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ACUERDO No. 02
(Marzo 10 de 2014)
“Por el cual se crea el Sistema de Archivos y se expide el Reglamento General de Gestión Documental de la Universidad Libre.”
La Honorable Consiliatura de la Universidad Libre en uso de sus facultades estatutarias y especialmente las consagradas en el numeral 1º del Artículo 25 del Acuerdo 001 de 1994 por el cual se reforma el Estatuto Orgánico de la Universidad Libre, y
Considerando:
Que el Artículo 3 del Acuerdo N° 01 de 1994 indica que la Institución es una Corporación, denominada Universidad Libre, organizada como persona jurídica de derecho privado, de utilidad común e interés social y sin ánimo de lucro, de duración indefinida y de nacionalidad colombiana, de domicilio principal en Bogotá D.C.;
Que la misión de la Universidad Libre es el desarrollo del servicio público de la educación superior bajo el control y vigilancia del Estado a través del Ministerio de Educación Nacional y por lo tanto debe rendir cuentas a la sociedad y al Estado de su función social, para lo cual requiere conservar y mantener actualizado el archivo que genera como testimonio de sus actuaciones y fuente fidedigna de información al Estado, las instituciones culturales o gubernamentales o a los particulares del orden nacional o internacional que lo requieran, y para ello debe contar con mecanismos y sistemas de información confiables que permitan la prontitud de la prestación del servicio de manera oportuna;
Que el Acuerdo N° 05 de 2009 por el cual la Universidad Libre adoptó y aprobó el Modelo de Seguridad de la Información, norma en la que se trazan, entre otras, las políticas de administración y protección de la información; señalando que se deben generar las directrices de la función archivística para la Universidad Libre, que contemplen, entre otros, métodos de organización de los documentos, sistemas de codificación de los mismos, tablas de retención, la creación de mecanismos que faciliten la conservación documental y el mantenimiento y seguridad de los documentos, por lo cual los funcionarios de la Universidad al igual que las personas provistas por terceros, garanticen la oportunidad, veracidad, exactitud, confiabilidad y disponibilidad de la información que generan, así como la responsabilidad por el buen uso de la información de la Universidad Libre, sea que la obtengan de forma física, magnética o electrónica;
Que en desarrollo de la autonomía universitaria y las prescripciones de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000 y el Reglamento General de Archivos, Acuerdo N° 07 de 1994 del Archivo General de la Nación, la Universidad Libre debe autorregular sus políticas y gestión de archivos a través de un sistema, ya que los documentos de la universidad son el resultado de la ejecución de los procesos administrativos y académicos, por lo cual la administración de estos se realiza en función de los intereses de la institución;
Que deben adoptarse unas políticas generales de Gestión Documental en la Universidad Libre, con el propósito de precisar y unificar el manejo documental, los procedimientos de Archivo y Correspondencia en toda la institución y homogenizarlos con el fin que de forma transversal propendan por la adecuada administración de la información y la preservación de la que así se requiera;
Que se hace necesario modificar la decisión de la Honorable Consiliatura del 10 de febrero de 2009 por medio de la cual se estableció la conformación del Comité de Archivo;
Que debe crearse una planta de personal que lidere a nivel nacional y seccional el proceso de Gestión Documental y por lo tanto planee, ejecute, controle y rinda informe de los proyectos que en materia Archivística la Universidad requiera;
ACUERDA:
CAPÍTULO I - SISTEMA DE ARCHIVOS
Artículo 1. Creación. Crear el Sistema de Archivos de la Universidad Libre como red articuladora para una unidad de Archivo Nacional Institucional, entendiendo como tal al conjunto de dependencias y elementos de tipo archivístico, administrativo, jurídico y técnico que de forma organizada, estructura y desarrollan en todos los niveles de la institución, la administración de los archivos de acuerdo con el concepto de Archivo Total desarrollado por el Archivo General de la Nación, AGN.
Artículo 2. Responsabilidad. Será responsabilidad de la Secretaría General, de los Secretarios Seccionales y de la Dirección Nacional de Gestión Documental, la evaluación periódica del funcionamiento del Sistema, la coordinación, ejecución y control de actividades en torno al acceso y manejo de la información que custodian, para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los archivos y el cumplimiento de la misión de estos como apoyo a la gestión académica y administrativa universitaria.
El Secretario General, los Secretarios Seccionales, los Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas, Director, Jefes y Técnicos de Gestión Documental, trabajarán conjuntamente y colaborarán con la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia, valor y labores de los archivos de la institución.
Artículo 3. Serán autoridades en materia de reglamentación Archivística, de Gestión Documental y del Sistema de Archivo las siguientes:
Artículo 4. Comité Nacional de Archivo. El Comité Nacional de Archivo estará conformado por:
Paragrafo. Para los casos en los que se requiera, y con el fin de obtener un mejor criterio para la toma de decisiones, se autorizará hacer extensiva la invitación para que participen en el Comité Nacional de Archivo a los Jefes de otras áreas, quienes tendrán voz, pero no voto.
Paragrafo 2. En todas las sesiones de los Comités, la Auditoría estará presente por invitación de la Secretaría General.
Articulo 5. Funciones del Comité Nacional de Archivo. Serán funciones del Comité Nacional de Archivo, las siguientes:
Artículo 6. Comité Seccional de Archivo. El Comité Seccional de Archivo estará conformado por:
Articulo 7. Funciones del Comité Seccional de Archivo. Serán funciones del Comité Seccional de Archivo, las siguientes
Articulo 8. Administración.. Los responsables para garantizar la administración del Sistema de Archivo que permita la creación y desarrollo de un Programa de Gestión Documental en la Institución, serán los siguientes:
→ Honorable Consiliatura, que tendrá como funciones:
→ Secretaría General que tendrá como funciones:
→ Dirección Nacional de Gestión Documental que tendrá como funciones:
→ Dirección Nacional de Gestión Documental que tendrá como funciones:
→Coordinación de Gestión Documental que tendrá como funciones:
→Técnicos de Gestión Documental, que tendrá como funciones:
→Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas, que tendrá como funciones:
Artículo 9. Planta de Personal. Corresponde a las Autoridades Nacionales y en especial a la Secretaria General, garantizar que el personal que administra y lidera la Gestión Documental en la institución sea competente, idóneo y capacitado. Por lo anterior, se crea la planta de personal así:
| Seccional | Cargos Requeridos |
|---|---|
| Nivel Nacional | Director (a) Nacional de Gestión Documental |
| Bogotá | (1) Coordinador de Gestión Documental (2) Técnicos de Gestión Documental (1) Auxiliar de Gestión Documental |
| Barranquilla | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cali | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cúcuta | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Pereira | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Socorro | (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cartagena | (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cargo | Perfil |
|---|---|
| Director (a) Nacional de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
|
| Coordinador de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
|
| Técnicos de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
|
CAPITULO II
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
Artículo 10. Noción.. El reglamento General de Archivos es el régimen de responsabilidades y acciones que le corresponde asumir a todos los estamentos y empleados frente a los documentos y la información; se aplica a todos los archivos y empleados de la Universidad.
Artículo 11. Alcance y Contenido.. El Archivo universitario comprende todos los documentos atinentes a la actividad de la Universidad, producidos por ella o por terceros de naturaleza pública o privada, que se encuentran bajo su custodia, los recibidos en donación, legado o encargo; su manejo se guiará por el ciclo vital del documento entendido como las etapas sucesivas desde su producción o recepción en las dependencias y oficinas, conservación temporal hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico.
Artículo 12. Clasificación de los Archivos.. Los Archivos serán clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura de la Institución y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en series y sub series. Se deberán formar archivos según sus fases o edades: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos
Artículo 13. Programa de Gestión Documental... Programa de Gestión Documental. Se realizará de forma planeada con sujeción a los lineamientos financieros de la institución, al Plan Integral de Desarrollo Institucional (PIDI), a las políticas, principios y Reglamento General de Archivos.
Paragrafo. Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental se deberán diseñar e implementar los instrumentos Archivísticos necesarios que permitan controlar el proceso durante todo su ciclo de vida: Producción, recepción, radicación, registro, distribución, trámite, organización, almacenamiento, preservación y disposición final; para ello es indispensable unificar los criterios de administración de correspondencia y archivo.
Artículo 14. Tablas de Retención Documental..Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental deberán ser analizadas, estructuradas y evaluadas periódicamente por el Comité Nacional de Archivo. A este órgano de trabajo, le corresponde la revisión y actualización de las Tablas de Retención Documental, por lo menos cada dos años y obligatoriamente cuando se registren cambios estructurales y/o funcionales que la afecten.
Articulo 15. Horario de atención al público.lLos Centros de Administración Documental o Archivos Centrales atenderán en la jornada laboral regular; el servicio al público solo se podrá restringir o suspender en caso de obras civiles en las instalaciones físicas, ejecución y periodo cautelar de actividades de desinfección y/o fumigación, cese laboral autorizado por las dependencias competentes y realización de labores sobre los documentos que impidan el normal acceso.
Artículo 16. Servicio de Consulta.. El servicio de consulta será atendido por un trabajador del Centro de Administración Documental mediante solicitud escrita; éste se encargará de notificar al usuario cuando la consulta de documentos esté disponible, para que el usuario se acerque a las ventanillas de atención con el fin de formalizar el préstamo del mismo o que sea consultada la información directamente en el Centro de Administración Documental, en los espacios dispuestos para tal fin.
Cuando las unidades documentales sean consultadas y devueltas, el trabajador del Centro de Administración Documental deberá reintegrar el mismo día, a su ubicación en el archivo, la totalidad de documentos prestados.
Articulo 17. Unidades de conservación.lPara la correcta conservación de los documentos se usarán las carpetas, cajas y demás implementos aprobados por la Dirección Nacional de Gestión Documental.
Articulo 18. Reprografía. lEn lo posible las copias solicitadas por los usuarios se tomarán a partir de las reproducciones existentes. Se dejará constancia de la solicitud de copias en el formato definido.
Articulo 19. Conservación y restauración. lLas labores de conservación se ejecutarán principalmente para detener y corregir los deterioros manifestados de los documentos. La restauración se aplicará para restituir sus valores estéticos. Se deberá elaborar y ejecutar un programa para la restauración de material afectado biológicamente.
