Usar de forma adecuada el correo electrónico puede significar la optimización del tiempo, control de actividades, estado de avance de proyectos y registro de instrucciones de la operación laboral diaria. Es por esta razón que recomendamos tener en cuentas estos pasos para lograr que este sea un medio efectivo y proactivo de comunicación:
FIRMA de CORREO
Cada correo que enviemos debe ir debidamente firmado con nuestro nombre, cargo, sede, teléfono, Ciudad y pagina Web.
Ventajas:
- Agilizar la respuesta.
- Reafirmar nuestra imagen corporativa.
CORREO NO DESEADO / CADENAS DE CORREO
No debemos responder o reenviar correos que pertenezcan a cadenas que no hagan parte de nuestro medio laboral.
Ventajas:
- Mantiene una imagen de comunicación seria.
- Optimiza el tiempo de verificación de correos.
- Optimiza el espacio de uso del correo.
ARCHIVOS ADJUNTOS
Cuando se adjuntan archivos debemos tener en cuenta que el destinario cuenta con la capacidad de recibirlo y que también afecta la capacidad de almacenamiento de nuestro correo.
LENGUAJE / GRAMÁTICA
Aunque el tiempo sea corto y la gramática no sea lo tuyo, se debe hacer un esfuerzo por escribir los mensajes de correo electrónico de la mejor forma posible. El software de correo posee una función de revisión gramatical automática.
Ventajas:
- Mejora nuestra imagen ante los demás.
- Generar confianza en los receptores.
Estas son nuestras Políticas de uso de correo electrónico
El correo electrónico es una herramienta de trabajo que facilita la comunicación entre los funcionarios de la Universidad Libre y los estudiantes, proveedores, entidades de control y otras terceras partes interesadas. Se debe garantizar que sea utilizado de manera adecuada y racional para las funciones propias del negocio, respetando los principios de confidencialidad, integridad, privacidad y autenticidad de quienes realizan las comunicaciones.
Las comunicaciones electrónicas tendrán la misma validez que las comunicaciones realizadas en forma impresa y se deberán definir parámetros de seguridad a nivel de los diversos componentes tecnológicos involucrados en el flujo de dichas comunicaciones electrónicas.
Normas de uso de las comunicaciones electrónicas (correo electrónico)
Normas Dirigidas a: TODOS LOS USUARIOS
-La cuenta de correo asignada es de carácter individual; por lo tanto, ningún funcionario bajo ninguna circunstancia debe usar la cuenta de correo de otro funcionario, con excepción de las Autoridades Nacionales.
-Ningún funcionario de la Universidad Libre debe utilizar su correo personal para el envío y recibo de información relacionada con las funciones desempeñadas en su trabajo.
-El límite del tamaño de las carpetas personales del buzón de correo para los funcionarios será de 50 Mb y según la necesidad 100 o 150 Mb previa solicitud. Los funcionarios deben mantener sus buzones depurados para evitar que los mensajes reboten por falta de espacio en ellos.
-El tamaño de los archivos adjuntos en los correos será de hasta 10Mb.
-No se debe permitir la entrada ni salida de archivos ejecutables de aplicaciones, música, videos y presentaciones personales.
-El servicio de correo no debe tener restricciones de horario para los funcionarios y estará disponible 24 horas diarias, 7 días a la semana, para todos los usuarios inscritos.
-Se prohíben las cadenas de mensajes de cualquier tipo y la propaganda de tipo comercial, político o religioso entre otros y, cualquier contenido ofensivo para los funcionarios de la universidad.
