil o sean cónyuge o compañero permanente de personas vinculadas a la Universidad y que participe en el proceso de contratación.
• Los miembros de Sala, Consiliatura, Consejos Directivos y demás personas vinculadas administrativamente a la Universidad.
• Los socios de personas vinculadas administrativamente a la Universidad.
• Las sociedades de personas en las que sean o hallan sido en el año inmediatamente anterior socios, asesores o directivos, algún miembro de la Sala General, Consiliatura, Consejo Directivo u Órganos de dirección o control de la Universidad.
• Quienes no estén inscritos en el registro único de proponentes de la Cámara de Comercio, salvo las excepciones consagradas en este acuerdo.

ARTICULO 7º: De las garantías: Para contratos que excedan de 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes se exigirá al contratista, además de las requeridas en cada caso y determinadas por quien elabora el contrato, una póliza de seguro de manejo y cumplimiento.

ARTICULO 8º: Del registro de proponentes.- Las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con la Universidad Libre contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes y servicios deberán estar inscritos en el registro único de proponentes de la Cámara de Comercio, salvo las excepciones consagradas en este acuerdo.

ARTICULO 9º: Política para adquisición de bienes y servicios.- La Universidad contratará, preferiblemente con fabricantes, productores o distribuidores autorizados. En caso contrario deberá dejarse constancia de los motivos por los cuales se omitió este mandato.

ARTICULO 10º: De las licitaciones .- Toda adquisición que exceda de 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes estará sujeta a  licitación o concurso.
La calidad de la licitación o concurso, públicos o privados, será determinada por la Consiliatura directamente o a instancias del Consejo Directivo.
Sin embargo, en toda licitación o concurso se observarán los siguientes requisitos mínimos:

• Para participar en la licitación o concurso los proponentes deben cumplir con lo previsto en el Artículo 8º.
• El pliego de condiciones será elaborado por el Presidente Nacional de la Universidad o su delegado Personal en las Secciónales, y será aprobado por la Consiliatura. El presidente ordenará a la Sindicatura que certifique sobre la disponibilidad presupuestal.
• La adjudicación se hará, por la Consiliatura, previa recomendación del Consejo Directivo. La Consiliatura y el Consejo Directivo observarán las condiciones del pliego y éste régimen de contratación.

ARTICULO 11º: Del comité de compras.- El Comité de Compras estará integrado en cada Seccional por:

• El Delegado del Presidente
• El Rector Seccional
• El Secretario Seccional

El Jefe de Compras y/o Almacén actuará como secretario
El Comité podrá invitar a sus sesiones a las personas que considere necesarias para su mejor información.

ARTICULO 12º: De los Procedimientos.- Para las adquisiciones entre 50 y 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, se observará el siguiente procedimiento:

1. -El funcionario de dirección o el responsable de la respectiva unidad académica o administrativa elevará solicitud escrita al Síndico para el suministro de bienes o servicios que requiera su dependencia, justificando la necesidad de los mismos.

2. El Síndico con su visto bueno acreditará la disponibilidad presupuestal y la inexistencia o insuficiencia de los elementos requeridos, y pasará la solicitud al Jefe de Compras.

3. El Jefe de Compras solicitará y obtendrá, en sobre cerrado, por lo menos dos (2) cotizaciones en el mercado, teniendo en cuenta el registro de proveedores de la Cámara de Comercio, y lo dispuesto en el Art. 9o.

4. Cumplidos los trámites anteriores el Jefe de Compras presentará al Comité la solicitud, los documentos y el cuadro comparativo que elaborará con base en las cotizaciones obtenidas.

5. El Secretario del Comité elaborará el acta correspondiente que contendrá la relación de los documentos antes descritos y la recomendación del Comité señalando las razones que se tuvieron para la misma. El acta será firmada por todos los miembros del Comité y su secretario.

6. El secretario del Comité de Compras la remitirá al Presidente o su delegado personal en la seccional para la selección definitiva si es de su competencia o para que la remita al órgano competente.

7. Concluido el proceso anterior el Jefe de la Oficina Jurídica elaborará el respectivo contrato con todas las exigencias legales y convencionales; en la Seccional donde no exista Oficina Jurídica, el contrato será elaborado por el Secretario Seccional.

8. El Secretario General o Seccional diligenciará el perfeccionamiento del contrato.

ARTICULO 13: De los Procedimientos Especiales - La Consiliatura, en casos especiales, previamente justificados por ella, podrá autorizar la contratación directa.

1. Contratos en cuantía inferior a 50 salarios mínimos mensuales legales serán celebrados directamente por el Presidente o su delegado personal.

2. Contratos de personal docentes y administrativo se regirán por las normas del Reglamento Docente, la Convención Colectiva y demás normas que rijan la materia.