Articulo 20. Nuevas Tecnologías. lLa Dirección Nacional de Gestión Documental y la Dirección de Sistemas, señalarán los parámetros de utilización de nuevas tecnologías en la administración de archivos en los términos de la Ley General de Archivos y demás normas aplicables.
Articulo 21. Infraestructura física.Los Centros de Administración Documental o Archivos Centrales atenderán en la jornada laboral regular; el servicio al público solo se podrá restringir o suspender en caso de obras civiles en las instalaciones físicas, ejecución y periodo cautelar de actividades de desinfección y/o fumigación, cese laboral autorizado por las dependencias competentes y realización de labores sobre los documentos que impidan el normal acceso.La Institución deberá contemplar y adecuar los espacios necesarios para el área de recepción, control y trámite de documentos, para la conservación y organización de Archivos de Gestión, Centrales e Históricos, para las áreas técnicas de procesamiento de información y para las áreas de servicio a los usuarios.
Archivos de Gestión, Satélites y EspecialesArchivos de Gestión, Satélites y Especiales,
Articulo 22. Acciones Preventivas.Considerando que los documentos de los Archivos de Gestión una vez transferidos al Archivo Central tienen un ciclo de vida más largo, las dependencias u oficinas productoras, utilizarán para archivo las carpetas, cajas y demás implementos aprobados por la Dirección Nacional de Gestión Documental, atendiendo las condiciones técnicas necesarias para la preservación de la documentación y absteniéndose de utilizar elementos metálicos de agarre directo sobre el documento, tales como folders tipo AZ, ganchos legajadores metálicos y en general mecanismos que deterioren el documento.
Articulo 23. Infraestructura física.. La administración de los Archivos de Gestión, así como el proceso de organización de las unidades documentales o expedientes, serán responsabilidad de la dependencia u oficina productora, utilizando como instrumento guía, las normas y herramientas archivísticas establecidas, que contarán con el aval del Comité Nacional de Archivo.
Para adelantar eficientemente esta responsabilidad, se podrá contar con el asesoramiento del Coordinador o Técnico de Gestión Documental de la respectiva Seccional.
Articulo 24. Acceso al Público.El empleado que tenga bajo su responsabilidad velar por la administración del Archivo de Gestión, atenderá las solicitudes de información que reposen en el Archivo respectivo, teniendo en cuenta su calidad de información reservada. En virtud del principio de economía de tiempo y recursos, se evitará la reproducción de documentos cuando esta no sea absolutamente indispensable; si la información se encuentra en custodia del Centro de Administración Documental o Archivo Central, la persona encargada y autorizada del Archivo de Gestión de la dependencia, solicitará la información.
Articulo 25. Transferencias DocumentalesLa entrega y recepción de documentos de los Archivos de Gestión al Centro de Administración Documental o Archivo Central, se efectuará una vez los documentos han agotado el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental.
Las unidades documentales deben entregarse debidamente almacenados en unidades de conservación marcadas, inventariadas y en general, deben contar con todo el alistamiento descrito en las normas y herramientas archivísticas establecidas, que contarán con el aval del Comité Nacional de Archivo. El personal técnico del Centro de Administración Documental realizará una inspección previa al traslado, para evaluar si la transferencia se está realizando bajo los parámetros de las Tablas de Retención Documental y si cuenta con la preparación técnica adecuada. En un plazo prudente, mediante acta suscrita por el Coordinador de Gestión Documental, se dará por recibida la transferencia documental a conformidad o con las observaciones a las que haya lugar y se entregará el soporte respectivo a la dependencia u oficina productora.
Articulo 26. Plan de Transferencias.Con base en los lineamientos estipulados en las Tablas de Retención Documental, los Coordinadores de Gestión Documental de cada Seccional y las dependencias u oficinas productoras de orden nacional, elaborarán conjuntamente su cronograma anual de transferencias, el cual deberá ser ejecutado rigurosamente.
Articulo 27. Supresión de Dependencias.Cuando se suprima de la estructura orgánica alguna dependencia u oficina productora que la compone, será obligación del Jefe de la Unidad Académica y Administrativa que la lidera, hacer entrega total del Archivo de Gestión al Coordinador de Gestión Documental de la Seccional, para su incorporación al Centro de Administración Documental o Archivo Central.
Los parámetros de entrega del Archivo de Gestión, serán iguales al de la transferencia primaria establecida en las normas y herramientas archivísticas, que contarán con el aval del Comité Nacional de Archivo. El Archivo de Gestión una vez sea entregado se entenderá por cerrado en ese momento.
Articulo 28. Fusión de Dependencias.En el caso que se presente alguna fusión de dependencias u oficinas productoras, el o los Archivo (s) de Gestión de la (s) dependencia(s) suprimida(s), será asumido plenamente en custodia y responsabilidad por el Jefe de la Unidad Académica y Administrativa que asume las funciones de la anterior estructura. Lo que implica, que se deberá realizar el necesario ajuste de las herramientas Archivísticas con sujeción a la aprobación del Comité Nacional de Archivo.
Articulo 29. Archivos Satélites.Se podrán conformar Archivos Satélites si por el volumen de los Archivos de Gestión de las dependencias u oficinas productoras, no alcanzan a ser resguardados y organizados en las oficinas y se encuentran en un espacio físico diferente bajo su custodia. Se ubicarán en la primera fase del Sistema y se sujetarán a las mismas estipulaciones de los Archivos de Gestión, siendo requisito para su funcionamiento que los espacios físicos que los alberguen cumplan con las condiciones técnicas y ambientales requeridas para la conservación de los documentos.
Articulo 30. Archivos Especiales.Se podrán conformar Archivos Especiales si se encuentran documentos generados en soportes diferentes al papel, como lo son: filmes, fotografías, audio cintas, diapositivas, discos compactos, entre otros; el responsable de su custodia es el Jefe de la Unidad Académica o Administrativa correspondiente u oficina productora, bajo la supervisión del Coordinador de Gestión Documental de la Seccional.
Articulo 31. Valoración y Descarte Documental.Se entenderá como la operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen o han perdido valores primarios o secundarios (copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, duplicados, constancias, invitaciones entre otros). Se efectúa en los Archivos de Gestión y Satélites por el personal de la dependencia u oficina productora de la documentación con el aval del respectivo Coordinador de Gestión Documental.
Parágrafo. Se entenderá como la operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen o han perdido valores primarios o secundarios (copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, duplicados, constancias, invitaciones entre otros). Se efectúa en los Archivos de Gestión y Satélites por el personal de la dependencia u oficina productora de la documentación con el aval del respectivo Coordinador de Gestión Documental.
Archivo Central e Histórico
Articulo 32. Acceso.Acceso. De conformidad con el artículo 43° del Reglamento General de Archivos de Colombia, se podrá restringir el acceso a documentos originales cuando su estado de conservación así lo recomiende. En tal caso, suministrarán la información contenida en tales documentos en cualquier sistema de reproducción certificando su autenticidad cuando fuere necesario.
Parágrafo. Acceso. De conformidad con el artículo 43° del Reglamento General de Archivos de Colombia, se podrá restringir el acceso a documentos originales cuando su estado de conservación así lo recomiende. En tal caso, suministrarán la información contenida en tales documentos en cualquier sistema de reproducción certificando su autenticidad cuando fuere necesario.
Articulo 33 .Descripción y Catalogación. Se entenderá como la operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen o han perdido valores primarios o secundarios (copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, duplicados, constancias, invitaciones entre otros). Se efectúa en los Archivos de Gestión y Satélites por el personal de la dependencia u oficina productora de la documentación con el aval del respectivo Coordinador de Gestión Documental.
Articulo 34 Requisitos para la Consulta.Como instrumentos de control y consulta, se elaborarán guías, inventarios, catálogos e índices de los fondos documentales de acuerdo con la naturaleza de los mismos y las necesidades de la Institución; también se llevarán registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro de salida temporal de documentos, libros radicadores y demás instrumentos que sean requeridos.
Artículo 35. Salida Temporal de Documentos.S. Los usuarios autorizados podrán acceder a los documentos de los Centros de Administración Documental o Archivos Centrales e Históricos, siempre y cuando diligencien los instrumentos de control de la consulta establecidos.
Cada Centro de Administración Documental o Archivo Central e Histórico llevará estadísticas de la consulta de sus archivos.
Parágrafo.Valoración y Descarte Documental. Cuando algún ente de control requiera consultar los documentos originales con fines diferentes a la consulta administrativa, búsqueda de antecedentes y resolución de expedientes, deberá someterse a las normas comunes de consulta.
Para la consulta interna se enviará al personal autorizado para tal fin a las instalaciones del Centro de Administración Documental o Archivo Central; solo en casos excepcionales justificados, el Coordinador de Gestión Documental o el encargado del Centro de Administración Documental, autorizará el retiro temporal de documentos previo el diligenciamiento en el instrumento de registro de salida temporal interna de documentos.
Artículo 35. Condiciones Físicas.S. Será responsabilidad de las Autoridades Nacionales y del Comité Nacional de Archivo, gestionar las adecuaciones locativas y/o construcción de espacios para la conservación adecuada de los Centro de Administración Documental o Archivos Centrales e Históricos. Los espacios deben garantizar como mínimo áreas de consulta, descripción y catalogación, depósitos y área de administración, con los márgenes de flexibilidad respectivos.
Las condiciones físicas y demás especificaciones técnicas y ambientales para la conservación de los documentos, deberán cumplir con el Acuerdo N° 049 de 2000 dado por el Archivo General de la Nación, AGN.
Artículo 37. Valoración y Descarte Documental.. Las eliminaciones físicas secundarias de documentos en el Archivo Central procederán respecto de los documentos que no adquieren valor permanente (histórico, científico, académico, cultural) y sólo podrán realizarse una vez la documentación haya agotado su tiempo de retención en la fase de Archivo Central. Deberá registrarse en el acta respectiva que debe contener los datos identificadores de los documentos y de las dependencias u oficinas productoras intervinientes en el formato establecido.
Parágrafo. S. Los documentos históricos no se podrán eliminar en ningún caso. Los procesos de eliminación documental, deberán obedecer a técnicas que garanticen la preservación del medio ambiente y la seguridad de la información descartada. Para tal efecto, deberán suscribirse las respectivas actas que lo garantizan.
Artículo 38. Misión y ética. S. Serán principios rectores, de los empleados a cargo de la Gestión Documental:
Artículo 39. Regulación Supletoria.En los aspectos no reglamentados en el presente acuerdo, se aplicará el Reglamento General de Archivos expedido por el Archivo General de la Nación, la Ley General de Archivos y las normas que lo desarrollen, modifiquen o sustituyan.
CAPITULO III – GESTIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Artículo 40. Sistema de gestión documental.documental El uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Universidad Libre aportarán en la construcción y optimización de la gestión del patrimonio documental de la Institución.
La gestión adecuada de los documentos deberá basarse en el desarrollo de las funciones de la Universidad, sus unidades y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Por lo cual, es necesario que el Sistema de Archivo responda a las siguientes características:
Artículo 41. Preservación de documentos en ambientes electrónicos.. En el sistema de archivo electrónico se deberá garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.
Las medidas mínimas de conservación preventiva a largo plazo, deberán estar basadas en procesos como la migración, la emulación o actualización, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.
Artículo 42. Integridad de la información en el Sistema de Gestión de Documentos..El Sistema de Archivo deberá mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Universidad.
Artículo 43. Interoperabilidad del sistema de gestión documental.La Dirección Nacional de Gestión Documental, Asesor Nacional de TICs y a la Dirección de Sistemas de la Universidad Libre definirán los estándares y protocolos que deberán cumplir las seccionales para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos.
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Artículo 44. Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.Es responsabilidad de la Universidad cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos, dando alcance y cumplimiento al acuerdo No. 05 de 2009 numeral 11.6.
Parágrafo 1. Corresponderá al Comité Nacional de Archivo y Asesor Nacional de TICs, reglamentar los elementos esenciales de los documentos electrónicos en la Universidad.
Parágrafo 2. Cuando el procedimiento administrativo se lleve a cabo, utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio.
Artículo 45. Características del documento electrónico de archivo.Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deberán tener como mínimo las siguientes características:
Parágrafo . El Comité Nacional de Archivo definirá las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos
Artículo 46. Requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo.Los documentos deberán permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se deberá evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se deberá dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de información de gestión documental y en el documento, a través de metadatos.
Artículo 39. Regulación Supletoria.En los aspectos no reglamentados en el presente acuerdo, se aplicará el Reglamento General de Archivos expedido por el Archivo General de la Nación, la Ley General de Archivos y las normas que lo desarrollen, modifiquen o sustituyan.
Parágrafo.En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información se podrá hacer uso de procesos de digitalización tradicional o certificada con valor probatorio de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes.
Artículo 47. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias.
PUBLIQUESE COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá, D.C. a los diez (10) días del mes de marzo del año 2014.
VÍCTOR HERNANDO ALVARADO ARDILA
Presidente Nacional
PABLO EMILIO CRUZ SAMBONI
Secretario General
Asuntos judiciales CNSC
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ACUERDO No. 02
(Marzo 10 de 2014)
“Por el cual se crea el Sistema de Archivos y se expide el Reglamento General de Gestión Documental de la Universidad Libre.”
La Honorable Consiliatura de la Universidad Libre en uso de sus facultades estatutarias y especialmente las consagradas en el numeral 1º del Artículo 25 del Acuerdo 001 de 1994 por el cual se reforma el Estatuto Orgánico de la Universidad Libre, y
Considerando:
Que el Artículo 3 del Acuerdo N° 01 de 1994 indica que la Institución es una Corporación, denominada Universidad Libre, organizada como persona jurídica de derecho privado, de utilidad común e interés social y sin ánimo de lucro, de duración indefinida y de nacionalidad colombiana, de domicilio principal en Bogotá D.C.;
Que la misión de la Universidad Libre es el desarrollo del servicio público de la educación superior bajo el control y vigilancia del Estado a través del Ministerio de Educación Nacional y por lo tanto debe rendir cuentas a la sociedad y al Estado de su función social, para lo cual requiere conservar y mantener actualizado el archivo que genera como testimonio de sus actuaciones y fuente fidedigna de información al Estado, las instituciones culturales o gubernamentales o a los particulares del orden nacional o internacional que lo requieran, y para ello debe contar con mecanismos y sistemas de información confiables que permitan la prontitud de la prestación del servicio de manera oportuna;
Que el Acuerdo N° 05 de 2009 por el cual la Universidad Libre adoptó y aprobó el Modelo de Seguridad de la Información, norma en la que se trazan, entre otras, las políticas de administración y protección de la información; señalando que se deben generar las directrices de la función archivística para la Universidad Libre, que contemplen, entre otros, métodos de organización de los documentos, sistemas de codificación de los mismos, tablas de retención, la creación de mecanismos que faciliten la conservación documental y el mantenimiento y seguridad de los documentos, por lo cual los funcionarios de la Universidad al igual que las personas provistas por terceros, garanticen la oportunidad, veracidad, exactitud, confiabilidad y disponibilidad de la información que generan, así como la responsabilidad por el buen uso de la información de la Universidad Libre, sea que la obtengan de forma física, magnética o electrónica;.
Que en desarrollo de la autonomía universitaria y las prescripciones de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000 y el Reglamento General de Archivos, Acuerdo N° 07 de 1994 del Archivo General de la Nación, la Universidad Libre debe autorregular sus políticas y gestión de archivos a través de un sistema, ya que los documentos de la universidad son el resultado de la ejecución de los procesos administrativos y académicos, por lo cual la administración de estos se realiza en función de los intereses de la institución;
Que deben adoptarse unas políticas generales de Gestión Documental en la Universidad Libre, con el propósito de precisar y unificar el manejo documental, los procedimientos de Archivo y Correspondencia en toda la institución y homogenizarlos con el fin que de forma transversal propendan por la adecuada administración de la información y la preservación de la que así se requiera;
Que se hace necesario modificar la decisión de la Honorable Consiliatura del 10 de febrero de 2009 por medio de la cual se estableció la conformación del Comité de Archivo;
Que debe crearse una planta de personal que lidere a nivel nacional y seccional el proceso de Gestión Documental y por lo tanto planee, ejecute, controle y rinda informe de los proyectos que en materia Archivística la Universidad requiera;
ACUERDA:
CAPITULO I -
SISTEMA DE ARCHIVOS
Artículo 1. Creación.
Crear el Sistema de Archivos de la Universidad Libre como red articuladora para una unidad de Archivo Nacional Institucional, entendiendo como tal al conjunto de dependencias y elementos de tipo archivístico, administrativo, jurídico y técnico que de forma organizada, estructuran y desarrollan en todos los niveles de la institución, la administración de los archivos de acuerdo con el concepto de Archivo Total desarrollado por el Archivo General de la Nación, AGN.
Artículo 2. Responsabilidad..
Será responsabilidad de la Secretaría General, de los Secretarios Seccionales y de la Dirección Nacional de Gestión Documental, la evaluación periódica del funcionamiento del Sistema, la coordinación, ejecución y control de actividades en torno al acceso y manejo de la información que custodian, para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los archivos y el cumplimiento de la misión de estos como apoyo a la gestión académica y administrativa universitaria. El Secretario General, los Secretarios Seccionales, los Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas, Director, Jefes y Técnicos de Gestión Documental, trabajarán conjuntamente y colaborarán con la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia, valor y labores de los archivos de la institución.
Artículo 3. Serán autoridades en materia de reglamentación Archivística, de Gestión Documental y del Sistema de Archivo las siguientes:
1. A nivel Nacional:
Los Cuerpos Colegiados, la Secretaría General, el Comité Nacional de Archivo y la Dirección de Gestión Documental.
2. A nivel Seccional:
La Presidencia Seccional, la Secretaría Seccional, El Comité de Archivo Seccional y el Coordinador de Gestión Documental.
Artículo 4. Comité Nacional de Archivo. El Comité Nacional de Archivo estará conformado por:
Parágrafo 1. Para los casos en los que se requiera, y con el fin de obtener un mejor criterio para la toma de decisiones, se autorizará hacer extensiva la invitación para que participen en el Comité Nacional de Archivo a los Jefes de otras áreas, quienes tendrán voz, pero no voto.
Parágrafo 2. En todas las sesiones de los Comités, la Auditoría estará presente por invitación de la Secretaría General.
Artículo 5. Funciones del Comité Nacional de Archivo.
Serán funciones del Comité Nacional de Archivo, las siguientes:
Artículo 6. Comité Seccional de Archivo. El Comité Seccional de Archivo estará conformado por:
Artículo 7. Funciones del Comité Seccional de Archivo. Serán funciones del Comité Seccional de Archivo, las siguientes:
Artículo 8. Administración. Los responsables para garantizar la administración del Sistema de Archivo que permita la creación y desarrollo de un Programa de Gestión Documental en la Institución, serán los siguientes:
➔ Honorable Consiliatura. que tendrá como funciones:
➔Secretaría General, que tendrá como funciones:
➔Dirección Nacional de Gestión Documental, que tendrá como funciones:
➔Coordinación de Gestión Documental, que tendrá como funciones:
➔Técnicos de Gestión Documental, que tendrán como funciones:
➔Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas, que tendrá como funciones:
➔Artículo 9. Planta de Personal. Corresponde a las Autoridades Nacionales y en especial a la Secretaria General, garantizar que el personal que administra y lidera la Gestión Documental en la institución sea competente, idóneo y capacitado. Por lo anterior, se crea la planta de personal así:
| Seccional | Cargos Requeridos |
|---|---|
| Nivel Nacional | Director (a) Nacional de Gestión Documental |
| Bogotá | (1) Coordinador de Gestión Documental (2) Técnicos de Gestión Documental (1) Auxiliar de Gestión Documental |
| Barranquilla | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cali | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cúcuta | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Pereira | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Socorro | (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cartagena | (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cargo | Perfil |
|---|---|
| Director (a) Nacional de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
|
| Coordinador de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
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| Técnicos de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
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CAPITULO II
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
Articulo 10. Noción. El reglamento General de Archivos es el régimen de responsabilidades y acciones que le corresponde asumir a todos los estamentos y empleados frente a los documentos y la información; se aplica a todos los archivos y empleados de la Universidad.