3. Los contratos del personal docente y administrativo, de naturaleza civil o laboral, serán registrados y codificados por la Jefatura de Personal o la Unidad Administrativa que haga sus veces.

4. Los contratos docentes en los Colegios de Bachillerato se regirán por el Reglamento que apruebe la Consiliatura en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la materia.

5. Los contratos de prestación de servicio educativo entre los colegios, representados por los rectores de los mismos, los estudiantes y los padres de familia, serán suscritos en formatos diseñados por la Universidad.

6. Contratos de venta de bienes raíces de la Universidad.

7. El procedimiento será determinado por la Consiliatura.

8. El precio de la venta no podrá ser inferior al 90% del avalúo que para el efecto ordenará la Universidad, salvo disposición expresa en contrario de la Consiliatura.

9. Contratos de compra de bienes raíces.

10. El procedimiento será determinado por la Consiliatura.

11. El precio de la compra no podrá ser superior al 110% del avalúo que para el efecto ordenará la Universidad, salvo disposición expresa en contrario de la Consiliatura.

12. Sobre bienes suministrados por proveedor o distribuidor exclusivo.

13. El Síndico, bajo su responsabilidad, informará sobre el proveedor o distribuidor exclusivo y el Presidente procederá a celebrar la contratación.

14. Contratos sobre bienes cuyo precio esté regulado por el Estado Colombiano.

15. El Síndico, bajo su responsabilidad informará sobre la existencia y condiciones de la regulación estatal y el Presidente procederá a celebrar la contratación.

16. Contratos sobre seguros el procedimiento será determinado por el Consejo Directivo o la Consiliatura, en cada caso.

ARTICULO 14º: De los Pagos - La aprobación del gasto implica la aprobación del pago que requerirá el cumplimiento del siguiente procedimiento:

1. -El Jefe de Almacén certificará a la Sindicatura el recibo de los elementos, bienes o servicios a entera satisfacción de acuerdo con el contrato o la orden de compra.

2. El servicio prestado podrá acreditarse por el Jefe o Director de la Unidad Académica o Administrativa correspondiente.

3. El cheque mediante el cual se realiza el pago, será girado y firmado por el Presidente o su delegado personal y el Síndico. Antes de su firma estos funcionarios y el Auditor Interno verificarán el cumplimiento de los procedimientos de contratación y pago, y la acreditación de los bienes recibidos o los servicios prestados.

4. En la Sede Principal el Presidente podrá delegar estas funciones conforme con los Estatutos.

5. Girado y firmado el cheque pasará a presupuesto y contabilidad para la afectación presupuestal, codificación contable, causación y cálculo de las retenciones e impuestos.

6. Los cheques serán entregados a los beneficiarios en la Oficina de Caja dentro de los horarios establecidos en cada Seccional, donde se llevará el registro correspondiente.

PARAGRAFO: No se podrán tramitar adquisiciones ni pagos con documentos enmendados, borrados o adulterados. El funcionario que omita esta disposición responderá de los perjuicios directos e indirectos que se causen.

ARTICULO 15º: Ventas de Inservibles - La venta de elementos inservibles se someterá al procedimiento establecido por la Consiliatura, en Acuerdo 008 de noviembre 6 de 1996.

ARTICULO 16º: De la cláusula compromisoria y del compromiso - En los contratos celebrados por la Universidad podrá incluirse la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las diferencias que surjan por razón de la celebración, ejecución, desarrollo, terminación o liquidación del contrato.

• En las controversias relativas a contratos menores a 100 salarios mínimos mensuales habrá un solo árbitro.
• El tribunal de arbitramento estará integrado conforme a la Ley.
• Cuando en el contrato no se hubiere pactado cláusula compromisoria, cualquiera de las partes podrá solicitar a la otra la suscripción de un compromiso para la convocatoria de un tribunal de arbitramento a fin de resolver las diferencias presentadas por razón de la celebración del contrato y su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación.

ARTICULO 17º: Conocimiento del Reglamento.- En todo contrato escrito deberá constar la manifestación del contratista de que conoce este Reglamento y se somete a él.

ARTICULO 18º:  Vigencia.- Este Acuerdo rige a partir de su aprobación, deroga todas las disposiciones anteriores sobre la materia, en especial las consignadas en el Acuerdo de Consiliatura No. 002 de 1995 (marzo 16), el Acuerdo de Consiliatura No. 002 Bis de 1993 y la Resolución de Presidencia No. 001 de 1995. (marzo 21) y el Acuerdo No. 03 del 25 de febrero de 1997.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a los tres (3) días del mes de marzo de mil novecientos noventa y nueve (1999).

 

FRANCISCO SIERRA REYES                            NICOLÁS ZULETA HINCAPIÉ
            Presidente                                                  Secretario General