Articulo 11. Alcance y Contenido. El Archivo universitario comprende todos los documentos atinentes a la actividad de la Universidad, producidos por ella o por terceros de naturaleza pública o privada, que se encuentran bajo su custodia, los recibidos en donación, legado o encargo; su manejo se guiará por el ciclo vital del documento entendido como las etapas sucesivas desde su producción o recepción en las dependencias y oficinas, conservación temporal hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico.
Articulo 12. Clasificación de los Archivos. Los Archivos serán clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura de la Institución y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en series y sub series. Se deberán formar archivos según sus fases o edades: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos
Articulo 12. Clasificación de los Archivos. Los Archivos serán clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura de la Institución y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en series y sub series. Se deberán formar archivos según sus fases o edades: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos
Parágrafo.Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental se deberán diseñar e implementar los instrumentos Archivísticos necesarios que permitan controlar el proceso durante todo su ciclo de vida: Producción, recepción, radicación, registro, distribución, trámite, organización, almacenamiento, preservación y disposición final; para ello es indispensable unificar los criterios de administración de correspondencia y archivo.
«Por el cual se regula el internado obligatorio rotatorio dentro de la Universidad Libre».
La Consiliatura de la Universidad Libre en ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las consagradas en el artículo 25, numerales 1, 10, 16 y 17, y,
Artículo 1. Definición. El internado obligatorio, con carácter rotatorio, es el requisito de grado eminentemente práctico, en contacto permanente con pacientes o poblaciones en situación de riesgo, previsto para todos los estudiantes de Medicina y Cirugía, de la UNIVERSIDAD LIBRE, que terminen sus estudios y cuyo período lectivo con la renovación de matrícula corresponde a un año calendario dentro del plan de estudios.
Concordante L14/1962 (“Por la cual se dictan normas relativas al ejercicio de la medicina y cirugía”), art. 4: Los estudiantes de medicina y cirugía que terminen sus estudios, requieren como requisito el grado, que la respectiva facultad o escuela tenga incorporado en su plan de estudios a lo menos un año de internado obligatorio. En caso contrario deberán prestar este servicio en los hospitales o clínicas que señale el Ministerio de Salud.
Parágrafo. Para inscribirse al internado obligatorio rotatorio el aspirante debe haber cursado y aprobado las materias que comprenden las Ciencias Básicas Médicas, las Ciencias Naturales y Exactas, las Sociales, Comunitarias y Humanísticas, las Investigativas, los Fundamentos Éticos y Legales y Clínicas Médicas del plan de estudios de Medicina y Cirugía, sin excepción alguna.
Artículo 2. Objeto. El internado obligatorio rotatorio tiene por objeto afianzar, consolidar, reafirmar y robustecer, a través de una práctica supervisada centrada en el estudiante, las competencias, conocimientos y métodos adquiridos durante el proceso de capacitación, entrenamiento y formación médica y quirúrgica para integrar los conocimientos teóricos con el ejercicio de la práctica médica profesional general.
Concordante Decreto 2376/2010 (“Por medio del cual se regula la relación docencia - servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud”), art. 2: Práctica formativa. Estrategia pedagógica planificada y organizada desde una institución educativa que busca integrar la formación académica con la prestación de servicios de salud, con el propósito de fortalecer y generar competencias, capacidades y nuevos conocimientos en los estudiantes y docentes de los programas de formación en salud, en un marco que promueve la calidad de la atención y el ejercicio profesional autónomo, responsable y ético de la profesión.
Concordante Decreto 780/2016 (“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”), art. 2.7.1.1.2: Práctica formativa. Estrategia pedagógica planificada y organizada desde una institución educativa que busca integrar la formación académica con la prestación de servicios de salud, con el propósito de fortalecer y generar competencias, capacidades y nuevos conocimientos en los estudiantes y docentes de los programas de formación en salud, en un marco que promueve la calidad de la atención y el ejercicio profesional autónomo, responsable y ético de la profesión.
Artículo 3. Del Interno. Se denomina «interno» al estudiante de pregrado de Medicina y Cirugía que ha terminado sus estudios y que ha matriculado un año de actividades prácticas supervisadas como requisito de grado.
Artículo 4. Duración. El internado obligatorio tendrá una duración de cincuenta y dos semanas de actividades docente-prácticas supervisadas, con dedicación exclusiva, en jornadas diarias de ocho horas, dentro de las cuales se cuentan dos semanas de receso académico.
Concordante Decreto 2376/2010 (“Por medio del cual se regula la relación docencia - servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud"”), art. 15, lit. c: Los turnos de las prácticas formativas de los estudiantes se fijarán atendiendo las normas, principios y estándares de calidad en la prestación del servicio de salud y de bienestar de los estudiantes y docentes. En cualquier caso, los turnos serán de máximo.12 horas, con descansos que garanticen al estudiante su recuperación física y mental y no podrán superar 66 horas por semana.
Concordante Decreto 780/2016 (“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”), art. 2.7.1.1.15, lit. c: Los turnos de las prácticas formativas de los estudiantes se fijarán atendiendo las normas, principios y estándares de calidad en la prestación del servicio de salud y de bienestar de los estudiantes y docentes. En cualquier caso, los turnos serán de máximo.12 horas, con descansos que garanticen al estudiante su recuperación física y mental y no podrán superar 66 horas por semana.
Parágrafo. Cuando por cualquier razón un interno no pueda cumplir una práctica, o una fracción de ésta, deberá ser reprogramada por la Jefatura de Internado, la cual evaluará y verificará que el interno cumpla con la totalidad de las mismas.
Artículo 5. De la definición. Cada rotación, para los efectos del registro académico, es equivalente a una asignatura. Por lo tanto, debe ser matriculada siguiendo el procedimiento establecido en el Reglamento Estudiantil.
Concordante Decreto 2376/2010 (“Por medio del cual se regula la relación docencia - servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud"”), art. 16, lit. a: Las rotaciones en los escenarios de práctica de los estudiantes, deberán obedecer a un programa de prácticas formativas previamente definido por la institución educativa.
Concordante Decreto 780/2016 (“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”), art. 2.7.1.1.16, num. 1: Las rotaciones en los escenarios de práctica de los estudiantes, deberán obedecer a un programa de prácticas formativas previamente definido por la institución educativa.
Artículo 6. De la matrícula de rotaciones. Los internos, sin excepción alguna deben matricular la totalidad de las rotaciones, a saber:
Concordante Ministerio de Educación. “Preguntas frecuentes de convalidación en educación superior”: El certificado de […] Internado Rotatorio para programas de medicina […] deberá incluir rotaciones por los servicios básicos, tales como: medicina interna (clínica médica), pediatría, cirugía, y ginecología y obstetricia.
Parágrafo 1. Por materia optativa se entiende la opción por una profundización: Medicina Legal, Salud Básica, una práctica extramural o el módulo o los módulos de programas de posgrados en Ciencias Básicas Médicas o en Salud Pública y Medicina Social y Comunitaria. No aplica para rotaciones de especialidades médicas, médico-quirúrgicas ni quirúrgicas.
Parágrafo 2. El módulo o los módulos de programas de posgrado los deberá matricular adicionalmente sin costo alguno como diplomados, para una vez que se haya graduado, homologarlos, siempre y cuando surta el proceso de admisión y de matrícula en el correspondiente posgrado.
Parágrafo 3. Cuando una misma rotación sea ofrecida por la Universidad con distintos prestadores de servicios de salud, el interno podrá elegir la de su preferencia, previo visto bueno de la Coordinación de Internado.
Artículo 7. Para los matriculados en Medicina y Cirugía. Los estudiantes de Medicina y Cirugía que terminen sus estudios y quieran renovar su matrícula en cualquiera de los programas de Internado Obligatorio Rotatorio de la UNIVERSIDAD LIBRE deben elevar la solicitud de admisión a la Coordinación de Internado respectiva un mes antes de la fecha de inicio del internado correspondiente.
Artículo 8. De la certificación de «terminación de materias». La Coordinación de Internado correspondiente solicitará a la Oficina Seccional de Admisiones y Registro la certificación de «Terminación de materias», de cada uno de los aspirantes, para con base en ella decidir la admisión al internado.
Parágrafo 1. Con excepción de las materias de último semestre del plan de estudios de Medicina y Cirugía, en la certificación de «Terminación de materias» debe constar que el estudiante cursó y aprobó todas las que comprenden las Ciencias Básicas Médicas, las Ciencias Naturales y Exactas, las Sociales, Comunitarias y Humanísticas, las Investigativas, los Fundamentos Éticos y Legales y Clínicas Médicas, sin excepción alguna.
Parágrafo 2. La Oficina Seccional de Admisiones y Registro retirará de la lista de nuevos admitidos al Internado Obligatorio Rotatorio emitida por la Secretaría Académica a aquellos estudiantes que hayan reprobado materias del último semestre del plan de estudios de Medicina y Cirugía.
Artículo 9. Para los provenientes de otras universidades. Adicionalmente a las condiciones señaladas en el artículo anterior, quienes procedan de universidades distintas a la UNIVERSIDAD LIBRE, deben llenar las siguientes condiciones ante la Coordinación de Internado respectiva:
Artículo 10. Para matriculados y para provenientes de otras universidades. Sin excepción alguna, los matriculados en la UNIVERSIDAD LIBRE y los provenientes de otras universidades, deberán acreditar:
Artículo 11. De la selección y admisión. La Coordinación de Internado realizará el proceso de selección de los nuevos internos y el Comité de Unidad Académica correspondiente, teniendo en cuenta el número de cupos a que se obliga la Universidad con las áreas de práctica y dando prelación a los matriculados en los programas propios de Medicina y Cirugía realizará la admisión de los internos para el período lectivo anual correspondiente.
Concordante Decreto 2376/2010 (“Por medio del cual se regula la relación docencia - servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud"”), art. 14: Número de estudiantes en los escenarios de práctica. Cada institución que actúa como escenario de práctica definirá su número máximo de cupos, siguiendo los criterios que para tal fin establezca la Comisión Intersectorial de Talento Humano en Salud.
Concordante Decreto 780/2016 (“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”), art. 2.7.1.1.14: Número de estudiantes en los escenarios de práctica. Cada institución que actúa como escenario de práctica definirá su número máximo de cupos, siguiendo los criterios que para tal fin establezca la Comisión Intersectorial de Talento Humano en Salud.
Parágrafo. El Secretario Académico comunicará a la Oficina Seccional de Admisiones y Registro el listado de los nuevos admitidos al programa correspondiente de Internado Obligatorio Rotatorio. Así mismo, de esta lista remitirá una copia al Coordinación de Internado respectivo.
Artículo 12. De la carta de libertad. Es el documento por medio del cual la UNIVERSIDAD LIBRE, a través del correspondiente Comité de Unidad Académica, autoriza a un estudiante de Medicina quien acredita la certificación de «Terminación de materias», para realizar el internado obligatorio rotatorio en otra Universidad o en centro hospitalario, nacional o extranjero, debidamente autorizado.
Parágrafo. Siendo de la competencia del Secretario Académico «comunicar las decisiones» de su Comité de Unidad Académica, le corresponde suscribir la «Carta de Libertad».
Artículo 13. De las condiciones. Para otorgar la «Carta de Libertad» el Comité de Unidad Académica se ceñirá a las siguientes condiciones:
Concordante Decreto 2376/2010 (“Por medio del cual se regula la relación docencia - servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud"”), art. 2: Cupos de los escenarios de práctica. Es el número de estudiantes que pueden desarrollar sus prácticas formativas de manera simultánea en un escenario de práctica, asegurando la calidad en los procesos de formación de los estudiantes y en la prestación de los servicios propios del escenario.
Concordante Decreto 780/2016 (“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”), art. 2.7.1.1.2: Cupos de los escenarios de práctica. Es el número de estudiantes que pueden desarrollar sus prácticas formativas de manera simultánea en un escenario de práctica, asegurando la calidad en los procesos de formación de los estudiantes y en la prestación de los servicios propios del escenario.
Artículo 14. De las actividades prácticas supervisadas. Todo interno deberá realizar, sin excepción alguna, actividades prácticas supervisadas:
Concordante Decreto 2376/2010 (“Por medio del cual se regula la relación docencia - servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud"”), art. 16, lit. b: Participar en actividades asistenciales necesarias para su formación bajo estricta supervisión del personal docente y/o asistencial previsto en los convenios docencia – servicio.
Concordante Decreto 780/2016 (“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”), art. 2.7.1.1.16, num. 2: Participar en actividades asistenciales necesarias para su formación bajo estricta supervisión del personal docente y/o asistencial previsto en los convenios docencia – servicio.
Artículo 15. De las actividades prácticas supervisadas asistenciales. Dentro de la práctica médica asistencial, les corresponde a los internos realizar las siguientes actividades asistenciales prácticas supervisadas por el médico tratante o el profesor:
Concordante Decreto 2376/2010 (“Por medio del cual se regula la relación docencia - servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud"”), art. 13, parágrafo: Los planes de prácticas formativas deben incluir un programa de delegación progresiva de funciones y responsabilidades a los estudiantes de acuerdo con los avances teórico-prácticos del estudiante en cada período académico, bajo la supervisión del docente y el personal asistencial responsable del servicio. Dicho plan debe ser establecido, reglamentado y supervisado por el comité docencia-servicio.
Concordante Decreto 780/2016 (“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”), art. 2.7.1.1.13, parágrafo: Los planes de prácticas formativas deben incluir un programa de delegación progresiva de funciones y responsabilidades a los estudiantes de acuerdo con los avances teórico-prácticos del estudiante en cada período académico, bajo la supervisión del docente y el personal asistencial responsable del servicio. Dicho plan debe ser establecido, reglamentado y supervisado por el comité docencia-servicio.
Artículo 16. De las actividades prácticas supervisadas de docencia. Dentro de la práctica docente-asistencial, les corresponde a los internos realizar las siguientes labores docentes prácticas supervisadas:
Artículo 17. De las actividades prácticas supervisadas de extensión. Dentro de la práctica docente-asistencial, les corresponde a los internos realizar las siguientes labores de extensión universitaria supervisadas por el profesor:
Artículo 18. De las actividades prácticas supervisadas de investigación. Dentro de la práctica de investigación, les corresponde a los internos participar en los trabajos de investigación biológica, epidemiológica o administrativa que le sean asignados por el profesor.
Artículo 19. De la evaluación. La evaluación de cada rotación corresponde a la calificación de la práctica supervisada y el examen comprensivo de la rotación, el cual equivale a los exámenes preparatorios que la Universidad practica en otros campos del saber.
Artículo 20. De la calificación de la práctica supervisada. El colectivo integrado por el personal docente de la Universidad y asistencial de cada rotación sólo podrá emitir la nota correspondiente a quienes hayan asistido al 100% de las actividades prácticas supervisadas, sobre:
Parágrafo. Quienes no hayan asistido al 100% de las actividades prácticas, para poder obtener la calificación correspondiente, deben solicitar al Coordinador de Internado reagendar las actividades prácticas restantes en tiempo que no afecte la programación del internado.
Artículo 21. Del examen comprensivo de la rotación. El examen comprensivo de la rotación sólo podrán presentarlo quienes hayan asistido y aprobado el 100% de las actividades prácticas supervisadas.
Artículo 22. De la reprobación de una rotación u optativa. Si una rotación se reprueba, no cuenta y se vuelve a repetir previo el pago de los derechos pecuniarios a que haya lugar. Para ello, el Coordinador de Internado reagendará la rotación reprobada al final del año lectivo del internado, para no alterar la programación.
Parágrafo. El interno deberá cancelar por concepto de renovación de matrícula el valor equivalente al resultado de dividir la matrícula del internado obligatorio rotatorio por 52 semanas multiplicado por el número de semanas de la rotación que se ha de repetir.
Artículo 23. De los evaluadores. En la evaluación de los internos debe participar el personal docente de la UNIVERSIDAD LIBRE y el asistencial de cada rotación u optativa.
Parágrafo. Excepcionalmente, la evaluación podrá ser practicada solamente por personal asistencial cuando por alguna singularidad no haya docentes contratados por la UNIVERSIDAD LIBRE en la rotación u optativa.
Artículo 24. De la vigencia. Este Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 26 días del mes de julio de 2017.
(Original firmado) (Original firmado)
JORGE ALARCÓN NIÑO FLORO HERMES GÓMEZ PINEDA
Presidente Secretario General
Asuntos judiciales CNSC
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«Por la cual se expide una nueva versión de los instrumentos de evaluación docente (evaluación estudiantil, autoevaluación, investigación y proyección social)».
La Consiliatura de la Universidad Libre en ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las consagradas en el artículo 37, numerales 11, 15, y 24, y,
Artículo 1. De los instrumentos de evaluación docente. Apruébese los instrumentos de evaluación docente (evaluación estudiantil, autoevaluación, investigación y proyección social), los cuales obran como anexo de esta.
Artículo 2. De la vigencia. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dada en Bogotá, D.C., a los 19 días del mes de diciembre de 2023.
(Original firmada) (Original firmada)
JORGE ALARCÓN NIÑO FLORO HERMES GÓMEZ PINEDA
Presidente Secretario General
ACUERDO No. 02
(Marzo 10 de 2014)
“Por el cual se crea el Sistema de Archivos y se expide el Reglamento General de Gestión Documental de la Universidad Libre.”
La Honorable Consiliatura de la Universidad Libre en uso de sus facultades estatutarias y especialmente las consagradas en el numeral 1º del Artículo 25 del Acuerdo 001 de 1994 por el cual se reforma el Estatuto Orgánico de la Universidad Libre, y
Considerando:
Que el Artículo 3 del Acuerdo N° 01 de 1994 indica que la Institución es una Corporación, denominada Universidad Libre, organizada como persona jurídica de derecho privado, de utilidad común e interés social y sin ánimo de lucro, de duración indefinida y de nacionalidad colombiana, de domicilio principal en Bogotá D.C.;
Que la misión de la Universidad Libre es el desarrollo del servicio público de la educación superior bajo el control y vigilancia del Estado a través del Ministerio de Educación Nacional y por lo tanto debe rendir cuentas a la sociedad y al Estado de su función social, para lo cual requiere conservar y mantener actualizado el archivo que genera como testimonio de sus actuaciones y fuente fidedigna de información al Estado, las instituciones culturales o gubernamentales o a los particulares del orden nacional o internacional que lo requieran, y para ello debe contar con mecanismos y sistemas de información confiables que permitan la prontitud de la prestación del servicio de manera oportuna;
Que el Acuerdo N° 05 de 2009 por el cual la Universidad Libre adoptó y aprobó el Modelo de Seguridad de la Información, norma en la que se trazan, entre otras, las políticas de administración y protección de la información; señalando que se deben generar las directrices de la función archivística para la Universidad Libre, que contemplen, entre otros, métodos de organización de los documentos, sistemas de codificación de los mismos, tablas de retención, la creación de mecanismos que faciliten la conservación documental y el mantenimiento y seguridad de los documentos, por lo cual los funcionarios de la Universidad al igual que las personas provistas por terceros, garanticen la oportunidad, veracidad, exactitud, confiabilidad y disponibilidad de la información que generan, así como la responsabilidad por el buen uso de la información de la Universidad Libre, sea que la obtengan de forma física, magnética o electrónica;.
Que en desarrollo de la autonomía universitaria y las prescripciones de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000 y el Reglamento General de Archivos, Acuerdo N° 07 de 1994 del Archivo General de la Nación, la Universidad Libre debe autorregular sus políticas y gestión de archivos a través de un sistema, ya que los documentos de la universidad son el resultado de la ejecución de los procesos administrativos y académicos, por lo cual la administración de estos se realiza en función de los intereses de la institución;
Que deben adoptarse unas políticas generales de Gestión Documental en la Universidad Libre, con el propósito de precisar y unificar el manejo documental, los procedimientos de Archivo y Correspondencia en toda la institución y homogenizarlos con el fin que de forma transversal propendan por la adecuada administración de la información y la preservación de la que así se requiera;
Que se hace necesario modificar la decisión de la Honorable Consiliatura del 10 de febrero de 2009 por medio de la cual se estableció la conformación del Comité de Archivo;
Que debe crearse una planta de personal que lidere a nivel nacional y seccional el proceso de Gestión Documental y por lo tanto planee, ejecute, controle y rinda informe de los proyectos que en materia Archivística la Universidad requiera;
ACUERDA:
CAPITULO I -
SISTEMA DE ARCHIVOS
Artículo 1. Creación.
Crear el Sistema de Archivos de la Universidad Libre como red articuladora para una unidad de Archivo Nacional Institucional, entendiendo como tal al conjunto de dependencias y elementos de tipo archivístico, administrativo, jurídico y técnico que de forma organizada, estructuran y desarrollan en todos los niveles de la institución, la administración de los archivos de acuerdo con el concepto de Archivo Total desarrollado por el Archivo General de la Nación, AGN.
Artículo 2. Responsabilidad..
Será responsabilidad de la Secretaría General, de los Secretarios Seccionales y de la Dirección Nacional de Gestión Documental, la evaluación periódica del funcionamiento del Sistema, la coordinación, ejecución y control de actividades en torno al acceso y manejo de la información que custodian, para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los archivos y el cumplimiento de la misión de estos como apoyo a la gestión académica y administrativa universitaria. El Secretario General, los Secretarios Seccionales, los Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas, Director, Jefes y Técnicos de Gestión Documental, trabajarán conjuntamente y colaborarán con la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia, valor y labores de los archivos de la institución.
Artículo 3. Serán autoridades en materia de reglamentación Archivística, de Gestión Documental y del Sistema de Archivo las siguientes:
1. A nivel Nacional:
Los Cuerpos Colegiados, la Secretaría General, el Comité Nacional de Archivo y la Dirección de Gestión Documental.
2. A nivel Seccional:
La Presidencia Seccional, la Secretaría Seccional, El Comité de Archivo Seccional y el Coordinador de Gestión Documental.
Artículo 4. Comité Nacional de Archivo. El Comité Nacional de Archivo estará conformado por:
Parágrafo 1. Para los casos en los que se requiera, y con el fin de obtener un mejor criterio para la toma de decisiones, se autorizará hacer extensiva la invitación para que participen en el Comité Nacional de Archivo a los Jefes de otras áreas, quienes tendrán voz, pero no voto.
Parágrafo 2. En todas las sesiones de los Comités, la Auditoría estará presente por invitación de la Secretaría General.
Artículo 5. Funciones del Comité Nacional de Archivo.
Serán funciones del Comité Nacional de Archivo, las siguientes:
Artículo 6. Comité Seccional de Archivo. El Comité Seccional de Archivo estará conformado por:
Artículo 7. Funciones del Comité Seccional de Archivo. Serán funciones del Comité Seccional de Archivo, las siguientes:
Artículo 8. Administración. Los responsables para garantizar la administración del Sistema de Archivo que permita la creación y desarrollo de un Programa de Gestión Documental en la Institución, serán los siguientes:
➔ Honorable Consiliatura. que tendrá como funciones:
➔Secretaría General, que tendrá como funciones:
➔Dirección Nacional de Gestión Documental, que tendrá como funciones:
➔Coordinación de Gestión Documental, que tendrá como funciones:
➔Técnicos de Gestión Documental, que tendrán como funciones:
➔Jefes de las Unidades Académicas y Administrativas, que tendrá como funciones:
➔Artículo 9. Planta de Personal. Corresponde a las Autoridades Nacionales y en especial a la Secretaria General, garantizar que el personal que administra y lidera la Gestión Documental en la institución sea competente, idóneo y capacitado. Por lo anterior, se crea la planta de personal así:
| Seccional | Cargos Requeridos |
|---|---|
| Nivel Nacional | Director (a) Nacional de Gestión Documental |
| Bogotá | (1) Coordinador de Gestión Documental (2) Técnicos de Gestión Documental (1) Auxiliar de Gestión Documental |
| Barranquilla | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cali | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cúcuta | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Pereira | (1) Coordinador de Gestión Documental (1) Técnico de Gestión Documental |
| Socorro | (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cartagena | (1) Técnico de Gestión Documental |
| Cargo | Perfil |
|---|---|
| Director (a) Nacional de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
|
| Coordinador de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
|
| Técnicos de Gestión Documental |
FORMACIÓN ACADEMICA:
EXPERIENCIA:
|
CAPITULO II
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
Articulo 10. Noción. El reglamento General de Archivos es el régimen de responsabilidades y acciones que le corresponde asumir a todos los estamentos y empleados frente a los documentos y la información; se aplica a todos los archivos y empleados de la Universidad.
Articulo 11. Alcance y Contenido. El Archivo universitario comprende todos los documentos atinentes a la actividad de la Universidad, producidos por ella o por terceros de naturaleza pública o privada, que se encuentran bajo su custodia, los recibidos en donación, legado o encargo; su manejo se guiará por el ciclo vital del documento entendido como las etapas sucesivas desde su producción o recepción en las dependencias y oficinas, conservación temporal hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico.
Articulo 12. Clasificación de los Archivos. Los Archivos serán clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura de la Institución y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en series y sub series. Se deberán formar archivos según sus fases o edades: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos
Articulo 12. Clasificación de los Archivos. Los Archivos serán clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura de la Institución y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en series y sub series. Se deberán formar archivos según sus fases o edades: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos
Artículo 13. Programa de Gestión Documental. Se realizará de forma planeada con sujeción a los lineamientos financieros de la institución, al Plan Integral de Desarrollo Institucional (PIDI), a las políticas, principios y Reglamento General de Archivos.
Parágrafo. Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental se deberán diseñar e implementar los instrumentos Archivísticos necesarios que permitan controlar el proceso durante todo su ciclo de vida: Producción, recepción, radicación, registro, distribución, trámite, organización, almacenamiento, preservación y disposición final; para ello es indispensable unificar los criterios de administración de correspondencia y archivo.
Artículo 14. Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental deberán ser analizadas, estructuradas y evaluadas periódicamente por el Comité Nacional de Archivo. A este órgano de trabajo, le corresponde la revisión y actualización de las Tablas de Retención Documental, por lo menos cada dos años y obligatoriamente cuando se registren cambios estructurales y/o funcionales que la afecten.
«Por la cual se crea el programa de Maestría en Transformación Digital Empresarial en la Seccional Cúcuta».
Contenido
Artículo 2. De la solicitud de registro calificado.
«Por la cual se crea el programa de Maestría en Transformación Digital Empresarial en la Seccional Cúcuta».
La Consiliatura de la Universidad Libre en ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las consagradas en el artículo 37, numeral 8, y,
Artículo 1. De la creación. Créase el programa de Maestría en Transformación Digital Empresarial adscrito a la Seccional Cúcuta, Facultad de Ingeniería:
Artículo 2. De la solicitud de registro calificado. Se autoriza a la Rectoría Seccional de la Seccional Cúcuta para que, a través de la Dirección Seccional de Planeación, radique en la plataforma Nuevo SACES del Ministerio de Educación Nacional la solicitud de registro calificado.
Artículo 3. De la vigencia. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición, para los efectos de la petición ante el Ministerio de Educación Nacional, y a partir de la fecha de aprobación por parte del Ministerio de Educación Nacional, para la oferta del programa.
Dada en Bogotá, D.C., a los 19 días del mes de diciembre de 2023.
(Original firmada) (Original firmada)
JORGE ALARCÓN NIÑO FLORO HERMES GÓMEZ PINEDA
Presidente Secretario General
CONSIDERANDO:
→Que dentro de las actividades y planes que se han puesto en marcha con el propósito de mejorar los niveles de calidad académica como herramienta del Plan de Desarrollo Académico de la Institución se encuentra entre otros la flexibilización curricular y el mejoramiento de los aspectos pedagógicos.
→Que como consecuencia de lo anterior se hace necesario crear esquemas de atención a los estudiantes que les permitan desarrollar su potencial y dar cumplimiento a las exigencias académicas.
→Que las Tutorías como servicio educativo permiten el seguimiento individual y grupal de formación de los estudiantes así como el planteamiento y desarrollo de estrategias dirigidas a estimular habilidades y destrezas, a manejar su currículo, a orientar el desarrollo metodológico de los programas e involucrar al estudiante como parte fundamental y activa del proceso.
A C U E R D A:
CAPITULO I De la Política Nacional de Tutorías
ARTICULO 1.- Naturaleza y Denominación-. . Las Monitorías tienen por finalidad propiciar la formación de docentes e investigadores, así como dotar a las distintas Unidades Académicas de personal auxiliar para el desempeño de esas labores.
ARTICULO 2.- Participantes.-
. En la Tutoría intervienen el tutor y el tutoriado y, entre estas personas, se establece una relación diferente a la que se da con el docente de una asignatura, en la cual se determina un espacio de encuentro y comunicación con el propósito fundamental de apoyar al tutoriado en su proceso de formación.
La Tutoría como servicio educativo se lleva acabo en un contexto estructurado y supervisable en el cual se tiene un horario determinado, un sitio de funcionamiento y el apoyo del recurso humano. Así mismo, debe coordinarse con todas las actividades que se desarrollan dentro del ambiente universitario y de la Facultad en particular.
ARTICULO 3.- Objetivos de la Tutoría. .
ARTICULO 4.- Metodología.- .
ARTICULO 5.- Perfil del Tutor.- .
ARTICULO 6.- Funciones del Tutor.- .
ARTICULO 6.- Funciones del Tutor.- .
ARTICULO 7. Funciones del Secretario Académico como Coordinador de Tutores de cada Facultad. .
ARTICULO 8.- Evaluación del Programa. . .Con el fin de revisar el cumplimiento de los objetivos del programa de Tutorías y llevar el seguimiento del mismo, es necesario crear mecanismos de evaluación, que permitan controlar la calidad e implementar las mejoras del servicio, de manera oportuna y permanente, con participación de los estudiantes, Docentes-Tutores y Directivos de los Programas Académicos.
ARTICULO 9.- Compromisos del estudiante con la Tutoría. .
ARTICULO 10.- Vigencia- El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá, D.C., a los nueve (9) días del mes de Julio del año dos mil tres (2003).
LUIS FRANCISCO SIERRA REYES
Presidente Nacional
LUIS FRANCISCO SIERRA REYES
Secretario General
«Por el cual se expide el reglamento de los aspectos operativos y técnicos del proceso de votación y de los escrutinios para la admisión de integrantes activos de la Sala General».
El Comité Estatutario de la UNIVERSIDAD LIBRE en ejercicio de las facultades otorgadas por los artículos 50 numeral 3º y 24 numeral 13º de los Estatutos (Acuerdo 01 de 2023, de la Sala General) adopta el siguiente Reglamento.
Artículo 1º De la tarjeta electoral. La tarjeta electoral es el instrumento de votación para el ejercicio del derecho al voto en toda elección de integrantes activos de la Sala General.
El Comité Estatutario adoptará la tarjeta electoral que se empleará en cada elección, una por cada bloque a elegir. Las tarjetas deberán permitir distinguir claramente por su número cada una de las listas inscritas y los candidatos que las integran. La ubicación de las listas dentro de la tarjeta electoral se definirá por sorteo. En ningún caso procede reubicación de candidatos en otras listas ni reubicación de listas en otros bloques.
Cada tarjeta indicará en la parte superior el número de bloque a que corresponda y contendrá las listas debidamente inscritas para ese bloque, así como las casillas necesarias para que cada elector pueda marcar el voto por el candidato de su preferencia dentro de dicha lista, o el voto en blanco por el bloque. Las tarjetas deberán garantizar que cada elector pueda marcar de manera clara e inequívoca el sentido de su voto.
En cada elección se imprimirán tantas tarjetas electorales cuantos integrantes activos de la Sala General tengan derecho a participar en la elección, según certificación que un mes antes de la Sala expida el secretario general, más un remanente para los casos en que excepcionalmente un elector solicite reemplazar la inicialmente utilizada. Serán numeradas e impresas en papel que garantice su especial identificación y se pondrán a disposición de los electores debidamente firmadas por el presidente y el secretario del Comité Estatuario.
Según el número de bloques a elegir, el Comité Estatutario podrá disponer la agrupación de las tarjetas electorales en cuadernillo para facilitar el proceso de votación.
Artículo 2º Proceso de votación. En el orden del llamado a lista, el cual se hará en orden alfabético del primer apellido, cada elector pasará al estrado y, con el fin de garantizar el secreto del voto, tomará aleatoriamente la tarjeta o tarjetas electorales de los bloques a elegir, según la logística que se implemente para el efecto, pasará al cubículo para su marcación y finalmente la depositará en la urna dispuesta para ello.
Artículo 3º Voto válido. El voto será válido si se utiliza la tarjeta electoral dispuesta por el Comité Estatutario y si se marca de manera tal que sea posible establecer de manera clara e inequívoca el sentido del voto.
El voto preferente siempre valdrá como voto por la lista para efectos del cociente electoral.
Artículo 4º Voto en blanco. El voto en blanco será válido cuando en la tarjeta electoral se marque esta casilla. Las tarjetas no marcadas no se contabilizarán como voto válido en sentido alguno y, por tanto, no se tendrán en cuenta para efectos del cociente electoral.
Cuando los votos en blanco representen la mayoría de los asistentes a la reunión de la Sala General, se repetirá la elección del respectivo bloque en la siguiente sesión ordinaria de la Sala, en la cual no podrán ser inscritos los mismos candidatos.
Artículo 5º Voto nulo. Será nulo el voto cuando no se utilice la tarjeta electoral dispuesta por el Comité Estatutario o cuando no se pueda determinar con certeza el sentido de la decisión del elector.
No anularán el voto las expresiones o signos que no impidan identificar el sentido del voto.
El voto nulo no se contabilizará para efecto alguno.
Artículo 6º De la comisión escrutadora. Antes de iniciar el proceso de votación el presidente de la Sala General designará una comisión escrutadora integrada por tres integrantes activos de la Sala presentes en la sesión, con exclusión de las autoridades y de los integrantes de los órganos de control. La comisión escrutadora presidirá el proceso de votación y realizará el escrutinio.
El secretario general prestará el apoyo necesario para la adecuada realización del escrutinio.
Artículo 7º Del escrutinio. Cerrado el proceso de votación por parte del presidente de la Sala General, el secretario general leerá en voz alta el número total de integrantes activos que participaron en la votación. Inmediatamente el presidente decretará el receso de la sesión mientras se realiza el escrutinio, la cual se reanudará cuando el presidente lo disponga, luego de concluido el escrutinio.
El escrutinio se adelantará bajo el principio de autonomía, razón por la que la comisión escrutadora sesionará válidamente durante el receso y, de ser necesario, continuará al día siguiente hasta concluirlo.
La comisión escrutadora realizará el escrutinio de cada bloque, en orden numérico, para lo cual procederá a:
Artículo 8º Formulario de escrutinio. El escrutinio por bloque se registrará en el formulario (F-4), que deberá ir firmado por la comisión escrutadora y el secretario y se insertará en el acta de la Sala General, junto con un ejemplar de la respectiva tarjeta electoral (F-3).
Artículo 9º Del control de los escrutinios. El censor vigilará el proceso de votación y de escrutinio y podrá presentar las reclamaciones que considere pertinentes. Así mismo, podrán actuar como testigos los voceros de los inscriptores de las listas, debidamente designados ante el Comité Estatutario con anterioridad al inicio del proceso de votación. El censor y los testigos podrán solicitar la verificación de la validez de los votos, su recuento o la corrección de errores, solicitudes que deberán ser atendidas por la comisión escrutadora.
Artículo 10º De la declaración de resultados. Terminado el escrutinio se reiniciará la sesión de la Sala General para conocer los resultados. La comisión escrutadora declarará, conforme al acta de escrutinio, los resultados de la elección con indicación de los candidatos elegidos como nuevos integrantes activos de la Sala General, momento a partir del cual adquieren esa condición.
La comisión escrutadora entregará al secretario general todos los documentos del escrutinio para su debida conservación.
Artículo 11º En los procesos de admisión de integrantes activos de la Sala General la Universidad garantizará:
Artículo 12º Vigencia. Este Reglamento entrará en vigor una vez publicado en la página web de la Universidad. Igualmente se enviará por correo electrónico a todos los integrantes activos de la Sala General.
El presente Reglamento ha sido adoptado por la unanimidad de los integrantes del Comité Estatutario de la Universidad Libre en su sesión del 30 de enero de 2024.
(Original firmado) (Original firmado)
Benjamín Ochoa Moreno Floro Hermes de San José Gómez Pineda
Presidente Secretario
«Por el cual se expide el reglamento de los aspectos operativos y técnicos del proceso de inscripción de candidatos para ser integrantes activos de la Sala General».
El Comité Estatutario de la UNIVERSIDAD LIBRE en ejercicio de las facultades otorgadas por los artículos 50 numeral 3º y 24 numeral 13º de los Estatutos (Acuerdo 01 de 2023, de la Sala General) adopta el siguiente Reglamento.
Artículo 1º De la inscripción. La inscripción de toda lista la hará el grupo inscriptor ante el secretario general, pudiendo radicarla uno cualquiera de ellos, presentando el formulario de inscripción (F-2) debidamente diligenciado en el que se indicará a qué bloque la inscriben. Dicho formulario deberá ir firmado por los inscriptores en señal de postulación de los candidatos y de que dan fe de la información por ellos suministrada. Se le anexará respecto de cada candidato los siguientes documentos:
Parágrafo. El cumplimiento de los requisitos de inscripción será responsabilidad de los inscriptores y en caso alguno del Comité o de su secretario.
Artículo 2º Procedimiento de inscripción. Toda inscripción de lista para la provisión de vacantes de integrantes activos de la Sala General, se sujetará al siguiente procedimiento:
Parágrafo.El secretario general implementará un mecanismo de información a disposición de los integrantes activos de la Sala General sobre el estado de las inscripciones.
Artículo 3º transitorio. El proceso de inscripción para la elección de nuevos integrantes activos de la Sala General en la presente ocasión vence el 20 de febrero de 2024 a las 5:00 p.m.
Artículo 4º Garantía. Para garantizar el enfoque diferencial toda lista de candidatos deberá acatar los siguientes criterios:
Para el caso de integrantes activos de la Sala General titulados en varias áreas del conocimiento, se tendrá en cuenta su múltiple condición al momento de calcularse la representatividad de cada una de esas áreas.
Artículo 5º Verificación de las inscripciones. Al día siguiente del cierre de las inscripciones en sesión del Comité Estatutario se abrirá la(s) urna(s), se procederá a verificar su contenido y a repartirlas mediante sorteo.
Para el proceso de verificación podrá decretarse sesión permanente o continuas, así como sesionar sin citación con la simple presencia de sus tres integrantes.
Artículo 6º Verificación de inscripciones. El Comité Estatutario expedirá una resolución por cada bloque, en la que relacionará las listas e indicará cuáles cumplen los requisitos y cuáles no. En relación con estas últimas, informará a los inscriptores de cada lista los requisitos incumplidos por conducto del secretario para que procedan al saneamiento a que hubiere lugar, dentro de los tres días calendario siguientes a la comunicación.
Al día siguiente del vencimiento del término para las modificaciones, quedarán excluidas las listas cuyo número de inscriptores hubiere quedado por debajo del número exigido, así como los candidatos cuyos requisitos no hubieren sido acreditados o formaren parte de una segunda lista inscrita.
Los inscriptores podrán presentar los recursos a que hubiere lugar y atender los requerimientos que les haga el Comité Estatutario a través del siguiente correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Las decisiones del Comité Estatutario se notificarán al correo electrónico de los inscriptores o de los integrantes activos de la Sala General, a que haya lugar.
Artículo 7º De la vigencia. Este reglamento rige a partir de la fecha de su publicación en la página web de la Universidad.
El presente Reglamento ha sido adoptado por la unanimidad de los integrantes del Comité Estatutario de la Universidad Libre en su sesión del 26 de enero de 2024.
(Original firmado) (Original firmado)
Benjamín Ochoa Moreno Floro Hermes de San José Gómez Pineda
Presidente Secretario
«Por el cual se expide el Reglamento General del Comité Estatutario».
El Comité Estatutario de la Universidad Libre en ejercicio de las facultades otorgadas por el artículo 50, numeral 3, de los Estatutos (Acuerdo n.º 1 de 2023 de la Sala General) adopta el siguiente reglamento.
Artículo 1º De la instalación. El Comité Estatutario se instalará en la Secretaría General de la Universidad a las 9:00 a.m. el primer día hábil de su período estatutario. De no hacerlo, será convocado por el integrante del Comité a quien corresponda el primer lugar por orden alfabético de apellidos.
Artículo 2 º Del presidente. En la sesión de instalación se elegirá al presidente del Comité el que ejercerá esta dignidad por todo el período del Comité. Excepcionalmente, por acuerdo entre ellos se podrá hacer nueva elección. El presidente del Comité tendrá a su cargo los asuntos propios de tal función, entre ellas, presidir el Comité, repartir entre sus integrantes los asuntos de que conozca el Comité fijándoles plazo para la presentación del proyecto de determinación y preparar el proyecto de informe anual del Comité a la Sala General.
Artículo 3 º Sede y medios. El Comité Estatutario tendrá su sede en las instalaciones de la universidad y allí sesionará, a menos que el presidente del Comité determine otro lugar en la convocatoria. La universidad brindará la información y los medios necesarios para el debido ejercicio de sus funciones.
Artículo 4 º De las sesiones. El Comité Estatutario será convocado por su presidente al menos con tres días hábiles de anticipación, por conducto del secretario. La convocatoria se hará por escrito indicando fecha, hora, lugar y orden del día. El Comité sesionará con al menos dos de sus integrantes.También podrá sesionar cuando se encuentren reunidos y así lo decidan la totalidad de sus integrantes.
Artículo 5 º Del secretario. Actuará como secretario del Comité el secretario general de la Universidad. El secretario del Comité tendrá a su cargo los asuntos propios de tal función, entre ellas levantar las actas, dar fe de lo actuado, custodiar el archivo, hacer notificaciones y comunicaciones, recibir y tramitar la correspondencia.
Artículo 6º Dirección para correspondencia. Para seguridad jurídica de todos, la correspondencia al Comité deberá dirigirse a “Comité Estatutario de la Universidad Libre” y radicarse en la Secretaría General de la Universidad o a través del correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., correo que administrará el secretario.
Artículo 7 º Asistentes. A las sesiones del Comité podrá asistir el censor de la Universidad. Sólo por invitación del Comité podrán asistir personas diferentes o funcionarios para tratar exclusivamente temas de su competencia.
Artículo 8 ºNorma general de interpretación y aplicación. El Comité en el ejercicio de sus funciones, dentro de las normas constitucionales y legales que rigen la educación superior, propenderá al interpretar y aplicar las normas, por la plena realización de los principios, finalidad y objetivos previstos en los Estatutos.
Artículo 9º Del ejercicio de sus funciones. En el cumplimiento de las funciones previstas en el artículo 50 de los Estatutos, el Comité:
Parágrafo.Las sesiones del Comité para efectos del cumplimiento de las funciones relacionadas con el proceso de admisión de integrantes activos a la Sala General, se regularán en el reglamento de aspectos operativos y técnicos a que se refiere el numeral 13 del artículo 24 del Estatuto.
Artículo 10º De las determinaciones. Las “determinaciones” del Comité de carácter normativo se llamarán “reglamentos”. Las que ponen fin a una actuación de efecto particular y concreto, bien sea individual o plural, se denominarán “resoluciones” y estas deberán llevar una breve motivación e indicar si contra ella procede recurso alguno. Los reglamentos se adoptarán por unanimidad de sus integrantes. Las resoluciones y cualquier otra determinación de carácter particular por la mayoría de ellos.
Artículo 11º Actas. Las actas del Comité serán breves, conteniendo solamente los datos para su identificación, los asistentes, los asuntos tratados y las determinaciones tomadas insertándolas, sin que sea permitido incorporar disertaciones.
Artículo 12º Notificaciones y citaciones. Toda notificación o citación a integrantes de la Sala General se hará al correo electrónico vigente en el Libro de Registro de la Sala General; a todo otro organismo o funcionario de la Universidad al correo electrónico asignado por esta.
Artículo 13º De la reforma. Este reglamento podrá ser reformado en cualquier momento por acuerdo unánime de todos sus integrantes.
Artículo 14º De la vigencia. Este reglamento rige a partir de la fecha de su expedición.
El presente Reglamento ha sido adoptado por unanimidad de los integrantes del Comité Estatutario de la Universidad Libre en su sesión del 24 de enero de 2024.
PÚBLIQUESE Y CÚMPLASE
(Original firmado) (Original firmado)
BENJAMÍN OCHOA MORENO FLORO HERMES GÓMEZ PINEDA
Presidente Secretario
La Consiliatura de la Universidad Libre en ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias, y,
CONSIDERANDO:
1. Corresponde a la Universidad elevar el nivel de formación y desempeño en el ejercicio profesional, en la investigación y en la práctica empresarial de sus egresados;
2. Que es conveniente la participación activa del alumnado en el proceso de enseñanza-aprendizaje a fin de conseguir la excelencia académica;
3. Que es necesario ayudar y asistir al profesor en las cátedras y asesorar a los alumnos en sus actividades académicas e investigativas en todas las asignaturas previstas en los Planes de Estudio;
4. Que los Monitores deben ser seleccionados teniendo en cuenta su buen desempeño académico y su predisposición para las labores docentes.
ACUERDA:
DE LAS MONITORIAS:
ARTICULO 1º. FINALIDAD DE LAS MONITORIAS. . Las Monitorías tienen por finalidad propiciar la formación de docentes e investigadores, así como dotar a las distintas Unidades Académicas de personal auxiliar para el desempeño de esas labores.
Artículo 2º. MONITORES.
. Son Monitores los egresados, los estudiantes de los dos últimos años o cuatro últimos semestres de la Universidad, que voluntariamente, sin ánimo lucrativo, en los términos de este Acuerdo, se sometan a capacitación para la docencia o la investigación. Como personal en proceso de formación o capacitación que son, no están bajo dependencia o subordinación laboral de la Universidad. Las Monitorías podrán ser establecidas para todo tipo de asignaturas ya sean teóricas, prácticas o teórico-prácticas y monitorías empresariales.
Los Monitores que opten por la práctica empresarial, mientras permanezcan en proceso de formación, podrán devengar honorarios según el convenio que las instituciones posean con la Universidad.
Parágrafo. . Ningún Monitor podrá iniciar su actividad, sin haber suscrito el correspondiente contrato civil mediante el cual la Universidad en forma gratuita, por un lapso determinado, ofrece suministrarle, dentro de sus posibilidades, capacitación para la docencia o la investigación y el Monitor a su vez se comprometa a cumplir las obligaciones especiales que para ellos prevé este Estatuto.
ARTICULO 3º. PLAZAS DE MONITORES. . .El Consejo Directivo, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos y las necesidades del servicio, determinarán periódicamente el número de plazas de Monitores a propuesta del Comité de Unidad Académica de la respectiva Facultad.
Parágrafo 1. . La asignación de un Monitor para un determinado profesor requiere la consulta y anuencia de éste.
Parágrafo 2. .Las plazas de Monitores que opten por la práctica empresarial serán fijados por el Comité de Unidad Académica, conforme a los requerimientos..
ARTICULO 4º. CONCURSOS PARA MONITORES. .Las Decanaturas de Facultad, anualmente convocarán a concurso para Monitores, de conformidad con el número de plazas disponibles.
ARTICULO 5º. (Modificado Acuerdo No. 03 de octubre 9 de 2007) REQUISITOS PARA SER MONITOR. .. Para ser Monitor el aspirante debe cumplir con los requisitos siguientes.
PARAGRAFO 1. .Los Monitores que aspiren a la práctica empresarial, están exentos del requisito contenido en los numerales 6 y 7.
PARAGRAFO 2. .Las Decanaturas de Facultad, anualmente convocarán a concurso para Monitores, de conformidad con el número de plazas disponibles.
PARAGRAFO 3. .Para los monitores de la Facultad de Ingeniería, se requiere tener un promedio de notas no inferior a tres punto siete (3.7) sobre cinco (5.0) en el área específica en la cual se concurse, y de tres punto siete (3.7) en el cómputo general de asignatura”.
ARTICULO 6º. DERECHOS ESPECIALES DE LOS MONITORES. .Los Monitores tendrán los siguientes derechos especiales:
ARTICULO 7º. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL MONITOR. .Son obligaciones especiales del Monitor:
PARAGRAFO 1. .Los Monitores atenderán a los estudiantes en las horas acordadas con el profesor, teniendo en cuenta la programación académica de la Facultad respectiva.
PARAGRAFO 2. .Los Monitores que elijan la Práctica Empresarial desarrollarán las tareas que el Director de la Oficina en la que se asignan en la respectiva área del conocimiento.
PARAGRAFO 2. .Los Monitores que elijan la Práctica Empresarial desarrollarán las tareas que el Director de la Oficina en la que se asignan en la respectiva área del conocimiento.
ARTICULO 8. DURACION Y PRORROGA DEL CONTRATO CIVIL DE MONITORIA. Las Monitorías tendrán duración de un período académico, pero podrán ser prorrogadas por la Comisión Académica del Consejo Directivo, después de informarse de las aptitudes, rendimiento, interés y demás cualidades demostradas por el Monitor, que presentará el Decano respectivo.
ARTICULO 9º. PRACTICAS CURRICULARES. .Las Monitorías de que trata este Acuerdo, en manera alguna, suplen las prácticas que deben efectuar los alumnos, según el plan de estudios de la Facultad respectiva.
ARTICULO 10º. DIVULGACION. .Con la finalidad de obtener su amplia difusión, este Acuerdo se publicará conjuntamente y en un solo texto con el Reglamento Estudiantil.
ARTICULO 11º. DIVULGACION. .El presente Acuerdo deroga todas las disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su publicación.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá, D.C., a los cuatro días del mes de Diciembre de dos mil dos (2002).
LUIS FRANCISCO SIERRA REYES
Presidente Nacional
LUIS FRANCISCO SIERRA REYES
Secretario General
